Internetbasiertes Projektmanagement im Bauwesen

Universität Stuttgart
Fakultät 1
Architektur und Stadtplanung
Institut für Grundlagen der Planung

Internetbasiertes Projektmanagement im Bauwesen -
Produktanalyse, Auswahl und Implementierung eines
internetbasierten Projektmanagementsystems

Diplomarbeit

vorgelegt im 

WS 2002/2003 

von Monika Linder

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis ...  III
Abkürzungsverzeichnis ...  IV
Glossar ...  V

1. Einleitung ...  1
1.1 Entwicklungen im Projektmanagement ...  1
1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit ...  2

2. Grundlagen und Begriffe ...  6
2.1 Grundlagen des Projektmanagements ...  6
2.1.1 Projekt ...  6
2.1.2 Projektmanagement und Projektsteuerung ...  7
2.1.3 Projektmanagementsoftware ...  9
2.2 Grundlagen der Internet-Technologie ...  11
2.2.1 Internet ...  12
2.2.2 Intranet ...  13
2.2.3 Extranet ...  14

3. Projektmanagementsysteme im Internet ...  16
3.1 Begriffsdefinitionen ...  16
3.2. Technische Voraussetzungen ...  17
3.3 Zentrale oder dezentrale Datenhaltung ...  17
3.4 Mietmodell (Application Service Providing) ...  18
3.5 Funktionen von IbPM-Systemen ...  20
3.5.1 Kommunikations- und Informationsaustausch ...  21
3.5.2 Dokumentenmanagement ...  22
3.5.3 Planmanagement ...  23
3.5.4 Betrachtungsprogramme (Viewer) ...  28
3.5.5 Prozess-Unterstützung (Workflow) ...  29

4. Marktübersicht und Produktanalyse deutscher Anbieter ...  30
4.1 Marktentwicklung von 2000 bis 2002 ...  30
4.2 Aktuelle Marktzusammensetzung ...  34
4.3 Analyse von IbPM-Systemen ...  36
4.3.1 Baulogis PKMS ...  37
4.3.2 BGS NETPlan ...  39
4.3.3 Conetics Projektraum ...  42
4.3.4 conject Plattform ...  44
4.3.5 PlanNet ...  46
4.3.6 projectplace.de ...  49
4.3.7 ProjectsOnline ...  51
4.3.8 projectSphere ...  54
4.3.9 think project! ...  57

5. Auswahl eines IbPM-Systems ...  60
5.1 Allgemeine Vorgehensweise ...  60
5.2 Fallstudie zum Auswahlverfahren ...  61
5.2.1 Firmenprofil ...  61
5.2.2 IT-Ausstattung ...  62
5.2.3 Einsatzbereich des IbPM-Systems ...  63
5.2.4 Erwartungen und Zielsetzungen ...  63
5.3 Vorauswahl der IbPM-Systeme ...  65
5.4 Auswahlverfahren ...  67
5.4.1 Anforderungsprofil ...  67
5.4.2 Analyse der IbPM-Systeme ...  69
5.4.2.1 Funktionen der Projekträume...  70
5.4.2.2 Allgemeine Eigenschaften der IbPM-Systeme ...  70
5.4.2.3 Benutzerspezifische Anforderungen ...  71
5.4.2.4 Kommunikation ...  72
5.4.2.5 Dokumentenmanagement ...  73
5.4.2.6 Archiv ...  74
5.4.2.7 Suchfunktion ...  74
5.4.2.8 Prozessmanagement ...  74
5.4.2.9 Terminkalender ...  75
5.4.2.10 Administration ...  75
5.4.2.11 Systemtechnische Eigenschaften ...  76
5.4.2.12 Kundenservice ...  76
5.4.2.13 Anbieterunternehmen ...  77
5.4.3 Systempräsentation der Anbieter ...  77
5.4.3.1 Serviceleistungen ...  78
5.4.3.2 Sicherheitsaspekte ...  78
5.4.3.3 Rechtliche Aspekte ...  79
5.4.3.4 Finanzielle Aspekte ...  80
5.5 Testphase ...  81
5.5.1 Testinstallation ausgewählter IbPM-Systeme ...  81
5.5.2 Befragung von Referenzkunden ...  83
5.6 Empfehlung ...  84

6. Implementierung eines IbPM-Systems ...  86
6.1 Vorgehensweise bei der Implementierung ...  86
6.2 Beteiligung der Mitarbeiter am Implementierungsprozess ...  87
6.3 Festlegung der Projektraumstandards ...  88
6.4 Inbetriebnahme des Projektraums ...  90

7. Nutzen von internetbasierten Projektmanagementsystemen ...92
7.1 Kontrolle und Koordination ...  93
7.2 Risikominimierung ...  94
7.3 Zeitersparnis ...  95
7.4 Kostenersparnis ...  96

8. Fazit und Ausblick ...  99

9. Quellenverzeichnis ...  VIII

10. Anhang ...  XVII

1. Einleitung
1.1 Entwicklungen im Projektmanagement
Die Baubranche befindet sich in einer Umstrukturierungs- und Neuorientierungsphase (vgl. Kuhn 2001,30). In den letzten Jahren konnte man auch im Bereich des Projektmanagements zahlreiche Veränderungen beobachten. Projektsteuerungsbüros erweitern oder diversifizieren ihr Leistungsangebot. Durch den Einsatz der neuen Medien werden traditionelle Arbeitsabläufe umstrukturiert und verändert. Die Entwicklungen im Projektmanagement werden von den folgenden Faktoren bewirkt (vgl. Alshawi 25.11.2002).

