Seminarunterlage Access 2003

Inhaltsverzeichnis

2 Datenbanken - Theorie kurz & bündig

2.1 Was ist eine Datenbank?

2.2 Merkmale eines Datenbankprogramms

2.3 Relationale Datenbank

3 Datenbanken - Theorie ausführlich

3.1 Manuelle Datenbanken

3.2 EDV-gestützte Datenbanken

3.3 Die Tabelle in der Datenbank

3.4 Datensatzaufbau

3.5 Relationale Datenbank

3.6 Was sind Primärschlüsselfelder und Fremdschlüsselfelder?

3.6.1 Primärschlüsselfeld

3.6.2 Fremdschlüsselfeld

3.7 Beziehungen

3.7.1 Die 1:n-Beziehung

3.7.2 Die n : m-Beziehung

3.7.3 Die 1 : 1-Beziehung

3.8 Referentielle Integrität

3.9 Die Normalformen

3.9.1 Erste Normalform (1. NF)

3.9.2 Zweite Normalform (2. NF):

3.9.3 Dritte Normalform (3. NF)

3.10 Indizes

4 Die Benutzeroberfläche von Access 2003

4.1 Die Oberfläche nach dem Start von Access 2003

4.2 Was es sonst noch so gibt

5 Die erste Tabelle

5.1 1. Vorüberlegung

5.1.1 Aus wie vielen Tabellen soll die Datenbank bestehen?

5.1.2 Die Entwurfsansicht: Feldnamen, Felddatentyp und Feldgröße:

5.1.3 Feldeigenschaften

5.2 Ungarische Notation

5.3 Eingabe von Feldnamen und ihren Eigenschaften

5.4 Bestimmung und Eingabe der Feldeigenschaften

5.4.1 Eingabe von Daten

5.4.2 Ändern der Datenstruktur

5.4.3 Bewegen in den Tabellen (Navigationssymbole und Tastaturbelegung)

5.4.4 Datensätze in der Tabellenansicht suchen

5.5 Tabellen verknüpfen

6 Eine Datenbank aufbauen

6.1 Beispiel: Bücherverwaltung

6.2 Reihenfolge der Datenbank-Erstellung

7 Daten eingeben und löschen

7.1 Dateneingabe

7.2 Datensatz löschen

8 Filtern und Sortieren

8.1 Sortieren

8.2 Filtern

8.3 Filter als Abfrage speichern

8.4 „Filtern nach“-Methode

8.5 Spezialfilter in Abfragen

9 Abfragen

9.1 Trennen von Daten und Pflege der selben

9.2 Was leisten Abfragen?

9.3 Wie erstellt man eine Abfrage?

9.3.1 Allgemeines

9.3.2 Eine Abfrage und ihr Dynaset - Eine Frage und ihre Antwort

9.3.3 Spezielles: Beispiele, Übungen und Tricks

9.3.4 Komplexes

9.4 Tabellenerstellungsabfrage

9.5 Die Aktualisierungsabfrage

9.6 Die Löschabfrage

9.7 Die Anfügeabfrage

10 Seriendruck in Word

11 Export der Daten nach Word oder Excel

12 Berichte - Kurzerläuterung

12.1 Kurzerläuterung Berichtserstellung

12.2 Tabellarischer Bericht

12.3 Bericht in Blöcken

13 Berichte - Drucken in Access

13.1 Listendruck mit dem Berichtsassistenten

13.1.1 Der Assistent, was leistet er?

13.1.2 Nachbesserungen von Hand

13.2 2. Gruppierungen mit dem Assistenten

13.3 3. Seiteneinrichtung

14 Formulare - Kurzerläuterung

15 Formulare erstellen

15.1 Formulare mit dem Auto-Formular erstellen

15.2 Arbeiten mit Formularen

15.2.1 Bewegen in Formularen

15.2.2 Datensätze hinzufügen

15.2.3 Datensätze löschen

15.2.4 Speicherung von Eingaben und Änderungen

15.2.5 Änderungen rückgängig machen

15.2.6 Suchen und Ersetzen

15.3 3. Ändern eines Formularentwurfs

15.3.1 Formular in der Entwurfansicht

15.3.2 Erstellen einer Überschrift

15.3.3 Markieren von Steuerelementen

15.3.4 Verschieben von Steuerelementen

16 Unterdatenblätter einfügen

17 Etikettendruck

Zielsetzung & Themen

Die vorliegende Seminarunterlage dient als praxisorientierte Einführung in die Arbeit mit Microsoft Access 2003. Das Hauptziel der Unterlage ist es, den Lesern ein grundlegendes Verständnis für relationale Datenbanken zu vermitteln und die notwendigen technischen Fertigkeiten zu erlernen, um eigene Datenbanken strukturiert aufzubauen, Daten effizient zu verwalten und Informationen gezielt durch Abfragen und Berichte auszuwerten.

• Theoretische Grundlagen relationaler Datenbanksysteme (Normalformen, Beziehungen)
• Strukturierter Aufbau und Definition von Tabellen und Feldeigenschaften
• Effiziente Dateneingabe, Filterung und Sortierung
• Erstellung und Konfiguration von Abfragen (Auswahl-, Aktions- und Parameterabfragen)
• Design und Gestaltung von Formularen und Berichten für die Endanwender-Interaktion

Auszug aus dem Buch

Zusammenfassung der Kapitel

Datenbanken - Theorie kurz & bündig: Definition einer Datenbank und ihre zentralen Merkmale sowie die Einführung in das Konzept der relationalen Datenbanken.

