Kostenmanagement im Projekt

Kostenmanagement im Projekt

Diplomarbeit

an der
Fachhochschule Würzburg-Schweinfurt
Fachbereich Betriebswirtschaft

zur Erlangung des akademischen Grades

Diplom-Betriebswirtin (FH)

vorgelegt von

Silvana Vrdoljak

im Fach: Controlling

abgegeben am: 05.04.2004

Inhaltsverzeichnis

ABBILDUNGSVERZEICHNIS ... 5
TABELLENVERZEICHNIS ... 6

1 EINLEITUNG ... 7
1.1 Vorbemerkung ... 7
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit ... 8

2 KOSTENMANAGEMENT ALS TEIL DES PROJEKTMANAGEMENTS ... 10
2.1 Das Projekt ... 10
2.1.1 Begriffsbestimmung ... 10
2.1.2 Projektarten ... 12
2.2 Projektmanagement ... 14
2.2.1 Begriffsbestimmung ... 14
2.2.2 Entwicklung des Projektmanagements ... 15
2.2.3 Aufgaben und Zielbereiche ... 16
2.3 Kostenmanagement im Projekt ... 19

3 KOSTENPLANUNG ... 22
3.1 Kostenplanung als Teil der Projektplanung ... 22
3.2 Aufgabe der Kostenplanung ... 24
3.3 Kostenschätzung ... 27
3.3.1 Prinzip der Schätzmethoden ... 27
3.3.1.1 Algorithmische Methoden ... 30
3.3.1.2 Vergleichsmethoden ... 32
3.3.1.3 Kennzahlenmethoden ... 38
3.3.1.4 Expertenbefragungen ... 40
3.3.2 Problematik der Kostenschätzung ... 44
3.4 Detaillierte Kostenplanung ... 47
3.4.1 Zusammenhang zwischen Projektkostenrechnung und Unternehmenskostenrechnung ... 48
3.4.2 Vorgehen bei der detaillierten Kostenplanung ... 52
3.4.2.1 Ausgangsbasis ... 52
3.4.2.2 Erfassung und Bewertung der Kostenarten ... 52
3.4.2.3 Zuordnung der Kostenarten zu Kostenträgern ... 57
3.4.2.4 Projektkalkulation (Vorkalkulation) ... 59
3.4.2.5 Verteilung der Plankosten über die Projektdauer ... 63
3.4.3 Abstimmung der Kostenplanung mit der Liquiditätsplanung ... 65
3.4.4 Allgemeine Hinweise zur Projektkostenplanung ... 67

4 KOSTENÜBERWACHUNG ... 69
4.1 Ziel und Aufgabe ... 69
4.2 Mitkalkulation (Plan-Ist-Vergleich) ... 71
4.2.1 Erfassung der Istkosten ... 72
4.2.2 Vergleich von Ist- und Plankosten ... 77
4.3 Kosten-Trendanalyse (Plan-Plan-Vergleich) ... 81
4.3.1 Beschreibung der Methode ... 83
4.3.2 Vor- und Nachteile ... 89
4.4 Earned-Value-Analyse (Plan-Soll-Ist-Vergleich) ... 90
4.4.1 Notwendigkeit einer integrierten Projektüberwachung ... 90
4.4.2 Begriffsbestimmung ... 91
4.4.3 Beschreibung der Methode ... 93
4.4.3.1 Ermittlung der Kennzahlen ... 93
4.4.3.2 Interpretation der Daten ... 98
4.4.4 Hinweise zur Anwendung ... 101
4.4.5 Zahlenbeispiel ... 103
4.4.6 Beurteilung der Methode ... 105

5 KOSTENSTEUERUNG ... 107
5.1 Prinzip der Kostensteuerung ... 107
5.2 Ursachenanalyse ... 110
5.2.1 Ziel und Aufgabe ... 110
5.2.2 Beschreibung der Analysemethoden ... 110
5.3 Steuerungsmaßnahmen ... 112
5.3.1 Hinweise zur Auswahl ... 112
5.3.2 Mögliche Verfahren und Maßnahmen zur Kostensenkung ... 113

6 PROJEKTABSCHLUSS ... 116
6.1 Nachkalkulation ... 116
6.2 Erfahrungssicherung ... 117

7 AUSBLICK ... 120

LITERATURVERZEICHNIS ... 122

Abbildungsverzeichnis
[...]

Tabellenverzeichnis
[...]

1 Einleitung
1.1 Vorbemerkung
Aufgrund der zunehmenden Dynamik auf den Märkten, der steigenden Komplexität der Aufgaben sowie der schwierigen wirtschaftlichen Situation der letzten Jahre haben sich für Unternehmen neue Anforderungen ergeben. Um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben sind Anpassungsfähigkeit, Schnelligkeit sowie ganzheitliches Denken nötig. Das Wissen vieler Spezialisten muss zusammengeführt werden und die einzelnen Arbeiten sind weitgehend parallel auszuführen. Viele Aufgaben können nur fach- und abteilungsübergreifend gelöst werden. Unternehmen sind daher gezwungen, sich alternativ zum Liniensystem neu zu organisieren. Wie die folgende Abbildung zeigt, muss ein zielorientiertes Vorgehen in kleineren Teams ermöglicht und flache, flexible Organisationsformen geschaffen werden.

!! Im PDF-Dokument befindet sich an dieser Stelle eine Abbildung !!

