Rationelle Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation am Beispiel eines Dienstleistungsunternehmens

Inhaltsverzeichnis

• Einleitung
• Theoretische Grundlagen
  • Einstieg ins Thema
  • Aufbauorganisation
    • Erläuterung der Aufgabe
    • Aufgabenanalyse
    • Aufgabensynthese
  • Ablauforganisation
    • Arbeitsanalyse
    • Arbeitssynthese
  • Relevanz für Dienstleistungsunternehmen
    • Definition des Dienstleistungsbegriffs und Eingrenzung
    • Übertragung auf die betrachtete Dienstleistungsbranche
• Analyse des Ist-Zustandes
  • Vorgehensweise bei der Analyse
    • Allgemeine Erläuterungen
    • Analyse der Aufbauorganisation
    • Analyse der Ablauforganisation
  • Aufbauorganisation
    • Allgemeine Angaben zum Steuerbüro A
    • Aufgabenanalyse nach der Leistung, dem Zweck und der Verrichtung
    • Aufgabenanalyse nach dem Rang und der Phase
    • Analyse der Stellengliederung
    • Mandanten - der externe Faktor
    • Aktenordnung und „Dokumentenorganisation"
    • Bewertung der Aufbauorganisation
  • Ablauforganisation
    • Analyse der Organisationsformen
    • Mandatsannahme
    • Sekretariatsarbeiten
    • Finanzbuchhaltung
    • Jahresabschlusserstellung
    • Ermittlung der Einkommenssteuer
    • Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Prüfungen
    • Arbeitsaufgaben des Kanzleiinhabers
    • Arbeitsaufgaben der Auszubildenden
    • Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter
    • Mandatsbeendigung
    • Bewertung der Ablauforganisation
• Synthese des Soll-Zustandes
  • Vorgehensweise bei der Synthese
    • Allgemeine Erläuterungen
    • Synthese der Aufbauorganisation
    • Synthese der Ablauforganisation
  • Aufbauorganisation
    • Aufgabensynthese
    • Mandatsbeurteilung
    • Aktenordnung und „Dokumentenorganisation"
  • Ablauforganisation
    • Mandatsannahme
    • Sekretariatsarbeiten
    • Finanzbuchhaltung
    • Jahresabschlusserstellung
    • Ermittlung der Einkommenssteuer
    • Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Prüfungen
    • Arbeitsaufgaben des Kanzleiinhabers
    • Arbeitsaufgaben der Auszubildenden
    • Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter
    • Mandatsbeendigung
• Implementierung von „Eigenorganisation comfort"
• Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000
  • Theoretische Grundlagen zu der Normengruppe DIN EN ISO 9000ff
  • Notwendige Arbeitsschritte zur Zertifizierung

Zielsetzung und Themenschwerpunkte

Die vorliegende Arbeit analysiert die Aufbau- und Ablauforganisation eines Steuerbüros und entwickelt Vorschläge zur Optimierung. Ziel ist es, ein effizienteres und effektiveres Arbeitsmodell zu konzipieren.

• Analyse der Ist-Situation der Aufbau- und Ablauforganisation eines Steuerbüros
• Entwicklung eines Soll-Modells für eine optimierte Organisation
• Implementierung der vorgeschlagenen Änderungen
• Betrachtung der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000
• Relevanz der Ergebnisse für Dienstleistungsunternehmen

Zusammenfassung der Kapitel

Einleitung: Dieses Kapitel führt in das Thema der Arbeit ein und beschreibt die Zielsetzung und den Aufbau der Untersuchung. Es wird die Relevanz der Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisationen in Dienstleistungsunternehmen, speziell Steuerbüros, hervorgehoben.

Theoretische Grundlagen: Dieser Abschnitt legt die theoretischen Grundlagen für die Analyse und Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation. Es werden verschiedene Organisationsformen und -methoden vorgestellt und im Kontext der Dienstleistungsbranche eingeordnet. Der Fokus liegt auf der Definition von Dienstleistungen und deren Besonderheiten im Vergleich zu anderen Wirtschaftszweigen. Es werden die Konzepte der Aufgabenanalyse und -synthese erläutert, um die Grundlage für die spätere Optimierung zu schaffen. Die Relevanz dieser Konzepte für Dienstleistungsunternehmen, insbesondere Steuerbüros, wird ausführlich diskutiert.

Analyse des Ist-Zustandes: In diesem Kapitel wird die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation eines konkreten Steuerbüros (Steuerbüro A) detailliert analysiert. Es werden die Aufgaben, Abläufe und die organisatorische Struktur des Büros untersucht. Die Analyse umfasst sowohl die Aufbauorganisation (Aufgabenverteilung, Stellenbeschreibungen, Hierarchien) als auch die Ablauforganisation (Arbeitsabläufe, Prozessgestaltung). Es werden Stärken und Schwächen der bestehenden Organisation identifiziert und kritisch bewertet. Die Analyse beinhaltet die Betrachtung externer Faktoren, wie Mandanten, und interner Faktoren, wie die Aktenordnung.

Synthese des Soll-Zustandes: Dieses Kapitel präsentiert ein optimiertes Soll-Modell für die Aufbau- und Ablauforganisation des untersuchten Steuerbüros, basierend auf den Ergebnissen der Ist-Analyse. Es werden konkrete Verbesserungsvorschläge unterbreitet und deren Umsetzung erläutert. Die Aufgabensynthese, die Gestaltung optimierter Arbeitsabläufe und die Verbesserung der internen Kommunikation stehen im Mittelpunkt. Die neu gestaltete Aktenordnung und Dokumentenorganisation wird ebenfalls detailliert beschrieben.

