Customizing der Kostenrechnung mit SAP R/3 für das Controlling

  Ethem Atilgan  

  Diplomarbeit zum Thema:  

  Customizing der Kostenrechnung mit SAP R/3 für das Controlling  

  Inhaltsverzeichnis  

1.0  Einleitung  4

2.0  Das Produkt SAP R/3  4

2.1  Komponenten des Controlling-Moduls (CO)  5

2.1.1  Gemeinkosten Controlling  5

2.1.2  Produktkosten-Controlling  6

2.1.3  Ergebnis- und Marktsegmentrechnung  6

2.1.4  Profit-Center Rechnung  7

2.2  Die Integration des CO Moduls im System R/3  8

3.0  Theoretische Grundlagen der Kostenrechnung  9

3  . 1 Kostenbegriffe  9

3.1.1  Aufwendungen und Kosten  9

3.1.2  Erträge und Leistungen  10

3.2  Teilbereiche der Kostenrechnung  11

3.2.1  Kostenartenrechnung  12

3.2.2  Kostenstellenrechnung  12

3.2.3  Kostenträgerrechnung  13

3.3  Kostenrechnungssysteme  13

3.3.1  Istkostenrechnung  14

3.3.2  Normalkostenrechnung  14

3.3.3  Plankostenrechnung  14

3.3.4  Prozesskostenrechnung  15

4.0  Customizing der Organisationsstruktur  16

5.0  Rechnungswesen im System R/3  17

5.1  Einblick  18

5.2  Abgrenzungen  18

5.3  Das Abstimmledger  18

6.0  Customizing der Kostenplanung und Kontrolle im CO Modul  19

6.1.  Stammdaten der Kostenrechnung im CO Modul anlegen  19

6.1.1.  Kostenarten anlegen  19

6.1.1.1  Beispiel Customizing primäre Kostenarten anlegen  20

6.1.1.2  Beispiel Customizing sekundäre Kostenarten anlegen  21

6.1.1.3  Beispiel Customizing Kostenartengruppe anlegen  23

6.1.2  Kostenstellen anlegen  24

6.1.2.1  Beispiel Struktur der Kostenstellenstandardhierarchie definieren  25

6.1.2.2  Beispiel Kostenstellen anlegen  26

6.1.3  Leistungsarten anlegen  28

6.1.3.1  Beispiel Customizing Leistungsarten anlegen  28

6.1.3.2  Beispiel Customizing Leistungsartengruppe anlegen  29

6.1.4.  Statistische Kennzahlen anlegen  30

6.2  Kostenstellenplanung im CO Modul  31

6.2.1  Planung statistischer Kennzahlen  32

6.2.2  Planung von Leistungsarten  33

6.2.3  Planung der Primärkosten  35

6.2.4  Planung der Sekundärkosten  36

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  Ethem Atilgan  

  Diplomarbeit zum Thema:  

  Customizing der Kostenrechnung mit SAP R/3 für das Controlling  

6.2.5  Plantarifermittlung  37

6.3  Istkostenerfassung in CO-OM  38

6.3.1.  Istkostenerfassung  38

6.3.2.  Istkostenverrechnung  38

6.3.3.  Isttarifermittlung  39

6.3.4.  Abweichungsermittlung  39

7.0  Berichtwesen Soll - Ist Vergleich  40

8.0  Zusammenfassung - Fazit  40

  Literaturverzeichnis  42

  Glossar:  43

  Erklärung  44

  Abbildungsverzeichnis:  

  Abbildung 1 : Komponenten des Controlling-Moduls  5

  Abbildung 2 : Materialbestandsänderungen  8

  Abbildung 3 : Personalbeschaffungskosten und Reisekosten  8

  Abbildung 4 : Verrechnung der Kosten von der Kostenarten- über die Kostenstellen- in die  

