Der Einsatz von Kostenrechnung in Weiterbildungsorganisationen

Universität Duisburg-Essen, Standort Essen Fachbereich Bildungswissenschaften Studiengang: Diplom-Erziehungswissenschaften

Diplomarbeit

Der Einsatz von Kostenrechnung in Weiterbildungsorganisationen 
Nutzen und Anforderungen für die pädagogische Profession im Handlungsfeld der Planung, Durchführung und Evaluation von Weiterbildungsangeboten

Vorgelegt von Sandra Brämik

Danksagung ... II

Inhaltsverzeichnis ... III

Abbildungsverzeichnis ... VI

Tabellenverzeichnis ... VII

1 Einleitung ... 1

2 Institutionelle Landschaft und finanzielle Strukturen der Weiterbildung ... 6
2.1 Überblick über die Institutionen ... 6
2.2 Überblick über die veränderten finanziellen Strukturen ... 7

3 Wirtschaftlichkeit in Weiterbildungsorganisationen ... 15
3.1 Zur Bedeutung des Begriffs Wirtschaftlichkeit ... 15
3.2 Zur Notwendigkeit wirtschaftlichen Denkens und Handelns in der Weiterbildung ... 17
3.3 Das „Neue Steuerungsmodell“ ... 20

4 Kosten- und Leistungsrechnung ... 23
4.1 Die Rolle der Kostenrechnung im betrieblichen Rechnungswesen ... 24
4.2 Exkurs: Kameralistik und das „Neue kommunale Finanzmanagement“ ... 25
4.3 Leistungen und Produkte ... 28
4.4 Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung ... 31
4.4.1 Aufgaben und Ziele ... 31
4.4.2 Begriffliche Grundlagen ... 32
4.4.3 Differenzierung des Kostenbegriffs ... 35
4.4.3.1 Fixe und variable Kosten ... 35
4.4.3.2 Einzelkosten und Gemeinkosten ... 35
4.4.3.3 Vollkosten und Teilkosten ... 36
4.4.3.4 Istkosten, Normalkosten und Plankosten ... 36
4.4.3.5 Unterscheidung der Kosten nach Art des Verbrauchs ... 37
4.4.4 Systeme der Kostenrechnung ... 37
4.4.4.1 Ist-, Normal- und Plankostenrechnung ... 37
4.4.4.2 Voll- und Teilkostenrechnung ... 39
4.5 Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung ... 40
4.5.1 Kostenartenrechnung ... 41
4.5.1.1 Erfassung der Kosten ... 41
4.5.1.2 Kalkulatorische Kosten ... 43
4.5.2 Kostenstellenrechnung ... 46
4.5.2.1 Bildung von Kostenstellen ... 47
4.5.2.2 Verteilung der Kosten auf die Kostenstellen ... 48
4.5.3 Kostenträgerrechnung ... 50
4.6 EDV-Unterstützung ... 51

5 Controlling ... 53
5.1 Entstehung des Controllings ... 54
5.2 Definition des Begriffs ... 56
5.3 Funktionen und Ziele des Controllings ... 57
5.4 Strategisches und operatives Controlling ... 58
5.5 Controllinginstrumente zur Verarbeitung der Daten aus der Kostenrechnung ... 60
5.5.1 Deckungsbeitragsrechnung ... 60
5.5.2 Break-even-Analyse ... 64
5.5.3 Soll-Ist-Vergleiche ... 65
5.5.4 Preiskalkulation ... 66
5.5.5 Kennzahlen ... 67
5.5.6 Benchmarking ... 70
5.5.7 Budgetierung ... 73
5.5.8 Balanced Scorecard ... 75

6 Praxisbeispiele ... 796.1 Kostenrechnung in der Akademie Klausenhof ... 79
6.2 Kostenrechnungssysteme in Volkshochschulen ... 90
6.2.1 Kostenrechnung in der VHS Hagen ... 90
6.2.2 Kostenrechnung in der VHS Essen ... 95

7 Auswertung ... 100
7.1 Disparität der Kostenrechnungssysteme ... 100
7.2 Nutzen für die Einrichtungen ... 102
7.3 Implementierung von Kostenrechung ... 105
7.4 Neue Anforderungen an die pädagogische Profession ... 108
7.5 Kritische Anmerkungen ... 114

