Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung: Outtasking und Financial Shared Service Center

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung und Motivation der Arbeit

1.1 Motivation

1.2 Fragestellungen und Herausforderungen

1.3 Ziele der Arbeit

1.4 Vorgehensweise zur Erlangung der Ergebnisse

1.5 Inhalte und Struktur der Arbeit

2 Verortung des Rechnungsprozesses in der Financial Supply Chain

2.1 Financial Chain Management und der Beitrag zum Unternehmenserfolg

2.1.1 Definitorische Abgrenzung von SC, SCM, FSC und FSCM

2.1.2 Akteure im Financial Supply Chain Management

2.1.3 Teilprozesse der Financial Chain und elektronische Rechnungen

2.1.4 Cash-to-Cash-Cycle - Das Maß der Dinge

2.2 Bedeutung und Möglichkeiten des Rechnungsprozesses im Unternehmen

2.3 Zwischenfazit

3 Grundlagen im elektronischen Rechnungsaustausch

3.1 Offene Potentiale in der Rechnungsstellung

3.1.1 Ineffizienzen in traditionellen, papierbasierten Rechnungsprozessen

3.1.2 Verbesserungen durch Electronic Data Interchange

3.1.3 Übergang zu Electronic Invoice Presentment and Payment

3.2 Modelle des Electronic Invoice Presentment and Payment

3.2.1 Buyer-Direct-Modell

3.2.2 Biller-Direct-Modell

3.2.3 Consolidator-Modell

3.3 Herausforderungen und Problemfelder

3.3.1 „Critical-Mass-Problem“ und fehlende Standards

3.3.2 Return on Investment und fehlende Klarheit der Wirtschaftlichkeit

3.3.3 Rechtssicherheit und die elektronische Rechnungsstellung

3.3.4 Problematik des grenzüberschreitenden Rechnungsverkehrs

3.3.5 Weitere Problemfelder

3.4 Praxisbeispiel EDEKA Minden-Hannover

3.4.1 Unternehmensvorstellung

3.4.2 Problemstellung

3.4.3 Zielvorstellungen

3.4.4 Vorgehensweisen

3.4.5 Monetäre Analyse

3.5 Zwischenfazit

4 Rechnungsempfängerprozesse

4.1 Definition und Merkmale der Accounts Payable

4.2 Der Rechnungssteller als Ausgangspunkt

4.3 Die Rechnungsempfängerprozesse

4.3.1 EXKURS Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten

4.3.2 Eingang und Erfassung von Rechnungsdaten

4.3.3 Rechnungsprüfung (Signatur)

4.3.4 Extraktion und Klassifikation der Informationen

4.3.5 Rechnungsprüfung (sachlich, fachlich, kreditorisch)

4.3.6 Freigabe, Buchung und Zahlung

4.3.7 Archivierung

4.4 Zwischenfazit

5 Workflow in der Rechnungseingangsbearbeitung

5.1 Definitionen und Begriffsbestimmungen

5.1.1 Definition und Merkmale von Workflows

5.1.2 Wesentliche Merkmale von Workflow

5.1.3 Abgrenzung von Workflow und Groupware

5.1.4 Kategorien von Workflows

5.2 Workflows in der Rechnungseingangsbearbeitung

5.2.1 Workflows für Ausnahmeprozesse

5.2.2 Implementierung von Workflows

5.2.3 Nutzenpotentiale von Workflows

5.2.4 Risiken von Workflows

5.3 Zwischenfazit

6 Outtasking und Financial Shared Service Center

6.1 Rechnungsprozesse im Financial Shared Service Center

6.1.1 Definition und Grundlagen eines Shared Service Centers

6.1.2 Abgrenzung zu Outsourcing und Zentralisierung

6.1.3 Gestaltungsvarianten eines (F)SSC

6.1.4 Vorteile des Shared Services Konzepts

6.1.5 Risiken und Herausforderungen des Shared Services Konzepts

6.1.6 Praktische Relevanz von Shared Services

6.2 Outtasking von Rechnungsprozessen

6.2.1 Definition, Grundlagen und Gestaltungsvarianten des Outtasking

6.2.2 Vorteile des Outtasking Konzepts

6.2.3 Risiken und Herausforderungen des Outtasking-Konzepts

6.2.4 Vergütung von Outtasking-Dienstleistungen

6.2.5 Praktische Relevanz von Outsourcing-Aktivitäten

6.3 Geeignete Prozesse für ein FSSC und Outtasking

6.4 Workflowproblematik

6.5 Service Level Agreements und Dienstleistungsverträge

6.6 „Make-or-Buy“ - FSSC oder externe Dienstleister

6.6.1 Determinaten der Entscheidung zwischen Outtasking und FSSC

6.6.2 Weitere Fragestellungen

6.7 Szenario zur Entscheidungsunterstützung

6.7.1 Grundsätze der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

6.7.2 Vorgehensweise der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

6.7.3 Umsetzung und Resultate der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

6.8 Zwischenfazit

7 Fazit

8 Ausblick

8.1 Vision vom papierlosen Büro

8.2 „Multichannel“ Rechnungsversand on demand

8.3 „Cross Consolidation“ der Rechnungskonsolidatoren

8.4 „Hybride Modelle“ - Joint Venture als Mittelweg

8.5 Ausblick Shared Services und Outsourcing

Zielsetzung & Themen

Die vorliegende Arbeit untersucht die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung als strategischen Hebel zur Effizienzsteigerung und Liquiditätssicherung in Unternehmen. Dabei wird der Rechnungsprozess in die Financial Supply Chain eingeordnet, um Optimierungspotenziale gegenüber traditionellen, papierbasierten Verfahren aufzuzeigen und alternative Organisationsmodelle wie Financial Shared Service Center oder Outtasking kritisch zu bewerten.