Abb. 1: Erfolgsfaktor Flexibilität¹

Projekte gewinnen daher immer mehr an Bedeutung und bestimmen verstärkt den Alltag der Unternehmenspraxis. Dies gilt nicht nur für Unternehmen, für die Projektarbeit das Kerngeschäft darstellt, wie z.B. Unternehmen der Baubranche, der Software- und IT-Entwicklungsbranche, Beratungsunternehmen oder Unternehmen im Industrieanlagenbau. Genauso betroffen sind Unternehmen, die keine reinen Projekteinzelfertiger sind, sondern aufwändige, intern orientierte Projekte überwachen müssen. Beispiele hierfür sind die Installation komplexer Software, die Durchführung von Restrukturierungsmaßnahmen oder Prozess-Optimierungen sowie die Entwicklung neuer Produkte.²
Aufgrund der hohen Bedeutung der Projektarbeit für den derzeitigen und zukünftigen Unternehmenserfolg ist es wichtig, Projektmanagement ernsthafter, konsequenter und sorgfältiger wahrzunehmen, um somit das Scheitern der Projekte zu verhindern.³ Eine wichtige Rolle spielen hierbei die Kosten. Die Budgets werden oft knapper und es gilt, mit immer weniger Geld auszukommen. Wer sein Projekt erfolgreich beenden möchte, muss daher die Kosten in den Griff bekommen.

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

„Die in der Praxis häufig auftretenden Kostenüberschreitungen bei Projekten sind oft in der Tatsache begründet, dass das betriebliche Rechnungswesen nicht in der Lage ist, die für die Projektplanung und ­durchführung relevanten und notwendigen Plankosten zu ermitteln.“⁴

Die finanzielle Steuerung der Projekte benötigt daher ein Kostenmanagement, welches speziell auf die besonderen Anforderungen solcher Vorhaben ausgerichtet ist. Es sollte in der Lage sein,

„rechtzeitig und in ausreichendem Maße Informationen zur Verfügung zu stellen, die eine flexible Projekt- und Kostensteuerung gewährleisten und somit Kostenüberschreitungen aufgrund mangelnder und fehlerhafter Daten vermeiden hilft.“⁵

In dieser Diplomarbeit soll ein solches Kostenmanagement vorgestellt werden. Es werden Elemente, Verfahren und Methoden eines modernen Projektkostenmanagements beschrieben, die dazu beitragen, den vorgegebenen Kostenrahmen einzuhalten. Zahlreiche Hinweise für die Anwendung und Durchführung der einzelnen Methoden sowie Beispiele und Ratschläge sollen dabei die Arbeit abrunden.
Die Kapitelfolge ist entsprechend einem „Idealdurchlauf“ eines Projektes gewählt. Kapitel 2 soll zunächst das Kostenmanagement als Teilbereich des Projektmanagements vorstellen. Es vermittelt Grundlagenwissen und umfasst die theoretische Aufbereitung des Themas.
Im Kapitel 3 wird die Kostenplanung erläutert. Da diese die Basis für die gesamte weitere Projektdurchführung darstellt, wird ihr eine große Bedeutung beigemessen. Es werden daher die einzelnen Kostenschätzverfahren näher beschrieben und der Ablauf der „Detaillierten Kostenplanung“ Schritt für Schritt erklärt.
Die Kostenüberwachung stellt den vierten und wichtigsten Abschnitt dar. Dieser liefert insbesondere Antworten zur Kostenerfassung und -kontrolle. An dieser Stelle wird vor allem die Earned-Value-Analyse als das aussagekräftigste und effektivste Instrument im Rahmen der Projektüberwachung ausführlich behandelt.
Aufbauend auf der Kostenüberwachung folgt im Kapitel 5 die Kostensteuerung. Hier werden die Methoden der Ursachenanalyse vorgestellt und mögliche Steuerungsmaßnahmen zur Kostensenkung aufgeführt.
Im letzten Abschnitt (Kapitel 6) wird der Projektabschluss näher betrachtet. Dieser umfasst die Nachkalkulation sowie die Erfahrungssicherung, welche die Grundlagen für das Kostenmanagement nachfolgender Projekte darstellen und daher ausreichend berücksichtigt werden sollten.
Der folgende Merksatz soll dabei als Leitfaden durch die Arbeit dienen:

„Plane dein Projekt, führe es nach Plan und handle bei Abweichungen.“⁶

2 Kostenmanagement als Teil des Projektmanagements
2.1 Das Projekt
2.1.1 Begriffsbestimmung
Obgleich die Einführung eines neuen Produktes oder der Bau eines eigenen Hauses, Projekte sind aus kaum einem Lebensbereich mehr wegzudenken. Besonders in Unternehmen gewinnt Projektarbeit zunehmend an Bedeutung. Immer mehr Aufgaben werden in Form von Projekten verwirklicht und es scheint fast so, als ob sich „Projekt“ zum Modebegriff entwickelt hat. Oft werden auch Vorhaben, die keine Merkmale eines Projektes aufweisen, als solche bezeichnet. Die Folge ist eine Projektflut, die unnötig zu erhöhten Koordinationsproblemen führt. Daher ist es notwendig, den Begriff klar abzugrenzen.

[...]

1 Litke 2002, S. 7.

2 Schön 2003, S. 107.

3 Vgl. Burghardt (Projektmanagement) 2002, Vorwort.

4 Studt 1983, S. 10.

5 Studt 1983, S. 11.

6 Jenny 2003, Vorwort.