Datenbanken - Theorie ausführlich: Vertiefung der theoretischen Grundlagen mit Abgrenzung von manuellen zu EDV-gestützten Systemen, Erläuterung von Primär- und Fremdschlüsseln, Beziehungen zwischen Tabellen sowie den Normalformen zur Redundanzvermeidung.

Die Benutzeroberfläche von Access 2003: Vorstellung der Arbeitsoberfläche nach dem Programmstart und Übersicht der zentralen Objekte wie Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte.

Die erste Tabelle: Anleitung zur theoretischen Planung einer Datenbank vor der Erstellung sowie praktische Schritte zur Erstellung und Definition von Feldern in der Entwurfsansicht.

Eine Datenbank aufbauen: Anwendungsbeispiel zur strukturierten Erstellung einer Datenbank, illustriert am Szenario einer Bücherverwaltung.

Daten eingeben und löschen: Grundlagen zur Interaktion mit den Datenbeständen, sowohl in der Tabellenansicht als auch in der Formularansicht.

Filtern und Sortieren: Methoden zur gezielten Auswahl und Anordnung von Datensätzen in Tabellen, Abfragen und Formularen.

Abfragen: Umfangreiche Einführung in die Datenabfrage mit verschiedenen Abfragetypen (Auswahl, Tabellenerstellung, Aktualisierung, Löschung und Anfügung) sowie den Einsatz von Parametern.

Seriendruck in Word: Kurzanleitung zur Weiterverarbeitung von Access-Daten in Microsoft Word.

Export der Daten nach Word oder Excel: Erläuterung des Datentransfers zu anderen Microsoft Office-Anwendungen.

Berichte - Kurzerläuterung: Einführung in die Funktion der Berichte zur ansprechenden Datenpräsentation und Formatierung.

Berichte - Drucken in Access: Praktische Anleitung zur Erstellung von Berichten mittels Assistenten und zur manuellen Nachbesserung des Layouts.

Formulare - Kurzerläuterung: Kurzer Überblick über den Einsatz von Formularen zur benutzerfreundlichen Dateneingabe.

Formulare erstellen: Detaillierte Anleitung zur Erstellung, Anpassung und Gestaltung von Formularen inklusive der Arbeit mit Steuerelementen.

Unterdatenblätter einfügen: Vorgehensweise zur Verknüpfung von abhängigen Tabellen innerhalb eines Formulars oder einer Tabelle.

Etikettendruck: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Etiketten auf Basis existierender Datenquellen.

Schlüsselwörter

Access 2003, Datenbank, Relational, Tabelle, Primärschlüssel, Fremdschlüssel, Normalisierung, Abfrage, Formular, Bericht, Feldeigenschaften, Datenstruktur, Datensatz, Indizes, referentielle Integrität

Häufig gestellte Fragen

Worum geht es in dieser Unterlage im Kern?

Die Unterlage dient als praxisorientierte Einführung in die Grundlagen der Datenbankverwaltung mit Microsoft Access 2003, von der theoretischen Planung bis hin zur Erstellung von Benutzeroberflächen und Berichten.

Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?

Die zentralen Themen umfassen den strukturellen Aufbau von Datenbanken (Normalformen, Beziehungen), die Arbeit mit Tabellen, die Erstellung komplexer Abfragen, sowie das Design von Formularen und Berichten.

Was ist das primäre Ziel der Arbeit?

Das Ziel ist es, dem Anwender zu vermitteln, wie man redundanzfreie Datenbankstrukturen entwirft und wie man mit Access-Werkzeugen Daten effizient verwaltet, verknüpft und auswertet.

Welche wissenschaftliche oder technische Methode wird verwendet?

Der Fokus liegt auf der methodischen Vorgehensweise der Normalisierung von Datenstrukturen und der logischen Verknüpfung von Tabellen innerhalb eines relationalen Datenbanksystems.

Was wird im Hauptteil der Unterlage behandelt?

Im Hauptteil liegt der Schwerpunkt auf der praktischen Umsetzung: Die Erstellung von Tabellen inklusive Feldeigenschaften, die Nutzung der Abfrage-Entwurfsansicht für komplexe Datenmanipulationen sowie die Gestaltung von Formularen und Berichten.

Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren diese Arbeit?

Die Arbeit ist geprägt durch Begriffe wie relationale Datenbanken, Primärschlüssel, Normalformen, Abfrage-Dynasets und die Steuerelement-Gestaltung in Formularen.

Warum ist die Normalisierung einer Datenbank so wichtig?

Die Normalisierung ist essenziell, um redundante (doppelte) Informationen zu minimieren, die physische Datenbankgröße gering zu halten und den logischen Aufbau sowie die Pflege der Daten erheblich zu vereinfachen.

Wie lassen sich Abfragen flexibler gestalten?

Abfragen können durch den Einsatz von Parametern (Eingabeaufforderungen zur Laufzeit) sowie durch die Kombination mit Stellvertreterzeichen (Wildcards) flexibel und dynamisch an verschiedene Suchanforderungen angepasst werden.