1 Zusammenfassung
2 Einleitung
2 1 Motivation
2 2 Relevanz
2 3 Ziele
2 4 Vorgehensweise
2 5 Abgrenzung
3 Hauptteil
3 1 Begriffserklärung
3 1 1 Management
3 1 2 Projekt/Projektmanagement
3 1 3 Change/ Change Management
3 1 4 Bezugspflege/Primary Nursing
3 2 Ausgangslage
3 2 1 Die betriebliche Ausgangslage
3 3 Die Managementmethoden Projektmanagement und Change Management
3 3 1 Das Management
3 3 2 Das Projektmanagement
3 3 3 Das Changemanagement
3 4 Parallelen und Unterschiede von Projektmanagement und Change Management
3 4 1 Gemeinsamkeiten der beiden Konzepte
3 4 2 Unterschiede der beiden Konzepte
3 5 Vorteile
3 6 Schwierigkeiten
3 7 Fazit
3 8 Bezugnahme zu den Zielen
4 Schlussfolgerungen
4 1 Ausblick für die Zukunft
4 2 Persönlicher Lernprozess
4 3 Gedanken zu dieser Arbeit
4 4 Schlusswort
Literaturverzeichnis
Weiterführende Literatur
Change Management ist ein wichtiges Thema im Bereich der Geschäftsführung geworden. Veraltete, starre Strukturen müssen zu Gunsten von flexiblen Modellen weichen. Die Anforderungen an die Betriebe, sich z.B. den rasch ändernden Situationen am Markt, neuen Kundenwünschen und Gesetzesänderungen anzupassen, zwingen Betriebe, Änderungen vorzunehmen, um konkurrenzfähig zu bleiben und die Existenz zu sichern.
Deshalb lautet die Antwort oder der Einwand zur Frage im Titel dieser Arbeit: Warum einen Change nicht wie ein Projekt durchführen…! Ja, aber…!
Ein Change-Projekt soll in dessen Umsetzung mit den Werkzeugen des Projektmanagements unterstützt werden. Damit kann ein strukturierter Ablauf gewährleistet werden. Zur erfolgreichen Umsetzung eines Change muss die Führung, zusätzlich zum Projektmanagement, ein Kommunikations-Konzept erarbeiten, damit die Informationen alle Mitarbeiter des Betriebes erreichen. Die Betroffenen müssen in einem Changeprojekt expliziter zu Beteiligten gemacht werden als in einem technischen Projekt. Ein Change lebt durch die Mitarbeiter eines Betriebes. Sie müssen verstehen, warum (lieb gewonnene) Gewohnheiten und Routine plötzlich nicht mehr genügen. Sie müssen das Verbesserungspotential der neuen Strukturen und Abläufe und den persönlichen Nutzen der sich daraus ergibt, erkennen können. Gelingt der Führung das „Einschiffen“ der Mitarbeiter, hat die Veränderung eine Zukunft. Andernfalls können Mitarbeiter zu Bremsern werden und eine Implementierung verhindern.
Mit viel Elan und Enthusiasmus machte ich mich an die Umsetzung „meines Projekts“ in der Klinik, in der ich als Stellvertreterin der Pflegedienstleitung tätig bin. Durch das Nachdiplomstudium in Projektmanagement-Praxis, für welches ich dieses Projekt als Praxisbeispiel und Übungsfeld nutzte, fühlte ich mich „unverwundbar“. Ich war mir sicher, dass die Umsetzung erfolgreich sein wird.
Neu erworbene Erkenntnisse und vor allem die Stagnation der Projektentwicklung liessen Zweifel an der Effektivität meiner Projektleitung aufkommen. Das war der Zeitpunkt, an welchem die Entscheidung in Bezug auf das Thema der Diplomarbeit fiel.
Ich wollte den Grund meines Scheiterns erfahren. Dies nicht zuletzt deshalb, weil das Thema meines vertieften Selbststudiums die Frage zu klären versuchte, wie fit die Pflege in der Deutschschweiz für Projektmanagement ist.
Vor etwas mehr als einem Jahr, bekam ich von meiner Vorgesetzten den Auftrag, die Bezugspflege (siehe Begriffserklärung Seite 6) auf vorerst zwei Pflegeabteilungen im Haus einzuführen. Im Zusammenhang mit meiner Ausbildung in Projektmanagement-Praxis, sollte ich dieses Projekt nach den Richtlinien und Anleitungen der Schule umsetzen. Gleichzeitig war damit der Transfer in die Praxis gesichert. Mein neu erworbenes Wissen und die Erkenntnisse konnte ich laufend in dieses Projekt einfliessen lassen.
Während dem Fortschreiten des Projekts kamen bei mir jedoch Zweifel über die Effizienz meines Managements auf.
- Habe ich das richtige Managementsystem gewählt?
- Ist dieses Projekt nicht viel mehr ein Change?
- Muss ein Change anders umgesetzt werden als ein technisches Projekt?
- Welches sind die Unterschiede und was ist der Hauptauftrag von Change Management und Projektmanagement?
