Organisation von Projekten - oder wie viel Organisation erträgt ein Projekt?

Organisation von Projekten

VORWORT

Projekte, Projektmanagement und Projektorganisation sind Begriffe, die wir heute beinahe tagtäglich aussprechen. Es wurde viel geschrieben und es wird noch viel darüber geschrieben werden - die Meinungen gehen dabei zuweilen weit auseinander.

Im Rahmen der Abschlussarbeit für mein Vertiefungsthema (im Rahmen des NDS „Projektmanagement Praxis“) versuche ich der Antwort auf die Frage „Organisation von Projekten - oder wie viel Organisation erträgt ein Projekt“ etwas näher zu kommen.

Ein aussichtsloses Unterfangen?

Hunderte Quellen mit hunderten von Autoren stehen über verschiedene Medien zur Verfügung. Ich habe mir vorgenommen aus diesem enormen Fundus eine eigene Meinung und einen eigenen Ansatz zu bilden.

Während der Recherche zu meinem Vertiefungsthema habe ich eine für mich treffende Aussage gefunden 1 :

„Eine komplexe Methodik wie diejenige des Projektmanagements sollte nicht von einer einzigen Schule oder Theorie abgeleitet werden. Moderne Projektführung muss den verschiedensten Projektarten und Situationen gerecht werden und will situativ und differenziert angewendet werden. Der Projektleiter muss auf verschiedenen Klaviaturen spielen können und sich daher auch mit verschiedenen, zuweilen auch widersprüchlich erscheinenden gedanklichen Ansätzen aus-einandersetzen“

Die Interpretation dieser Aussage findet sich auch in meinem Leitsatz wieder, auf den ich im Einführungsteil näher eingehe, und dessen Gedanke sich wie ein unsichtbarer roter Faden durch die ganze Abschlussarbeit zieht.

1 [Quelle: „Handbuch Projektmanagement“ - Jürg Kuster, Eugen Huber, Robert Lippmann u.a., 2006]