Die Globalisierung der Märkte und Unternehmen nimmt Einfluss auf zahlreiche Geschäftsprozesse. Durch die neue Konkurrenz aus dem Ausland wird Druck auf die Bauindustrie und Projektsteuerungsgesellschaften ausgeübt. Die Bedeutung von effizientem und internationalem Projektmanagement wächst. Ferner bewirkt die allgemeine Rezession auch in Deutschland eine angespannte Auftragslage und ein daraus resultierendes niedriges Preisniveau.

Der Anspruch der Auftraggeber an Kosten, Termine und Qualitäten wächst gleichzeitig mit der Projektkomplexität. An Projekten arbeiten heute zahlreiche, auf der Welt verteilte, Spezialisten zusammen, deren Kommunikationsfluss ständig aufrecht erhalten werden muss. Bedeutend in diesem Zusammenhang sind multikulturelle Teams und mögliche kulturelle Differenzen (vgl. Bartsch-Beuerlein 2001,15).

Durch die neuen Medien und Innovationen im Bereich der Informationstechnologie wird der Zeitdruck verstärkt, denn die neuen Hilfsmittel werden eingesetzt, um die Arbeit zu erleichtern und die Produktivität zu erhöhen. Neue Dienstleistungen wie zum Beispiel Private Finance Initiative (PFI) oder Public Private Partnership (PPP) mit höheren Qualitätsansprüchen und strengen Termin- und Kostenrahmen werden gefordert.

Wichtige Einflussfaktoren auf die Disziplin Projektmanagement sind außer der Globalisierung, die Konzentration in der Weltwirtschaft, die Verbreitung des Einsatzes von Projektmanagement und die Internet-Technologie (vgl. Bartsch-Beuerlein 2001,15). Neben den Veränderungen lassen sich Grenzen der typischen Projektmanagementmethoden erkennen. Eine unzureichende Kommunikation unter den Projektbeteiligten gefährdet die erfolgreiche Steuerung von Projekten. Wenn der Informationsfluss nicht klar strukturiert abläuft, können durch falsche oder verspätete Informationen, Verschiebungen im Terminplan des Projektes entstehen. Konflikte bereitet außerdem die Implementierung von Softwareprodukten in den Projektalltag. Am Markt werden viele Programme für einzelne Teilbereiche des Projektmanagements angeboten, zum Beispiel für die Kostenkontrolle. Die Systeme verfügen aber meistens nicht über die geeigneten Schnittstellen, um Informationen mit Programmen aus anderen Bereichen auszutauschen. Zudem fehlt ein internationaler Standard zum Datenaustausch. Auch innerhalb der Projektsteuerungsunternehmen müssen Abläufe neu strukturiert werden. Standards in der Projektablaufplanung und die Disziplin des Wissensmanagements sind noch nicht stark verbreitet (vgl. Alshawi 25.11.2002).

Weitere alltägliche Probleme, die Projektmanager aus ihrer Praxis kennen, sind:

• „Ein Teilnehmer kommt mit einer Stunde Verspätung zu einer Besprechung. „Freuen Sie sich, dass ich überhaupt komme,“ sagt er dem Projektleiter. „Ich habe von dem Termin erst heute morgen erfahren!“
• „Können Sie mir das noch mal zuschicken? Ich hatte das mal, aber ich finde das nicht mehr wieder.“ (Homberg 2002,9f)

Projektsteuerungsunternehmen, die sich am Markt etablieren beziehungsweise ihre Position stärken möchten, müssen den Wandel der Arbeitsprozesse erkennen und entsprechend agieren. Ein Ansatz zur Lösung dieser Konflikte ist der Einsatz der neuen Medien, beziehungsweise im Speziellen das Arbeiten mit Projektplattformen im Internet.

1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit
Die im ersten Kapitel dargestellten Hintergründe führten dazu, dass sich auch die Baubranche mit dem Medium Internet und seinen Chancen und Risiken befassen musste. Im Rahmen dieser Arbeit soll speziell der Bereich Projektmanagement in Verbindung mit dem Internet kritisch untersucht werden. Innerhalb der letzten fünf Jahre ist die Anzahl der Bauportale und der internetgestützten Managementsoftware stetig gestiegen. Nationale und internationale Anbieter versuchten sich auf dem deutschen Markt zu etablieren und langfristig Kunden zu gewinnen. Doch die hohen Erwartungen, welche die Branche mit diesen neuen Entwicklungen verbunden hat, konnten nicht immer erfolgreich umgesetzt werden (vgl. Angermeier 2001b,1). Häufig wird eine effektive Anwendung der Systeme unter Ausnutzung sämtlicher Vorteile durch Probleme und Verhaltensweisen der Projektbeteiligten verhindert.

Ziel dieser Arbeit ist es, darzustellen, inwieweit das Management von Bauprojekten durch die Anwendung eines internetbasierten Projektmanagementsystems verbessert werden kann. Zudem soll aufgezeigt werden, wie Projektsteuerungsunternehmen bei der Auswahl und Einführung von Projektplattformen vorgehen sollten und welche Entwicklungen bei den Systemen noch zu erwarten und nötig sind. 

Nachdem in der Einleitung Entwicklungstendenzen in der Baubranche und Gründe für den Einsatz des Internets im Projektmanagement genannt wurden, werden im zweiten Kapitel grundlegende Begriffe des traditionellen und internetgestützten Projektmanagements erklärt. Diese Definitionen bilden den notwendigen Hintergrund für das Verständnis dieser Arbeit.

Anschließend folgt in Kapitel 3 eine Einführung in das internetbasierte Projektmanagement. Nach einer Begriffsübersicht, werden die Grundlagen der Systeme erklärt. Im Besonderen werden die unterschiedlichen Arten der Datenhaltung und das in der Branche typische Mietmodell für Projektmanagementsysteme dargestellt.

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