Diese Unsicherheit war ausschlaggebend zur Wahl des Themas meiner Diplomarbeit:
„Projektmanagement oder Change Management, warum einen Change nicht wie ein Projekt durchführen? Schwierigkeiten und positive Aspekte.“
Anzahl und Ausmass von Veränderungen nehmen immer mehr zu. Mit viel Engagement werden Prozesse verändert, neue Strategien entwickelt und implementiert und Fusionen werden vorbereitet und durchgeführt. Aber nur wenige dieser Changeprojekte sind auch erfolgreich. Vor allem in der Phase der Integration stellt die Führung oft fest, dass die Idee nicht bis an die Basis gelangt ist. Die Leute machen nicht mit, weil sie die Veränderungen nicht verstehen.
Projektmanagement und Change Management sind Schlagwörter, die viele schon einmal gehört haben. Mit Projektmanagement wissen die meisten, was gemeint ist. In rund 80% der Betriebe ist Projektmanagement als Profession mit Techniken und Methoden verankert, das Change Management erst bei etwa einem Viertel der Unternehmen. (Schweizerische Gesellschaft für Organisation und Management) Über 60% der durchgeführten Changeprojekte erfüllen nicht alle gesteckten Ziele. Bei Projekten sind im Schnitt 30% nicht erfolgreich
Auf Grund dieser Tatsachen ist das Thema dieser Arbeit doch sehr relevant. Gerade im Gesundheitswesen (natürlich auch in anderen Bereichen, wie z.B. dem Bildungswesen und überhaupt in vielen staatlichen Bereichen) stehen enorme Veränderungen an, die weitreichende Auswirkungen auf die Prozesse, Strukturen und die Kultur einer Spitaleinrichtung haben werden. Spitäler und andere Pflegeeinrichtungen werden in Zukunft vermehrt auf Staatsgelder und auf eine konstruktive Zusammenarbeit mit den Krankenversicherern angewiesen sein. Diese werden auch Bedingungen stellen, die unbedingt zu erfüllen sind, wenn die Betriebe Subventionen beanspruchen und günstige Tarife aushandeln wollen.
Somit ist eine erfolgreiche Umsetzung der Veränderungsprojekte unabdingbar für die Überlebensfähigkeit von Pflegeeinrichtungen. Erfolgreiches Change Management hat unter anderem auch eine positive Auswirkung auf die Mitarbeiterfluktuation. Denn mit jedem Mitarbeiter der geht, verliert ein Unternehmen auch wertvolles Wissen.
Mit dieser Arbeit soll aufgezeigt werden:
- welches die Unterschiede zwischen Projektmanagement und Changemanagement sind
- wo sich Parallelen/Überschneidungen finden lassen
- welche Nachteile entstehen, wenn ein Change wie ein Projekt umgesetzt wird
- welches die Vorteile/positiven Aspekte beim Bearbeiten eines Changes mit den Werkzeugen des Projektmanagements sind
Ich erhoffe mir Antworten auf meine Fragen zu erhalten. Dadurch kann ich verhindern, dass ich gleiche oder ähnliche Fehler wieder mache. Gleichzeitig will ich mir vertieftes Wissen über Change Management aneignen, da ich glaube, dass Change Management in Pflegeeinrichtungen in nächster Zeit stark an Bedeutung gewinnen wird.
Die Begriffe Change/Changemanagement und Projekt/Projektmanagement werden nachfolgend kurz definiert, um sicher zu stellen, dass der Leser vom gleichen Verständnis aus geht wie die Autorin. In einem ersten Schritt werden Parallelen und Überschneidungen der beiden Management-Systeme aufgezeigt, indem ihre Aufgaben, Funktionen und Schwerpunkte dargelegt und miteinander verglichen werden. Auf Grund dieser Vergleiche, und aus der Erfahrung der Autorin mit dem Thema, wird in einem weiteren Schritt aufgezeigt, wo Vorteile sind und welche Nachteile auftreten können, wenn ein Change mit Projektmanagementwerkzeugen bearbeitet wird. Im letzten Schritt wird zur Zielerreichung Stellung genommen und eine Schlussfolgerung formuliert.
Diese Arbeit berücksichtigt die Begebenheiten in derjenigen Institution, in welcher die Autorin der vorliegenden Arbeit tätig ist. Zudem werden mehrheitlich Gewohnheiten und Merkmale von Spitälern in der Deutschschweiz berücksichtigt, da zum Teil markante Unterschiede in der Pflegekultur der Spitäler der verschiedenen Sprachräume herrschen und die Autorin nie in einer Pflegeeinrichtung im französisch- oder englischsprachigen Raum gearbeitet hat. Als Autorin möchte ich darauf hinweisen, dass allgemeingültige Rückschlüsse aus dieser Arbeit auf andere Bereiche der Wirtschaft mit Zurückhaltung zu ziehen sind.
Die Begriffe Projekt und Change sind sehr geläufig und kommen im sprachlichen Gebrauch häufig vor. Trotzdem sollen sie zu Beginn dieser Arbeit näher definiert werden. Inhaltlich können diese Begriffe nämlich unterschiedlich gefüllt sein. Das Konzept Bezugspflege soll der Vollständigkeit halber kurz erläutert werden. Es stellt den inhaltlichen Teil des Projekts dar.