Seite I

  Organisation von Projekten  

INHALTSVERZEICHNIS

  A A B B I L D U N G S V E R Z E I C H N I S I  V

  B T A B E L L E N V E R Z E I C H N I S I  V

  C A U S S A G E N I  V

  D A B K Ü R Z U N G S V E R Z E I C H N I S  V

1  M A N A G E M E N T S U M M A R Y  1

2  E I N L E I T U N G  2

2.1  Problemstellung  2

2.2  Aufbau der Abschlussarbeit  2

2.3  Methode der Abschlussarbeit  3

3  D E F I N I T I O N E N  4

3.1  Grundlagen  4

3.2  Der Begriff Projekt  5

3.3  Spezifikation von verbindlichen Projektelementen  6

3.4  Klassifikation von Projekten  7

3.5  Formen der Projektorganisation  8

3.6  Rückblick - die Geschichte des Projektmanagements  10

3.7  Definition und Ziel des Projektmanagements  10

3.8  Erfolgsfaktoren des Projektmanagements  12

3.8.1  Projektwürdige Aufgabenstellung  12

3.8.2  Projektauftrag mit messbaren Zielen  12

3.8.3  Promotoren  12

3.8.4  Kompetente Projektleiter und Teammitglieder  12

3.8.5  Soviel Projektmanagement wie nötig, nicht wie möglich  12

3.8.6  Zeitliche Freistellung  13

3.8.7  Klare Rollenverteilung  13

3.8.8  Gezielte Projektkommunikation  13

3.8.9  Elektronische Hilfsmittel  13

3.8.10  Projektmanagement-Kultur  13

3.9  Trends im Projektmanagement  13

3.10  Kritische Faktoren des Projektmanagements  14

3.10.1  Das magische Dreieck des Projektmanagements  14

3.10.2  Das Eisbergmodell  15

3.10.3  Sinnvolles Risiko- und Qualitätsmanagement in Projekten  15

4  A U F G A B E N , R E C H T E P F L I C H T E N I N P R O J E K T E N 1  7

4.1  Auftraggeber / Lenkungsausschuss  17

4.2  Projektleiter  17

4.3  Projektmitarbeiter / Projektteam  17

4.4  Projektbeteiligte  18

Seite II

  Organisation von Projekten  

5  T E C H N I K E N H I L F S M I T T E L 1  9

5.1  Projektwürdigkeit  19

5.2  Projektauftrag  19

5.3  Projektplan  19

5.4  Der Steckbrief  20

5.5  Projektmeetings / besprechungen  20

5.6  Aufwandserfassung  21

5.7  Fortschrittsbericht  21

5.8  Projektdokumentation  22

5.9  Abschlussbericht (Projektabschluss)  22

6  S C H L U S S B E T R A C H T U N G E N 2  3

6.1  Chancen und Vorteile des Projektmanagements  23

6.1.1  Warum Projekte klassifizieren?  23

6.1.2  Warum Projektorganisation?  23

6.2  Fallstricke und Gefahren im Projektmanagement  24

6.3  Schlussfolgerungen  26

7  L E S S O N S L E A R N E D - E R F A H R U N G E N D E R A B S C H L U S S A R B E I T 2  9

8  L I T E R A T U R V E R Z E I C H N I S 3  0

8.1  Literaturquellen  30

8.2  Internetquellen  30

8.3  Sonstige Quellen  30

9  A N H A N G 3  1

9.1  Der P-MProzess pm-handbuch com  31

9.2  Projektmanagement-Kompass  32

9.3  Das PAX Projektmanagement-Modell  33

9.4  Projektwürdigkeit  34

9.5  Checkliste Projektmanagement  35

9.6  Projektauftrag  36

9.7  Projektplan  37

9.8  Steckbrief  38

9.9  Protokoll (Projektmeetings / besprechungen)  39

9.10  Fortschritts /Statusbericht  40

9.11  Abschlussbericht  41

9.12  Aufwanderfassung  42

9.13  Projekthandbuch (möglicher Inhalt)  43

Seite III

  Organisation von Projekten  

  A ABBILDUNGSVERZEICHNIS  

  Abbildung 1 „Aufbau der Abschlussarbeit“  2

  Abbildung 2 „Elemente des ganzheitlichen Projektmanagements“  4

  Abbildung 3 „Entwicklung Projektmanagement am Beispiel einiger wichtiger F E-Projekte“  10

  Abbildung 4 „an PMI orientierter Projektmanagement-Prozess“  11

  Abbildung 5 „Das magische Dreieck des Projektmanagements“  14

  Abbildung 6 „Eisberg-Modell“  15

  Abbildung 7 „Risikograph“  16

  Abbildung 8 „Best Practices-Ebenen“  28

  B TABELLENVERZEICHNIS  

Tabelle 1  Einordnung von Projekten  5

Tabelle 2  Spezifikation von verbindlichen Projektelementen  6

Tabelle 3  minimales Schema für kleine Projekte (alternative Darstellung)  7

Tabelle 4  Projektklassen  7

Tabelle 5  Vor /Nachteile der Stabs-Projektorganisation  8

Tabelle 6  Vor /Nachteile der Matrix-Projektorganisation  8

Tabelle 7  Vor /Nachteile der Reinen-Projektorganisation  9

Tabelle 8  Funktionen des Projektmanagements  11

  C AUSSAGEN  

  Aussage 1 „Soviel Standardisierung “  3

  Aussage 2 „Die ganzheitliche Projektorganisation “  4

  Aussage 3 „Das richtige Schema und die korrekte Klassifikation “  7

  Aussage 4 „Die Wahl der richtigen Projektorganisation “  9

  Aussage 5 „Kein Projekt ohne Projektauftrag “  12

  Aussage 6 „Die Projektarbeit darf keine reine Zusatzarbeit sein “  13

  Aussage 7 „Nur mit einer fundierten Ausbildung “  13

  Aussage 8 „Nur wenn die Qualitätsanforderungen und Risiken “  16

  Aussage 9 „Ohne Projektplan kein Überblick “  20

  Aussage 10 „Ohne Projektdokumentation kein Überblick “  22

Seite IV

Organisation von Projekten

D ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

ALARP As Low As Reasonably Practicable (Risiken auf ein vernünftiges und durchführbares Mass minimieren) allg. allgemein bzw. beziehungsweise d.h. das heisst F&E Forschung und Entwicklung ff. fortfolgende ggf. gegebenenfalls NASA National Aeronautics and Space Administration (US-Raumfahrtbehörde) NDS Nachdiplomstudium PAX PAX Schweizerische Lebensversicherungs-Gesellschaft AG pers. persönliche(s) PL Projektleiter PMBOK Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) PMI Project Management Institute PM Projektmanagement PSP Projekt-Struktur-Plan resp. respektive SGO Schweizerische Gesellschaft für Organisation & Management sog. so genannte u.a. unter anderem / und andere usw. und so weiter vgl. vergleiche z.B. zum Beispiel z.T. zum Teil

Organisation von Projekten Management Summary

1 MANAGEMENT SUMMARY

Projektmanagement hat sich im heutigen allgegenwärtigen Wandel als geeignetes Instrument für gezielte Veränderung seit Jahren bewährt und etabliert. Jedoch scheitern noch immer viele Projekte, überschreiten den vorgegebenen Termin- und Budgetrahmen massgeblich oder liefern ein Ergebnis ab, das nicht vollständig den Erwartungen und Bedürfnissen der Kunden entspricht. Dies trotz intensiver Ausbildung der Mitarbeiter in neuen Technologien, Methoden und Techniken.