Implementierung von „Eigenorganisation comfort“: Dieses Kapitel beschreibt die praktische Implementierung der im vorherigen Kapitel entwickelten Optimierungsmaßnahmen. Es werden die notwendigen Schritte, der Zeitplan und die zu erwartenden Herausforderungen detailliert dargestellt. Der Fokus liegt auf der praktischen Umsetzung und den damit verbundenen Aspekten.

Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000: Das Kapitel beleuchtet die theoretischen Grundlagen der DIN EN ISO 9000ff Normengruppe und beschreibt die notwendigen Arbeitsschritte für die Zertifizierung des Steuerbüros nach DIN EN ISO 9001:2000. Es wird die Bedeutung der Zertifizierung für die Qualitätssicherung und die Verbesserung der Prozesse im Steuerbüro erläutert.

Schlüsselwörter

Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Dienstleistungsunternehmen, Steuerbüro, Aufgabenanalyse, Arbeitssynthese, Prozessoptimierung, DIN EN ISO 9001:2000, Effizienz, Effektivität, Mandantenmanagement, Dokumentenorganisation.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation eines Steuerbüros

Was ist der Gegenstand dieser Arbeit?

Diese Arbeit analysiert die Aufbau- und Ablauforganisation eines Steuerbüros und entwickelt Vorschläge zur Optimierung, um ein effizienteres und effektiveres Arbeitsmodell zu schaffen. Sie umfasst eine detaillierte Ist-Analyse, die Entwicklung eines Soll-Modells und die Betrachtung der Implementierung sowie einer möglichen Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000.

Welche Themen werden in der Arbeit behandelt?

Die Arbeit behandelt folgende Themen: Analyse der Ist-Situation der Aufbau- und Ablauforganisation eines Steuerbüros, Entwicklung eines Soll-Modells für eine optimierte Organisation, Implementierung der vorgeschlagenen Änderungen, Betrachtung der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 und die Relevanz der Ergebnisse für Dienstleistungsunternehmen.

Wie ist die Arbeit strukturiert?

Die Arbeit gliedert sich in mehrere Kapitel: Einleitung, Theoretische Grundlagen (inkl. Aufbau- und Ablauforganisation sowie deren Relevanz für Dienstleistungsunternehmen), Analyse des Ist-Zustandes (inkl. detaillierter Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation des Steuerbüros A), Synthese des Soll-Zustandes (inkl. konkreter Verbesserungsvorschläge), Implementierung von „Eigenorganisation comfort“, und Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000.

Was wird unter Aufbauorganisation verstanden und wie wird sie in der Arbeit analysiert?

Die Aufbauorganisation beschreibt die statische Struktur des Unternehmens, also die Aufgabenverteilung, die Stellenbeschreibungen und die Hierarchien. Die Analyse umfasst die Aufgabenanalyse nach Leistung, Zweck und Verrichtung, nach Rang und Phase, die Analyse der Stellengliederung, die Betrachtung externer Faktoren (Mandanten) und die Aktenordnung. Die Bewertung der bestehenden Aufbauorganisation wird ebenfalls durchgeführt.

Was wird unter Ablauforganisation verstanden und wie wird sie in der Arbeit analysiert?

Die Ablauforganisation beschreibt die dynamischen Prozesse im Unternehmen, also die Arbeitsabläufe und die Prozessgestaltung. Die Analyse beinhaltet die Analyse der Organisationsformen, die detaillierte Betrachtung verschiedener Arbeitsabläufe (Mandatsannahme, Sekretariatsarbeiten, Buchhaltung, etc.), die Aufgaben des Kanzleiinhabers, der Auszubildenden und der Mitarbeiter sowie eine Bewertung der Ablauforganisation.

Wie wird der Soll-Zustand der Organisation gestaltet?

Der Soll-Zustand wird auf Basis der Ist-Analyse entwickelt. Es werden konkrete Verbesserungsvorschläge für die Aufbau- und Ablauforganisation unterbreitet, inklusive einer Aufgabensynthese, der Gestaltung optimierter Arbeitsabläufe und der Verbesserung der internen Kommunikation. Die neu gestaltete Aktenordnung und Dokumentenorganisation wird ebenfalls detailliert beschrieben.

Welche Rolle spielt die DIN EN ISO 9001:2000 Zertifizierung in dieser Arbeit?

Die Arbeit beleuchtet die theoretischen Grundlagen der DIN EN ISO 9000ff Normengruppe und beschreibt die notwendigen Arbeitsschritte für eine Zertifizierung des Steuerbüros nach DIN EN ISO 9001:2000. Es wird die Bedeutung der Zertifizierung für die Qualitätssicherung und die Prozessverbesserung erläutert.

Welche Schlüsselwörter charakterisieren diese Arbeit?

Schlüsselwörter sind: Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Dienstleistungsunternehmen, Steuerbüro, Aufgabenanalyse, Arbeitssynthese, Prozessoptimierung, DIN EN ISO 9001:2000, Effizienz, Effektivität, Mandantenmanagement, Dokumentenorganisation.

Für wen ist diese Arbeit relevant?

Diese Arbeit ist relevant für Studierende, Wissenschaftler und Praktiker im Bereich der Organisationslehre, des Dienstleistungsmanagements und der Steuerberatung. Sie bietet wertvolle Einblicke in die praktische Anwendung von Organisationsmethoden und die Optimierung von Prozessen in Dienstleistungsunternehmen.