Der Begriff Management wurde ins Deutsche importiert und stammt ursprünglich von den lateinischen Wörter manus (Hand) und agere (handeln). Im modernen Italienisch gibt es das verwandte Wort maneggiare, das laut Wörterbuch mit handhaben, hantieren, bearbeiten, behandeln sowie auch verwalten zu übersetzen ist. (Karlöf und Lövingsson, 2006, S.12)
Das Management beinhaltet Tätigkeiten, Vorgänge und/oder Prozesse zur Leitung eines Unternehmens. (Wikipedia)
Nachfolgend werden die Begriffserklärungen für Projekt/Projektmanagement von drei der bekanntesten Projektinstitutionen und vom Deutschen Institut für Normen zitiert. Eine weitere, etwas unterschiedliche Definition habe ich bei einer Consulting Firma gefunden.
Die spm (swiss project management association) verweist im Bezug auf die Begriffserklärung von Projekt auf Wikipedia:
„Als Projekt bezeichnet man ein einmaliges Vorhaben auf Zeit. In der allgemeinen Bedeutung eines besonderen Vorhabens geht dies auf das lateinische Verb proiacere (pro= vor, für, iacere = werfen) und dessen Partizip proiectus zurück. Das bezeichnete den Vorgang bzw. das Resultat einer negativen oder positiven Heraushebung einer Person oder Sache (proiacere: jdm. etwas vorwerfen, jdn. wegjagen, etw. aufgeben; proiectus: zu etw. geneigt, herausragend; niedrig, verächtlich).“ (Wikipedia)
„Ein Projekt bezeichnet eine Gesamtheit vielseitiger Vorgänge, die zum Ziel haben, die Bedürfnisse eines Auftraggebers zu befriedigen. Umgangssprachlich ist es ein Vorhaben mit Entwurfscharakter.“(Wikipedia)
Die IPMA Competence Baseline der International Project Management Association (IPMA) hat folgende Definition für Projekt:
„Ein zeit- und kostenbeschränktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualitätsstandards und Anforderungen (Erfüllung der Projektziele)...“ (IPMA)
Das Project Management Body of Knowledge des amerikanischen Project Management Institute umschreibt den Begriff Projekt wie folgt:
„Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.“
Eine weitere Definition von Projektmanagement habe ich aus den Downloads bei Inopool AG, die als Unternehmensberatung vor allem im Gesundheitswesen tätig ist, gefunden:
Inopool bemerken, dass es in der Literatur keine einheitliche Beschreibung gibt. Vielmehr wird unterschieden zwischen PM als Institution und PM als Funktion. Sie erachten es deshalb als zweckmäßig, beide Beschriebe zu kombinieren und wie folgt zu definieren:
„PM ist ein Führungskonzept zur Planung, Steuerung, Regelung und Kontrolle von Projekten und die Institution, welche das Projekt plant, steuert und kontrolliert.“ (Inopool AG)
Das Deutsche Institut für Normung e.V. schreibt unter der DIN-Nr DIN 69901 folgenden Satz:
„Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“
Change stammt aus dem Englischen und heisst: (ver)ändern, verwandeln. (Langenscheidt)
Das verdeutschte Wort für Changemanagement ist „Veränderungsmanagement“ oder, ganz Deutsch jedoch eher schwerfällig, Veränderungssteuerung oder Veränderungsunternehmensführung/-Leitung.
„Das Change Management ging aus dem Konzept des „management by objektiv“ (MBO, zielorientiertes Management) hervor und stellte die Fähigkeit in den Vordergrund, während eines Projekts auf Veränderungen reagieren zu können.“ (Abolhassan, 2003, S.17)
Change Management in der vorliegenden Arbeit wird jedoch folgendermassen verstanden:
„Changemanagement wird am häufigsten und einheitlichsten für die Umschreibung von Aktivitäten der Steuerung und Gestaltung von geplanten Veränderungsprozessen verwendet. Changemanagement umfasst einen Veränderungsprozess, der durch den Druck des Umfelds der betrachteten Institution ausgelöst und zu einer umfassenden Neuausrichtung führt.“ (Aeberhard, 2005, S.5)
„Unter Veränderungsmanagement (…) lassen sich alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten zusammenfassen, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weit reichende Veränderung – zur Umsetzung von neuen Strategien, Strukturen, Systemen, Prozessen oder Verhaltensweisen – in einer Organisation bewirken sollen. Mit der Verfolgung von Änderungen an Produkten befasst sich das Änderungswesen.“(Wikipedia)
„Die Grundannahme ist, dass eine bessere Zukunft – im Vergleich mit der als unzureichend empfundenen Gegenwart – geschaffen werden soll. Change Management ist kein Selbstzweck, sonder die Antwort auf einen fundamentalen Veränderungsbedarf im Unternehmen.“ (Capgemini Consulting, 2008, S.14)
Mit diesen Erläuterungen trifft der Ausdruck Change Management auch das Verständnis jenes Betriebes, in welchem die Autorin dieser Arbeit in der Leitung von Projekten tätig ist.
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