  Kostenträgerrechnung  11

  Abbildung 5 : Das Konzernunternehmens-Controlling  17

  Abbildung 6 : Hierarchie der Sachkontenstammdaten  19

  Abbildung 7 : Kostenartengruppe Beispiel Firma  20

  Abbildung 8 : SAP Eingangsmenü  21

  Abbildung 9 : Kostenarten anlegen Grundbild  21

  Abbildung 10 : SAP Menü Kostenart anlegen Einstiegsbild  21

  Abbildung 11 : Bildschirm Kostenarten anlegen sekundär Grundbild  22

  Abbildung 12 : Bildschirm Kostenartengruppe anlegen Einstiegsbild  23

  Abbildung 13 : Bildschirm: Kostenartengruppe anlegen Einstiegsbild  23

  Abbildung 14 : Kostenartenhierarchie  23

  Abbildung 15 : SAP Eingangsmenü  25

  Abbildung 16 : Menü Kostenstellenanlegen  25

  Abbildung 17 : Standardhierarchie Ändern  25

  Abbildung 18 : Bildschirm Kostenstelle anlegen Anforderungsbild  26

  Abbildung 19 : Bildschirm Kostenstellen anlegen Grundbild  26

  Abbildung 20 : Menu Kostenstelle anlegen  27

  Abbildung 21 : Bildschirm Leistungsarten anlegen Anforderungsbild  28

  Abbildung 22 : Bildschirm Leistungsarten anlegen Einstiegsbild  29

  Abbildung 23 : Bildschirm Leistungsarten anlegen Anforderungsbild  29

  Abbildung 24 : Bildschirm Leistungsartengruppe anlegen Einstiegsbild  30

  Abbildung 25 : Statistische Kennzahlenplanung (Übersichtsbild)  32

  Abbildung 26 : Statistische Kennzahlenplanung (Periodenbild)  33

  Abbildung 27 : Leistungsartenplanung (Übersichtsbild)  34

  Abbildung 28 : Primärkostenplanung (Übersichtsbild)  35

  Abbildung 29 : Sekundärkostenplanung (Übersichtsbild)  36

  Abbildung 30 : Plantarifermittlung (Grundbild)  37

  Abbildung 31 : Plantarifermittlung (Tarife der Kostenstelle 4200 )  38

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1.0 Einleitung

Informationen gewinnen in Unternehmen heutzutage eine immer größer werdende Bedeutung, da die Globalisierung und kürzer werdende Entwicklungszyklen die Wirtschaft verändern und die Unternehmen zwingen, schneller auf Veränderungen des Marktes zu reagieren.

Die Aufgabe der Versorgung des Unternehmens bzw. der Führungsebene des Unternehmens mit Informationen fällt dabei vor allem dem Controlling zu. Weitere wichtige Aufgaben, neben den Aufgaben der Planung, Kontrolle und Steuerung ist die Aufgabe der Informationsaufbereitung bzw. -versorgung. Um dieser Aufgabe gerecht werden zu können, ist der Einsatz eines EDV-gestützten Controllings praktisch unentbehrlich. Die SAP AG bietet mit dem Modul „Controlling“ (CO) ein umfangreiches Instrument zur Unterstützung des Controllings eines Unternehmens an. Es kann bei Bedarf noch um das Modul „Unternehmenscontrolling“ (EC) ergänzt werden. Neben diesen beiden Modulen unterstützen die Informationssysteme anderer R/3-Module den Controller.

Gegenstand dieser Arbeit soll das Modul Controlling mit seinen Möglichkeiten des Customizing im Bereich der Kostenrechnung sein. Es soll vor allem untersucht werden ob das SAP R/3 System, mit seinem Controlling Modul, die Anforderungen der heutigen Zeit gewachsen ist. Die Arbeit soll dabei controllingunerfahrenen Lesern einen Einblick in das Modul CO gewähren. Zu diesem Zweck werden die Grundlagen der Kostenrechnung eingehend behandelt, um das Verständnis der übrigen Teile zu erleichtern und begriffliche Unterschiede zwischen der in der betriebswirtschaftlichen Literatur verwendeten und der SAP- eigenen Begrifflichkeit aufzuzeigen. Ferner werden dem Leser die Bedeutung des Customizing im CO-Modul dargestellt, welches die Unternehmensspezifika berücksichtigt und über einen längeren Zeitraum Gültigkeit hat.

Des weiteren sollen die R/3-Organisationseinheiten, die für das R/3-Controlling von Belang sind, kurz beschrieben und in Beziehung zueinander gesetzt werden. Nötig ist dies, da das R/3-System ein integriertes System darstellt, welches in einer klar definierten Struktur zueinander aufgebaut ist. Jedes R/3-Modul steht in Interaktion mit allen anderen Modulen, so auch das Modul CO.

Da in dieser Verflechtung der große Unterschied zu anderen Management-informationssystemen zu sehen ist, soll die Integration des Moduls CO im Rahmen der Arbeit ausführlich behandelt werden.