8 Abschließende Betrachtung und Ausblick ... 117

9 Literaturverzeichnis ... 120

10 Anhang ... 128

1 Einleitung

„Was hat denn Kostenrechnung mit Weiterbildung zu tun?“

Die Antwort auf diese Frage wird für viele Menschen im ersten Moment nicht ersichtlich sein, da es um zwei Bereiche geht, die auf den ersten Blick kaum etwas miteinander zu tun haben: Die Betriebswirtschaft und die Erziehungswissenschaft. Seit einigen Jahren stehen Weiterbildungsorganisationen unter einem enormen Druck zum wirtschaftlichen Handeln. Der Grund dafür ist eine dauerhafte Reduzierung öffentlicher Mittel, die sie dazu zwingt, trotz immer knapper werdender finanzieller und auch personeller Ressourcen ihr Angebot quantitativ und qualitativ so gut wie möglich aufrecht zu erhalten. „Kein Bereich der Gesellschaft kann sich außerhalb ökonomischer Zwänge bewegen. Unter den Bedingungen der defizitären öffentlichen Haushalte spürt dies die Weiterbildung in den letzten Jahren deutlich“¹ (FRIEDRICH, MEISEL, SCHULDT 2005, S. 5). Außerdem unterliegt die Finanzierung der Weiterbildung einem permanenten Wandel. Diese Sachverhalte gestalten das Agieren der in Weiterbildungsorganisationen Tätigen nicht einfacher. Im Gegenteil – genaue Kostenkalkulationen im Vorfeld und bei der Evaluation einer Weiterbildungsveranstaltung sind absolut notwendig. Um dieser Situation gerecht zu werden und die Existenz am Markt zu sichern, müssen Weiterbildungseinrichtungen ein adäquates Controllingsystem implementieren. Eines der wichtigsten Elemente des Controllings ist die Kosten- und Leistungsrechnung², mit deren Hilfe festgestellt werden kann, welche Kosten von welcher Stelle und für welche Leistung bzw. welches Produkt angefallen sind. Die Informationen, die von der Kostenrechnung zur Verfügung gestellt werden, bilden die Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen und wirtschaftliches Handeln einer Einrichtung.

Der Einsatz betriebswirtschaftlicher Instrumente im Bereich der Weiterbildung stellt neue Anforderungen an die pädagogische Profession und ebenso an die Verwaltungsleitungen. Betriebswirtschaftliche (Grund-) Kenntnisse sind gefordert – pädagogisches Denken und wirtschaftliches Handeln müssen „unter einen Hut“ gebracht werden. Seine Präsenz in der wissenschaftlichen Diskussion beweist die Aktualität und Bedeutung des Themas. Didaktik, Methoden und Inhalte mussten zugunsten von Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Effektivität weichen. Die zunehmende Bedeutung einer betriebswirtschaftlichen Kompetenz für die pädagogische Profession zeigt sich auch daran, dass eigens dazu Projekte bzw. Fortbildungen angeboten werden. Seit 2005 führt die Akademie Klausenhof im Auftrag der „Katholischen Bundesarbeitsgemeinschaft für Erwachsenenbildung“ (KBE) das Projekt „Betriebswirtschaftliche Kompetenz für Mitarbeiter/-innen in der Erwachsenenbildung“ durch und stieß damit auf eine ungeahnt große Nachfrage. In diesem Projekt werden die Grundlagen der BWL, die Kostenrechnung, Kurskalkulationen u.v.m. leicht verständlich und einleuchtend dargestellt und vermittelt (vgl. SUMMEN 2006, S. 142) (s. Kapitel 7.4).

Gegenstand der vorliegenden Arbeit ist der Einsatz des Controllinginstruments Kostenrechnung in öffentlichen und öffentlich geförderten Weiterbildungsorganisationen, sowie ihr Nutzen und ihre Anforderungen an die pädagogische Profession. Es werden wesentliche Aspekte und Begriffe von Kostenrechnung und Controlling für die Arbeit in den Einrichtungen erläutert. Diese sollen einen guten Überblick und ein grundsätzliches Verständnis für die Instrumente vermitteln. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass dabei kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben wird. Es wird der Frage nachgegangen, wie die Kostenrechnung in den Einrichtungen gehandhabt wird, welche Aspekte  bei ihrer Einführung zu beachten sind und welchen Nutzen sie erfüllt. Außerdem geht es darum, welche neuen Anforderungen sich für die Pädagogen³ im Handlungsfeld der Planung, Durchführung und Evaluation von Weiterbildungsangeboten ergeben. Zum methodischen Vorgehen: Die Informationen des theoretischen Teils über die Institutionen und Finanzen der Erwachsenenbildung, die Wirtschaftlichkeit, sowie über Kostenrechnung und Controlling konnten der entsprechenden Fachliteratur entnommen werden. Schwieriger ist die Literaturlage bzgl. der praktischen Umsetzung. Bislang wurde kaum oder nur wenig detailliert beschrieben, wie die Anwendung der Kostenrechnung in Weiterbildungsorganisationen gestaltet ist. Auch die Anforderungen an die Profession sind bislang nur marginal thematisiert.

Aus diesem Grunde wurden leitfadengestützte Interviews mit Experten aus der erwachsenenbildnerischen Praxis durchgeführt und so eigenes Material generiert. Bei der Auswahl der Interviewpartner wurden in Anlehnung an MEUSER/NAGEL (1991) diejenigen als Experten ausgewählt, die in irgendeiner Weise Verantwortung „für den Entwurf, die Implementierung oder die Kontrolle einer Problemlösung oder … über einen privilegierten Zugang zu Informationen über Personengruppen oder Entscheidungsprozesse“ (S. 443) verfügen. Die Experten sind Funktionsträger in einem organisatorischen oder institutionellen Kontext. Gegenstand der Experteninterviews sind die damit verbundenen Aufgaben und Tätigkeiten, sowie die daraus gewonnenen Erfahrungen und Wissensbestände (ebd., S. 444). Im Falle dieser Arbeit lagen die Schwerpunkte auf dem jeweiligen Kostenrechnungssystem der Einrichtungen, den Reaktionen der Mitarbeitenden auf die Einführung von Kostenrechnung und den Anforderungen, die dadurch an sie gestellt werden.

1 Rechtschreibung wie in den Zitaten beibehalten

2 Zur Vereinfachung wird im Folgenden meist von „Kostenrechnung“ statt „Kostenund Leistungsrechnung“ die Rede sein.

3 Die Bezeichnungen Pädagogen, Erziehungswissenschaftler usw. sind als generische Formen zu verstehen und schließen männliche und weibliche Personen ein.