• Analyse der Financial Supply Chain und Einordnung von Rechnungsprozessen
• Vergleich von EIPP-Modellen (Buyer-Direct, Biller-Direct, Consolidator)
• Bewertung von Workflow-Systemen zur Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung
• Untersuchung von Outsourcing- und Shared-Service-Konzepten als alternative Organisationsformen
• Methodische Entscheidungsunterstützung mittels Wirtschaftlichkeitsanalyse

Auszug aus dem Buch

Zusammenfassung der Kapitel

1 Einleitung und Motivation der Arbeit: Diese Einführung erläutert die Relevanz der Rechnungseingangsbearbeitung im Kontext von Wirtschaftskrisen und Effizienzsteigerung und definiert die Forschungsziele der Arbeit.

2 Verortung des Rechnungsprozesses in der Financial Supply Chain: Dieses Kapitel bettet den Rechnungsprozess in die Finanzkette ein und stellt die Bedeutung von Kennzahlen wie dem Cash-to-Cash-Cycle für den Unternehmenserfolg heraus.

3 Grundlagen im elektronischen Rechnungsaustausch: Hier werden Ineffizienzen papierbasierter Prozesse analysiert sowie EIPP-Modelle und deren rechtliche Rahmenbedingungen sowie Herausforderungen für Unternehmen diskutiert.

4 Rechnungsempfängerprozesse: Dieses Kapitel detailliert die einzelnen Arbeitsschritte der Accounts Payable, von der Erfassung über die Prüfung bis zur Archivierung, unter Verwendung von Prozessketten.

5 Workflow in der Rechnungseingangsbearbeitung: Es wird definiert, wie Workflow-Management-Systeme die Automatisierung und Standardisierung bei der Rechnungsprüfung unterstützen und welche Nutzenpotenziale und Risiken dabei bestehen.

6 Outtasking und Financial Shared Service Center: Das Kernstück der Arbeit vergleicht inhouse Lösungen (Shared Service Center) mit externen Outsourcing-Optionen (Outtasking) und führt eine beispielhafte Wirtschaftlichkeitsanalyse durch.

7 Fazit: Die Arbeit resümiert, dass die elektronische Bearbeitung als Wettbewerbsfaktor unverzichtbar ist und trotz anfänglicher Skepsis erhebliche Potenziale zur Optimierung des Working Capitals bietet.

8 Ausblick: Der Ausblick skizziert zukünftige Entwicklungen wie das papierlose Büro, Multichannel-Konzepte und die zunehmende Vernetzung von Service-Providern.

Schlüsselwörter

Diplomarbeit, Wirtschaftsinformatik, Outtasking, Outsourcing, Financial Shared Service Center, Rechnungseingangsbearbeitung, Prozesse, Workflow, EIPP, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Nutzen, Risiken, Ausblick, Liquidität, Prozessoptimierung.

Häufig gestellte Fragen

Worum geht es in der Arbeit grundlegend?

Die Diplomarbeit untersucht die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung als Mittel zur Effizienzsteigerung und Liquiditätsoptimierung in Unternehmen unter Berücksichtigung von Inhouse- und Outtasking-Strategien.

Was sind die zentralen Themenfelder?

Die zentralen Themen sind die Financial Supply Chain, EIPP-Modelle, Workflow-Management, Shared Service Center und Outsourcing-Konzepte.

Was ist das primäre Ziel der Arbeit?

Das Ziel ist die Identifikation von Problemen und Optimierungspotenzialen in Rechnungseingangsprozessen sowie die Entwicklung einer Methodik zur Entscheidungsunterstützung bei der Wahl zwischen Inhouse- oder externen Lösungen.

Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?

Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturrecherche und empirischen Studien sowie einer rechnerischen Wirtschaftlichkeitsanalyse zur Evaluierung verschiedener Organisationsmodelle.

Was wird im Hauptteil behandelt?

Der Hauptteil umfasst theoretische Grundlagen des elektronischen Rechnungsaustauschs, eine detaillierte Analyse der Rechnungsempfängerprozesse, die Implementierung von Workflows sowie den Vergleich von Shared Service Centern und Outtasking.

Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?

Die wichtigsten Begriffe sind Rechnungseingangsbearbeitung, Financial Shared Service Center, Outtasking, EIPP, Workflow und Wirtschaftlichkeitsanalyse.

Welche Rolle spielen Shared Service Center in der Arbeit?

Shared Service Center werden als eine Strategie zur Zentralisierung von Unterstützungsfunktionen innerhalb eines Konzerns analysiert, um Synergien zu heben und Kosten zu reduzieren.

Warum wird das Thema Wirtschaftlichkeitsanalyse so detailliert behandelt?

Da die Entscheidung zur Umstellung des Rechnungsprozesses oft an Investitionsunsicherheiten scheitert, dient die Analyse dazu, finanzielle Auswirkungen und strategische Vorteile faktenbasiert darzustellen.

Was wird im Kapitel zum Praxisbeispiel EDEKA aufgezeigt?

Das Beispiel verdeutlicht, wie durch die Einführung elektronischer Rechnungsverarbeitung messbare Kostenreduktionen erzielt wurden und welche Herausforderungen bei der prozessualen Umstellung auftraten.