Abschließend soll in einem anwendungsorientierten Teil der praktische Einsatz des R/3-Controllings dargestellt werden. Als Beispiel soll hier das Customizing der Kostenstellenrechnung als zentrales Instrument in der Kostenplanung im Modul Controlling dienen, um einen Einblick über die Funktionsvielfalt und den großen Umfang des Moduls zu gewinnen.

2.0 Das Produkt SAP R/3

SAP R/3 ist eine Software mit den integrierten Komponenten: Produktion, Vertrieb, Controlling, Logistik und Personalwirtschaft, die als Ganzes oder stufenweise eingesetzt werden können.

Das ,,R" steht dabei für ,,Realtime". Die Bedeutung beruht darauf, dass die Anwender auf erfasste oder veränderte Daten an unterschiedlichen Stellen der Prozesskette zeitgleich zugreifen können. Die ,,3" steht für die 3. Version der Software. Die Standardsoftware deckt nahezu alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben eines Unternehmens EDV- technisch ab. Bei veränderten Rahmenbedingungen, z.B. technologische Weiterentwicklung,

Jahressteuergesetze, EURO, etc., wird die Standardsoftware vom Hersteller angepasst,

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wodurch dem Kunden eigene, individuelle Aktualisierungen erspart werden. Die Software wird mittlerweile in 28 Sprachen (inkl. Japanisch) und in 19 Branchenlösungen angeboten. 1

2.1 Komponenten des Controlling-Moduls (CO)

Das Modul „Controlling“ für das System SAP R/3 ist in folgende vier Komponenten unterteilt:

• Gemeinkosten-Controlling (CO-OM)

• Produktkosten-Controlling (CO-PC)

• Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA)

• Profit-Center Rechnung (EC-PCA)

Abbildung 1: Komponenten des Controlling-Moduls 2

2.1.1 Gemeinkosten Controlling

Gemeinkosten sind Kosten, die nicht direkt den Kostenträgern zugeordnet werden. Die Aufgabe des Gemeinkosten-Controlling beinhaltet die Planung, Verrechnung, Steuerung und Überwachung der Gemeinkosten. Demzufolge können wir sagen, dass hier die Frage nach der Kostenverursachung und dem betrieblichen Ort der Kostenentstehung beantwortet wird. Durch die Planung des Gemeinkostenbereichs lassen sich Standards festlegen, die eine Kontrolle der Kosten und eine Bewertung der innerbetrieblichen Leistungen ermöglichen.

¹ CDI (Hrsg.), SAP R/3 Controlling, Markt & Technik Buch- und Software -Verlag, München 1996, S. 14-15

² Paul Wenzel, Rechnungswesen mit SAP R/3, Wiesbaden 2001, S. 152

5

Sämtliche Gemeinkosten werden den Kostenstellen, auf denen sie angefallen sind, oder den Maßnahmen, die zu ihrer Entstehung führten, zugeordnet. Zur weiteren Verrechnung steht im R/3 System ein umfangreiches Instrumentarium zur Verfügung. Mit dessen Hilfe können die Gemeinkosten verursachungsgerecht verrechnet werden. Die unechten Gemeinkosten können mit geringem Aufwand den Kostenträgern zugeordnet und so in Einzelkosten verwandelt werden.

Am Ende der Buchungsperiode, nachdem alle Verrechnungen erfolgt sind, werden die Plankosten den entsprechenden Istkosten gegenübergestellt. Die festgestellten Abweichungen können dann bezüglich ihrer Ursachen analysiert werden und sind dann Gegenstand weiterführender Steuerungsmaßnahmen innerhalb des Controlling. 3

Da das Gemeinkosten-Controlling naturgemäß die größte Verbreitung hat und große Teile davon als Grundlage für die anderen Komponenten dienen, wird im Kapitel 6.0 dieser Arbeit die konkrete Anwendung des R/3-Controllings, anhand der Kostenplanung des Gemeinkosten-Controllings dargestellt.

2.1.2 Produktkosten-Controlling

Die Aufgabe des Produktkosten-Controllings ist die Ermittlung der Kosten, die bei der Herstellung eines Produkts oder der Erbringung einer Leistung anfallen.

