Rationelle Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation am Beispiel eines Dienstleistungsunternehmens

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Theoretische Grundlagen

2.1 Einstieg ins Thema

2.2 Aufbauorganisation

2.2.1 Erläuterung der Aufgabe

2.2.2 Aufgabenanalyse

2.2.3 Aufgabensynthese

2.3 Ablauforganisation

2.3.1 Arbeitsanalyse

2.3.2 Arbeitssynthese

2.4 Relevanz für Dienstleistungsunternehmen

2.4.1 Definition des Dienstleistungsbegriffs und Eingrenzung

2.4.2 Übertragung auf die betrachtete Dienstleistungsbranche

3 Analyse des Ist-Zustandes

3.1 Vorgehensweise bei der Analyse

3.1.1 Allgemeine Erläuterungen

3.1.2 Analyse der Aufbauorganisation

3.1.3 Analyse der Ablauforganisation

3.2 Aufbauorganisation

3.2.1 Allgemeine Angaben zum Steuerbüro A

3.2.2 Aufgabenanalyse nach der Leistung, dem Zweck und der Verrichtung

3.2.3 Aufgabenanalyse nach dem Rang und der Phase

3.2.4 Analyse der Stellengliederung

3.2.5 Mandanten – der externe Faktor

3.2.6 Aktenordnung und „Dokumentenorganisation“

3.2.7 Bewertung der Aufbauorganisation

3.3 Ablauforganisation

3.3.1 Analyse der Organisationsformen

3.3.2 Sekretariatsarbeiten

3.3.3 Mandatsannahme

3.3.4 Finanzbuchhaltung

3.3.5 Jahresabschlusserstellung

3.3.6 Ermittlung der Einkommenssteuer

3.3.7 Lohn- und Gehaltsabrechnung

3.3.8 Prüfungen

3.3.9 Arbeitsaufgaben des Kanzleiinhabers

3.3.10 Arbeitsaufgaben der Auszubildenden

3.3.11 Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter

3.3.12 Mandatsbeendigung

3.3.13 Bewertung der Ablauforganisation

4 Synthese des Soll-Zustandes

4.1 Vorgehensweise bei der Synthese

4.1.1 Allgemeine Erläuterungen

4.1.2 Synthese der Aufbauorganisation

4.1.3 Synthese der Ablauforganisation

4.2 Aufbauorganisation

4.2.1 Aufgabensynthese

4.2.2 Mandatsbeurteilung

4.2.3 Aktenordnung und „Dokumentenorganisation“

4.3 Ablauforganisation

4.3.1 Sekretariatsarbeiten

4.3.2 Mandatsannahme

4.3.3 Finanzbuchhaltung

4.3.4 Jahresabschlusserstellung

4.3.5 Ermittlung der Einkommenssteuer

4.3.6 Lohn- und Gehaltsabrechnung

4.3.7 Prüfungen

4.3.8 Arbeitsaufgaben des Kanzleiinhabers

4.3.9 Arbeitsaufgaben der Auszubildenden

4.3.10 Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter

4.3.11 Mandatsbeendigung

5 Implementierung von „Eigenorganisation comfort“

6 Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000

6.1 Theoretische Grundlagen zu der Normengruppe DIN EN ISO 9000ff

6.2 Notwendige Arbeitsschritte zur Zertifizierung

7 Schlussbetrachtung

Zielsetzung & Themen

Das Hauptziel dieser Arbeit besteht darin, die Aufbau- und Ablauforganisation in einem Dienstleistungsunternehmen (Steuerbüro A) zu rationalisieren. Ausgehend von einer Literaturrecherche und einer Ist-Analyse werden Potenziale zur Effizienzsteigerung aufgedeckt und ein Soll-Zustand definiert, der durch die Implementierung moderner Softwarelösungen sowie durch die Vorbereitung auf eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 in die Unternehmensstruktur überführt wird.

• Analyse und Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation
• Einsatz und Anpassung der DATEV-Software „Eigenorganisation comfort“
• Erarbeitung einheitlicher Arbeitsgänge für Kernbereiche der Steuerkanzlei
• Integration eines Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001:2000
• Strategische Neuausrichtung des Mandantenmanagements

Auszug aus dem Buch

Zusammenfassung der Kapitel

1 Einleitung: Dieses Kapitel stellt die Bedeutung von Organisation für den Unternehmenserfolg dar und definiert das Ziel, die Aufbau- und Ablauforganisation des Steuerbüros A durch eine Ist-Analyse und Soll-Definition zu rationalisieren.

