Alfresco 3 - Open Source ECMS im produktiven Einsatz

Hochschule Kufstein Tirol

Studiengang Wirtschaftsinformatik

Bachelorarbeit
zur Erlangung des akademischen Grades
Bachelor of Arts in Business (BA)

Alfresco 3 - Open Source ECMS im produktiven Einsatz

Sebastian Danninger

Inhaltsverzeichnis

Kurzfassung ... ii

Summary ... iii

Abkürzungsverzeichnis ... vi

Abbildungsverzeichnis ... vii

1 Einleitung ... 1

1.1 Vorgehensweise und Zielsetzung ... 1
1.2 Quellenproblematik ... 1

2 Enterprise Content Management Systeme ... 3

2.1 Relevanz ... 3
2.2 Einsatzgebiete ... 5

3 Alfresco Labs 3 ... 6

3.1 Dokumenten Management System ... 6

   3.1.1 Versionierung ... 6

   3.1.2 Integration in Microsoft Office & Open Office ... 7

   3.1.3 Suchfunktion ... 7

   3.1.4 Business Regeln zur Content Verwaltung ... 9

   3.1.5 Zugriff auf Dateisystem Ebene ... 11

3.2 Web Content Management ... 12

   3.2.1 SURF Technologie ... 12

4 Alfresco Evaluierung ... 14

4.1 Testumgebung ... 14
4.2 Problemfelder ... 14
   4.2.1 Erfassung von Dokumenten ... 15
   4.2.2 Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung ... 15
   4.2.3 Bearbeitung von Vorgängen ... 16
   4.2.4 Ablage und Archiv ... 17
   4.2.5 Liefern, Bereitstellen, Ausgeben ... 17

5 Performanceanalyse & Usability ... 18

5.1 Allgemeine Evaluierungsfragen ... 18
5.2 Erfassung von Dokumenten in Alfresco ... 20
5.3 Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung des Systems ... 20
5.4 Bearbeiten von Vorgängen ... 22
5.5 Ablage und Archiv ... 24
5.6 Liefern, Bereitstellen, Ausgeben ... 24

6 Fazit ... 26

6.1 Praktische Erfahrungen mit Alfresco ... 26
6.2 Kritische Betrachtung ... 26
6.3 Ausblick ... 27

Literaturverzeichnis ... 29

Anhang A - Alfresco Labs 3 Installation ... 31

Anhang B - Backup Solution ... 33

1 Einleitung

Ziel der Arbeit ist es, zu prüfen ob Open Source Enterprise Content Management Systeme bereits ausgereift genug sind, um produktiv in Unternehmen eingesetzt zu werden.

Für diesen Zweck wurde Alfresco Labs 3 ausgewählt, da es momentan bei den Open Source ECMS die größte Community besitzt und von einigen großen Unternehmen wie Electronic Arts, Shimano und Activision bereits eingesetzt wird.

1.1 Vorgehensweise und Zielsetzung

Zuerst werden die Relevanz des Themas herausgestellt, sowie Einsatzgebiete definiert. Anschließend werden die Begriffe Dokumenten Management System und Web Content Management anhand von Alfresco Labs 3 definiert und erörtert.

Um die zentrale Frage der Arbeit, ÄSind OpenSource ECMS bereits ausgereift genug für den produktiven Einsatz in Unternehmen? ausreichend beantworten zu können, werden Anforderungen an ein ECMS gestellt und danach anhand eines Testsystems sowie Literatur zum Thema beantwortet.

Das Ziel dieser Arbeit ist, die Ergebnisse zusammenzufassen und zu versuchen, eine praxisnahe Aussage zu treffen, ob Alfresco Labs 3 bereits als produktives ECMS in Unternehmen eingesetzt werden kann.

1.2 Quellenproblematik

Da Alfredo erst seit Oktober 2008, mit der Einführung der Komponente "Share" Wettbewerbsfähig wurde, gibt es bisher lediglich zwei Veröffentlichungen zu diesem Thema. Beide Werke, sowohl der "Developer Guide" von Jeff Potts, als auch das Buch "Alfresco" von Munwar Shariff haben einen großen Anteil an dieser Arbeit.

Die führenden deutschsprachigen Fachzeitschriften "Wirtschaftsinformatik"¹ und "HMD"² haben bisher keinerlei Artikel zu der Thematik Alfresco bzw. Open Source Enterprise Content Management Systeme veröffentlicht (Stand Juni 2009).

Lediglich die Zeitschrift iX hat in der Juli Ausgabe 2008 einen Artikel zu Alfresco veröffentlicht, der auch die Basis für die Ausarbeitung der Evaluierungskriterien bildet.³

Da Alfresco sehr stark Community basiert ist und ein Großteil der Dokumentation in Form eines Wiki Systems hinterleg ist, war es für diese Arbeit unumgänglich, diese Quelle als zusätzliche primäre Quelle zu nutzen.

2 Enterprise Content Management Systeme

2.1 Relevanz

"In order to succeed, companies need to know how to make use of the information and content that exists within and around their organizations. But what information should they know? How do they establish an infrastructure that enables them to understand their content?"⁴

Das Zitat nach Jenkins beschreibt die Problemstellung vieler Unternehmen, die ihr Unternehmer-Wissen in einer Vielzahl unterschiedlichster Medien hinterlegt haben und auf unterschiedlichste Weise neues Wissen generieren. Der computerbasierte Lösungsweg vieler Unternehmen lautet Enterprise Content Management System.

Die Idee hinter Enterprise Content Management Systemen (ECMS) ist die, Inhalte im Unternehmen zu sammeln, aufzubereiten, zu sichern, zu verteilen und zugänglich zu machen. Im Vordergrund stehen hierbei das Verwalten von digitalen Inhalten wie z.B. Dokumenten, Webseiten, Kalkulationen, Diagrammen und Bildern.