Als Grund wird vielfach die neue Technologie selbst, die mangelnde Zeit oder ganz einfach das Unvermögen des Projektleiters angegeben und artet in Schuldzuweisungen aus. Häufig ist der Grund für die mangelhafte Erfolgsquote auch nicht klar erkennbar, weil verschiedene ungünstige Faktoren das Projekt zugleich negativ beeinflussten und gemeinsam zum unerfreulichen Endergebnis führten.

Die Varianten der Projektmanagement-Systeme und des Systems-Engineerings sind heute so zahlreich und vielfältig wie es die Menge von Projektarten ist. Ebenso unterschiedlich sind Grösse, Strategie, Kultur und Struktur der Unternehmen resp. Organisationen, in welchen Projektmanagement eingesetzt wird.

Einen allgemein gültigen Projektmanagement-Ansatz, sozusagen "ab der Stange", kann es somit nicht geben. Die vorliegende Abschlussarbeit zeigt beispielhaft einen Ansatz auf, auf welchen Grundlagen Projekte erfolgreich durchgeführt werden können.

Das vorrangige Ziel kann nur ein möglichst effizientes und pragmatisches Vorgehen in Projekten sein, nicht das Aufzwingen perfektionierter Projektmanagement-Methodik.

Eine Möglichkeit ist der Grundgedanke zum „informellen Projektmanagement“. Harold Kerzner 2 schreibt dazu:

„Unternehmen verwalten Projekte heute eher informeller als früher. Das informelle Projektmanagement besitzt zwar einen gewissen Grad an Formalität, das Projekt soll jedoch mit einem Minimum an Papierkram bewältigt werden. Es herrscht ein vernünftiges Mass an Formalität. Ausserdem basiert das informelle Projektmanagement eher auf Leitsätzen als auf Richtlinien und Prozeduren, die die Basis des informellen Projektmanagements bilden…..“

Mit der Klassifizierung von Projekten, der geeigneten Projektorganisation, mit Ansätzen aus dem informellen Projektmanagement und einem „Basis-Pack“ an Techniken und Hilfsmitteln wird eine solide Basis für die Projektarbeit geschaffen.

2 [Quelle: Harold Kerzner 2003 „Projektmanagement - ein systemorientierter Ansatz zur Planung und Steuerung“, S. 53]

Seite 1

Organisation von Projekten Einleitung

2 EINLEITUNG

2.1 Problemstellung

In der heutigen Zeit liegen Projekte im „Trend“. Man arbeitet in ihnen, man spricht

über sie und fast jeder hat eine andere Vorstellung davon, was Projektmanagement ist! Der Begriff „Projektmanagement“ setzt sich aus den Komponenten „Projekt“ und „Mana-

gement“ zusammen. Zum besseren Verständnis wird eine Definition dieser Begrifflich-keiten (siehe Kapitel 3.2 "Der Begriff Projekt“, S. 5 und 3.7 "Definition und Ziel des Pro-

jektmanagements", S. 10“) vorgenommen. Folgende Fragen sollten u.a. geklärt werden:

• welche Merkmale kennzeichnen ein Projekt?

• aus welchen Grundkomponenten setzt sich Projektmanagement zusammen?

• welche wesentlichen Aspekte sind beim Projektmanagement zu beachten?

• gibt es eine optimale Projektorganisation?

Tanja Dostal 3 schreibt zur Definition des Projektmanagements in ihrer Diplomarbeit: „Meiner Meinung nach haben alle Definitionen zum Begriff „Projektmanagement“ jedoch in der Quintessenz eine Ansicht gemeinsam:

Das Projektmanagement soll gewährleisten, dass die vereinbarten Ziele bzw. Problemstellungen unter den gegebenen Randbedingungen (Personal, Zeit, Budget usw.) erreicht bzw. gelöst werden.“

2.2 Aufbau der Abschlussarbeit

Die vorliegende Abschlussarbeit besteht aus

mehreren Teilen.