Aus dem Produktkosten-Controlling erhalten wir die Basisinformationen für die Unterstützung folgender Funktionen:

• Kostenplanung

• Profit-Center-Rechnung

• Preisbildung und Ermittlung der Preisuntergrenze

• Ergebnisrechnung

• Bestandsbewertung

• Planungsrechnungen

Es kann in den Bereichen Prozessfertigung, Serienfertigung, Werkstattfertigung und Kundenauftragsfertigung ebenso eingesetzt werden, wie bei der Erstellung immaterieller Güter und Leistungen. 4

Die Produktkosten-Controlling besteht aus der Kostenträgerrechnung ⁵ und der Produktkostenplanung.

2.1.3 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

Mit Hilfe der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung können frei definierbare Marktsegmente, hinsichtlich ihres Ergebnisbeitrages erforscht werden.

Marktsegmente werden dabei nach Produkten, Kunden, Aufträgen oder

Unternehmenseinheiten wie Verkaufsorganisationen und Geschäftsbereichen differenziert.

Wenn die erlösbezogenen Kosten von den jeweiligen Erlösen subtrahiert werden, lassen sich mit Hilfe dieser SAP-R/3-Komponente Deckungsbeiträge der gewählten Marktsegmente ermitteln.

³ CDI (Hrsg.),SAP R/3 Controlling, Markt- und Technik, München 96, S. 74ff.

⁴ SAP AG, http://help.sap.com , Glossar, Release 4.6C

⁵ Vgl. Kapitel 3.2.3 „Kostenträgerrechnung“

6

Die Grundlage für die Entscheidungen in den Bereichen:

• Preisfindung

• Konditionierung

• Absatzwegewahl

• Kundenselektion

• Mengensteuerung

• Marketing

bilden die Ergebnis - und Deckungsbeitragsinformationen.

Die Auswertungen erfolgen auf der Basis des Umsatzkostenverfahrens. Hier werden die erlösbezogenen Kosten von den jeweiligen Erlösen abgezogen, um die jeweiligen Deckungsbeiträge zu ermitteln.

Die Ermittlung des Ergebnisses nach dem Umsatzkostenverfahren wird wie folgt charakterisiert:

• Den Periodenerlösen der einzelnen Produkte werden die Selbstkosten dieser Produkte gegenübergestellt.

• Bestandsveränderungen werden nicht berücksichtigt.

• Produktbezogene Erfolgsermittlung ist möglich.

• In Realtime, d.h. schon bei der Fakturierung, ist die Auswirkung auf das Ergebnis bekannt, wenn mit einer Standardkalkulation bewertet wird. Nur bei Umsätzen kann ein Ergebnisbericht erstellt werden. 6

2.1.4 Profit-Center-Rechnung

Die Profit-Center-Rechnung bildet die Schnittstelle zwischen dem operativen Controlling auf der einen und dem Unternehmens-Controlling auf der anderen Seite. Sie ist daher in beiden Controlling-Arten anzutreffen. Ein Profit-Center ist ein ergebnisverantwortlicher Teilbereich eines Unternehmens. Ziel des Profit-Center ist es, Teilbereiche eines Unternehmens zu analysieren und wie selbständig am Markt operierende Einheiten erscheinen zu lassen. Primäres Ziel einer Profit-Center-Rechnung ist somit die Ergebnisermittlung. Die Hauptvorteile, die durch die Einführung von Profit-Centern entstehen, sind:

• leistungsbezogenere Entlohnung

• höheres Kostenbewusstsein

• bessere Informationen für Führungskräfte

• Aufdecken von Schwachstellen im Unternehmen

• verstärktes Gewinnstreben

• Betrachtung aller Kosten

Voraussetzung für die Einrichtung eines Profit-Centers ist, dass das Unternehmen über ein funktionierendes Berichtsystem verfügt, sowie über eine Ergebnisrechnung, welche

⁶ CDI (Hrg.), SAP R/3 Controlling, 1996, S.75 ff.

7

Umsätze und Kosten verursachungsgemäß zuordnen kann. Es müssen zusätzlich alle Vorgänge mit dem EDV-System erfasst werden und die Rechner miteinander vernetzt sein. 7

2.2 Die Integration des CO Moduls im System R/3

Das CO Modul hat unterschiedliche Verbindungen zu anderen Modulen des R/3-Systems. Es benötigt für die Auswertung der Kostenrechnung entsprechende Daten aus den betroffenen Modulen. Die entsprechenden Daten werden automatisch von den betroffenen Modulen an das Controlling weitergegeben.