Außerdem soll ein ECMS einen digitalen Ort schaffen, der vergleichbar mit einem Büro ist, an dem Mitarbeiter gemeinsam an Inhalten arbeiten können, welche vom ECMS automatisch in das System übernommen und aufbereitet werden.⁵

Für Unternehmen wird es heutzutage immer wichtiger, die steigenden Mengen von Inhalten zu verwalten, um das Wissen das in den jeweiligen Lernprozessen erarbeitet wurde nicht zu verlieren. Ein Beispiel hierfür wäre ein E-Commerce Unternehmen mit mehreren Abteilungen, in diesem benötigt jede dieser Abteilungen häufig Dokumente / Wissen anderer Abteilungen.

Ein automatisiertes System kann das benötigte Dokument / Wissen eines Mitarbeiters, abhängig von Typ und Dringlichkeit der Anfrage, oftmals schneller befriedigen, als das Einbeziehen eines anderen Mitarbeiters, der für diese Anfrage seine eigene Arbeit unterbrechen müsste, um die Antwort zu liefern. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Anfrage standardisiert beantwortet werden kann, was z.B. bei digitalen Dokumenten gegeben ist.

Das ECMS als Informationsverwalter ist vor allem dann von Nöten, wenn Mitarbeiter des Unternehmens einen hohen Truck Faktor haben.

"How many or few would have to be hit by a truck (or quit) before the project is incapacitated?"⁶

Wie John Coplien in diesem Zitat ausführt, gibt es Mitarbeiter die in einem Projekt / Unternehmen unverzichtbar sind. Dies ist anhand des Wissens begründet, dass sie innehalten. Sollte ein Mitarbeiter der Wissen, welches beispielsweise in Dokumenten gespeichert ist, besitzt ausfallen, wäre das Wissen weiterhin vorhanden. Jedoch besteht das Problem oftmals darin, zu wissen, wo dieses abgelegt ist. Tritt der Krankheitsfall bzw. Weggang des "Verwalters" von benötigten Dokumenten ein, kann ein ECMS diesen Wegfall, abhängig von der Zentralisierung der Dokumentenverwaltung im Unternehmen und der ausführlichen Dokumentation des Abrufens teilweise kompensieren, da das Wissen zentral abgefragt werden kann.

Zudem kann es dadurch vermieden werden, dass Mitarbeiter mit Anfragen nach Wissen / Content überlastet werden und Ihrer Arbeit in der jeweiligen Abteilung nicht mehr nachgehen können.

All diese Problemfelder verursachen dem Unternehmen Kosten, die durch ein ECMS, im Hinblick auf z.B. den Truck Faktor durch den Ausfall von Mitarbeitern, vermindert bzw. verhindert werden können. Laut der Industry Watch Umfrage "State of the ECM Industry" die von XEROX unterstützt wurde, nutzen 52% der befragten Deutschen Unternehmen ECMS Systeme aus Kostengründen und weitere 19% sprechen sich für die bessere Verteilung von Dokumenten und die schnellerer Antwortzeiten bei Dokumentenanfragen aus.⁷

Dies stellt die gestiegene Relevanz von Dokumenten Management Systemen aus Kosten und Effizienzgründen klar heraus.

2.2 Einsatzgebiete

Wie die Umfrage "State of the ECM Industry" zeigt, werden Dokumenten Management Systeme vor allem in sehr großen Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern eingesetzt.

In diesen Unternehmen kommen zusätzlich zu der Aufbereitung von Wissen, auch Faktoren wie die rechtlich korrekte Aufbewahrung von Dokumenten für Steuerprüfungen, oder auch die statistische Auswertung einzelner Unternehmensteile / Abteilungen hinzu, die mittels Zugriffen, Suchergebnissen, usw. erhoben werden können.

Die Anzahl kleinerer Unternehmen die ECMS nutzen war laut der Umfrage 2003 größer als 2006. Die Effekte durch ein ECMS sind in einem kleinen Unternehmen nicht so stark ausgeprägt wie in einem großen Unternehmen. Auch wenn der Nutzen immer noch sehr hoch ist, ist der Preis für ein solches System für viele kleine Unternehmen oftmals nicht tragbar.

Mit wachsender Verbreitung der ersten kostenlosen und ernst zu nehmenden Alternative zu Documentum, OpenText und Co. Alfresco, steigt auch die Zahl kleiner Unternehmen die Alfresco einsetzen. Als Beispiele hierfür gelten die Danto GmbH⁸ und die ComTeam AG,⁹ die durch eine kostenfreie Dokumentenverwaltung die Chance erhalten ihre Effizienz zu steigern ohne dabei exorbitante Kosten aufwenden zu müssen.

[...]

1 Siehe http://www.wirtschaftsinformatik.de [Zugriff: 29.06.2009]
2 Siehe http://hmd.dpunkt.de/suche/index.html [Zugriff: 29.06.2009]
3 Siehe iX, Ausgabe Juli 2008 S.76 - 82
4 Siehe Jenkins, 2004 S. 3
5 Vgl. Jenkins, 2004 S. 4
6 John Coplien, in Pair Programming Illuminated, Seite 41
7 http://www.xerox.com/downloads/usa/en/x/XGS_article_ECM_Industry_full.pdf [Zugriff: 28.06.2009]
8 Vgl. http://inside.danto.de/presse/pressemeldungen/pressearchiv/projekt-dantocom-erfolgreichabgeschlossen.htm [Zugriff: 28.05.2009] 9 http://comteam-ag.de [Zugriff: 28.05.2009]