2 Theoretische Grundlagen: Hier werden die theoretischen Basisbegriffe der Aufbau- und Ablauforganisation auf Basis der Fachliteratur erläutert und eine Übertragung auf Dienstleistungsunternehmen vorgenommen.

3 Analyse des Ist-Zustandes: Dieses Kapitel dokumentiert die Ist-Analyse des Steuerbüros A, einschließlich der Mitarbeiterbefragung zu verschiedenen Arbeitsgängen, und bewertet die bestehenden Strukturen.

4 Synthese des Soll-Zustandes: Basierend auf der Analyse werden hier konkrete Rationalisierungsvorschläge für die Aufbau- und Ablauforganisation entwickelt und als Soll-Zustand definiert.

5 Implementierung von „Eigenorganisation comfort“: Dieses Kapitel beschreibt die praktische Umsetzung der erarbeiteten Soll-Vorgaben in der DATEV-Software.

6 Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000: Hier werden theoretische Ansätze und praktische Arbeitsschritte für eine zukünftige Zertifizierung der Kanzlei aufgezeigt.

7 Schlussbetrachtung: Das Kapitel fasst die Ergebnisse zusammen, diskutiert die Erreichung der Teilziele und gibt einen Ausblick auf die notwendige kontinuierliche Qualitätssicherung.

Schlüsselwörter

Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Dienstleistungsunternehmen, Steuerkanzlei, Rationalisierung, Ist-Analyse, Soll-Zustand, Arbeitsanalyse, Arbeitssynthese, Aufgabenanalyse, Aufgabensynthese, DATEV, Eigenorganisation comfort, Qualitätsmanagement, DIN EN ISO 9001

Häufig gestellte Fragen

Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?

Die Arbeit befasst sich mit der Analyse und Optimierung der internen Aufbau- und Ablauforganisation eines Steuerberatungsunternehmens, um Prozesse durch Rationalisierungsmaßnahmen effizienter zu gestalten.

Was sind die zentralen Themenfelder?

Die Schwerpunkte liegen auf der Aufgabenanalyse und -synthese, der Standardisierung von Arbeitsgängen (z.B. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung) sowie der Implementierung IT-gestützter Organisationskonzepte.

Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?

Ziel ist es, den Ist-Zustand der Kanzleiorganisation zu erfassen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren, einen rationellen Soll-Zustand zu definieren und diesen softwaregestützt umzusetzen.

Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?

Es erfolgt ein Literaturvergleich zu theoretischen Grundlagen der Organisation, verbunden mit einer Ist-Analyse mittels Mitarbeiterbefragungen und der anschließenden Entwicklung eines Soll-Modells.

Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?

Der Hauptteil gliedert sich in die detaillierte Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe in verschiedenen Leistungsbereichen der Kanzlei sowie die Ableitung und Beschreibung des optimierten Soll-Zustandes.

Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?

Wichtige Begriffe sind Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Steuerkanzlei, Rationalisierung, Aufgabenanalyse, DATEV-Software und Qualitätsmanagement.

Warum ist das Mandantenstammblatt für die Organisation wichtig?

Ein ergebniszielorientiertes Mandantenstammblatt dient als Leitfaden im Aufnahmegespräch und stellt sicher, dass alle relevanten Daten für die mandantenspezifische Bearbeitung von Anfang an erfasst werden.

Welche Rolle spielt die Software „Eigenorganisation comfort“?

Sie fungiert als IT-Basis für die Implementierung der neuen Organisationsstrukturen, indem sie Arbeitsgänge auftragsbezogen abbildet und eine transparente Verfolgung der Bearbeitungsstände ermöglicht.

Wie werden die Arbeitsgänge in der Kanzlei bewertet?

Die Bewertung erfolgt anhand ihrer Notwendigkeit (Haupt-/Neben-/Zusatztätigkeit) und Einheitlichkeit; durch die Identifizierung vorteilhafter Arbeitsweisen einzelner Mitarbeiter sollen diese als Standard für die gesamte Kanzlei etabliert werden.