Im folgenden sollen einige Beispiele hierfür dargestellt werden:

Das Modul Materialwirtschaft (MM)

Von dem MM Modul werden z.B. die Materialbestandsänderungen, die sich durch den Materialverbrauch oder durch Wareneingänge ergeben, an das CO Modul übertragen. Sie stellen im Controlling Istmengen dar. 8

Abbildung 2: Materialbestandsänderungen 9

Das Modul Personaladministration und -abrechnung (PA)

Aus dem PA Modul werden z.B. die Reisekosten und Personalbeschaffungskosten an das CO Modul übertragen. Mit der Kosten- und Leistungsrechnung e rfolgt dann dort eine genauere Verrechnung auf die einzelnen Controllingobjekte wie Kostenstellen oder Profit-Center. 10

Abbildung 3: Personalbeschaffungskosten und Reisekosten 11

⁷ SAP AG, http://help.sap.com , Glossar, Release 4.6C

⁸ CDI (Hrg.), SAP R/3-Einführung, München 1996, S. 202.

⁹ Eigene Erstellung

¹⁰ CDI (Hrg.), SAP R/3-Einführung, München 1996, S. 230.

¹¹ Eigene Erstellung

8

Die stärkste Verbindung zu einer anderen R/3-Komponente, weist das CO Modul jedoch zu dem FI Modul Finanzwesen auf. Beide Module sind Komponenten des b etrieblichen Rechnungswesens.

Des weiteren werden, wie schon beschrieben, mit Hilfe von Schnittstellen Verbindungen zu SAP R/3-externen Systemen und Anwendungen hergestellt.

3.0 Theoretische Grundlagen der Kostenrechnung

Um den Einstieg in das R/3-Controlling zu erleichtern, werden in diesem Abschnitt die Grundbegriffe der Kostenrechnung definiert und voneinander abgegrenzt.

3. 1 Kostenbegriffe

Im Sinne der am meisten verbreiteten Kostenbegriffe stellen Kosten, bewerteten, leistungsbezogenen Güterverbrauch dar, d.h. den Wert des Verzehrs an Gütern in Form von Sach- und Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Die Wertkomponente bleibt weitestgehend unbestimmt. Als Wertansätze können zu Planungszwecken Planpreise, zu Dokumentationszwecken Istpreise verwendet werden.

3.1.1 Aufwendungen und Kosten

Aufwendungen sind der Werteverzehr von Dienstleistungen, Gütern innerhalb e iner bestimmten Rechnungsperiode. Aufwendungen können unterschiedliche Ursachen haben. Dementsprechend unterscheidet man:

Die Betriebsbezogene Aufwendungen entstehen im Rahmen der Leistungserstellung und Leistungsauswertung und werden als Kosten in die Kosten- und Leistungsrechnung übernommen (z. B. verarbeitete Rohstoffe).

Die Neutrale Aufwendungen dienen grundsätzlich nicht der Realisierung des Betriebszwecks und werden deshalb nicht in die Kosten- und Leistungsrechnung übernommen (z. B. Spenden, Verkauf einer Maschine unter Buchwert).

Als Kosten bezeichnet man den Teil des Aufwands, der für die betriebliche Leistungserstellung und Leistungsauswertung anfällt. Kosten weisen drei wesentliche Kriterien auf: 12

- Es muss ein mengenmäßiger Güter- und Leistungsverbrauch vorliegen.

- Der Güter- und Leistungsverbrauch muss leistungsbezogen sein.

- Es muss eine Bewertung der leistungsbezogenen Verbrauchsmengen erfolgen.

Kosten können in folgende Gesichtspunkte gegliedert werden. Grundsätzlich unterscheiden wir:

• Einzel- und Gemeinkosten

• Fixe und variable Kosten

• Primäre und sekundäre Kosten

Einzel- und Gemeinkosten unterscheiden sich bezüglich ihrer unterschiedlichen Verrechnung auf die Kostenträger (Erzeugnisse, Aufträge). 13

Einzelkosten lassen sich direkt den einzelnen Kostenträgern zurechnen, da sie unmittelbar durch eine Kostenträgereinheit verursacht werden. In der Kostenrechnung werden die Einzelkosten unmittelbar auf die Kostenträger verrechnet (z. B. Fertigungsmaterialkosten).

¹² Haberstock, Kostenrechnung 1, 1998, S. 27 ff

¹³ Ebenda

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