Nach der Einführung in den Themenbereich mit

der Problembeschreibung und Fragestellung

im ersten Teil (inkl. Darlegung der Ziele und der

Methode dieser Abschlussarbeit), werden im

zweiten und dritten Teil die wichtigsten begriff-

lichen und theoretischen Grundlagen des

Projektmanagements in kurzer Form erläutert -

unter anderem ein minimaler Katalog, Projektor-

ganisationen, Erfolgsfaktoren sowie die wichtigs-

ten Rollen.

Im vierten Teil werden im - Zusammenhang mit

dem minimalen Katalog - einige ausgewählte

Techniken und Hilfsmittel vorgestellt. Abbildung 1 „Aufbau der Abschlussarbeit“

Im fünften Teil werden im Rahmen der Schlussbetrachtung die vorgängigen Ausfüh-

rungen kommentiert und die Frage nach der „optimalen Projektorganisation“ beantwor-

tet.

3 [Quelle: Tanja Dostal Februar 2005, "Projektmanagement - Chancen und Problembereiche von virtuellen Projektteams", Diplomica GmbH, Hamburg]

Seite 2

Organisation von Projekten Einleitung

Im sechsten Teil befinden sich die mitgelieferten Dokumente und Beispiele (Anhang), sowie die Literaturquellen.

Berücksichtigt wird ebenso der Umstand, dass die Projektleiter und -mitarbeiter die Projektarbeit oftmals neben ihrer täglichen Arbeit bewältigen müssen und der Ausbil-dungsstand oft nur unwesentlich mehr als das Grundwissen abdeckt.

Um eine bessere inhaltliche Orientierung zu gewährleisten, gehe ich in dieser Abschlussarbeit in meinen Aussagen grundsätzlich von nachfolgender Situation aus:

Die Abschlussarbeit orientiert daher sich vorwiegend am folgenden Leitsatz resp. folgender Kernaussage:

Aussage 1 „Soviel Standardisierung.....“

2.3 Methode der Abschlussarbeit

In dieser Abschlussarbeit wird vorwiegend beschreibend (deskriptiv) und analytisch vorgegangen.

Wichtige Aussagen werden jeweils mit einer „blauen Hand“ und grau hinterlegtem Text gekennzeichnet.

Verschiedene PM-Methoden und PM-Techniken unterschiedlicher Quellen und Autoren werden kritisch durchleuchtet - und teilweise weiterverwendet resp. zitiert.

Die verwendeten Bücher, Skripte und Studienarbeiten für diese Abschlussarbeit kommen mehrheitlich aus den Bereichen Projektmanagement und/oder Organisation, da Projekte eine spezielle Organisationsform sind.

Es fliessen vorwiegend Erkenntnisse aus Fachliteratur und wissenschaftlichen Arbeiten, aber auch eigene Erkenntnisse und Erfahrungen, in diese Abschlussarbeit ein.

Seite 3

Organisation von Projekten Definitionen

3 DEFINITIONEN

3.1 Grundlagen

Die vorliegende Abschlussarbeit orientiert sich an dem Gedanken der „Ganzheitlichen Projektorganisation“. Was bedeutet das?

Ganzheitlich heisst, dass die Inhalte von Projektstrategie, Projektkultur und Projektstruktur sowie deren Verzahnung berücksichtigt werden.

Unter Projektstrategie fällt die Gesamtheit aller Entscheidungen über wichtige Erfolgs-faktoren eines Projektes (Ergebnis, Vorgehensweise, Beteiligte, Budget usw.)

Projektkultur umfasst die Gesamtheit der Normen, Werte und Einstellungen, die das Verhalten der Projektbeteiligten prägen.

Projektstruktur beinhaltet alle Regelungen, welche die Prozess-, Aufbau-, Personal-, Finanz-, Sachmittel- und Informationsstrukturen eines Projektes sowie deren zeitliche, kostenmässige und qualitative Aspekte betreffen.

Heute wird oft eine prozessorientierte Sicht des Projektmanagements gepflegt. Im Zentrum des Modells stehen daher konsequenterweise die Projektprozesse die in Füh- rungs-, Ausführungs- und Unterstützungsprozesse unterteiltsind.

Abbildung 2 „Elemente des ganzheitlichen Projektmanagements“

Aussage 2 „Die ganzheitliche Projektorganisation.....“

Seite 4