Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

1.1 Begründung der Themenwahl – Warum Dokumenten-Management-Systeme?

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

2. Der Energiebinnenmarkt in Deutschland

2.1 Der Strom- und Gasbinnenmarkt vor der Liberalisierung

2.2 Grundlegende Informationen zur Liberalisierung des Energiebinnenmarktes

2.3 Die gesetzlichen Entwicklungen des Energiebinnenmarktes

2.3.1 Die EU-Richtlinie Elektrizität und Erdgas

2.3.2 Das Gesetz zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts

2.4 Die Verbändevereinbarungen für Strom und Gas

2.4.1 Allgemeine Informationen zu den Verbändevereinbarungen

2.4.2 Die Verbändevereinbarungen Strom

2.4.3 Die Verbändevereinbarungen Erdgas

2.5 Zukünftige Veränderungen auf den Energiemärkten

2.5.1 Weltweite Entwicklungen im Zeichen von Umwelt und Nachhaltigkeit

2.5.2 Veränderungen der Wasserwirtschaft

2.6 Die Aufstellung der GWV Fulda als Dienstleistungsunternehmen auf dem deutschen Energiebinnenmarkt

2.6.1 Die Kompetenzen der Unternehmensgruppe GWV Fulda und GWV Osthessen

2.6.2 Zahlenspiegel und Leistungsspektrum

2.6.3 Die Unternehmensziele

2.6.4 Reaktionen auf die Liberalisierung des Energiemarktes

3. Wesen des Dokumenten-Managements

3.1 Historische Entwicklung des Dokumenten-Managements

3.2 Ablage- und Archivierungsstrategie

3.2.1 Schriftgutanalyse

3.2.2 Ablageorganisation und Ordnungssysteme

3.3 Weitere Speichermedien

3.4 Begriffsbestimmung „Zeichen“, „Daten“, „Dokumente“

3.4.1 Der Begriff „Zeichen“ und „Daten“

3.4.2 Der Begriff „Dokument“

3.4.3 Merkmale und Ausprägungen von Dokumenten

3.5 Information und Wissen

3.6 Dokumenten-Management im engeren und im weiteren Sinne

3.7 DMS und deren Struktur

3.7.1 DMS

3.7.2 Die Struktur

3.8 Anwendungsbereiche von DMS

3.8.1 Elektronische Archivierung

3.8.2 Recherchesysteme

3.8.3 Groupware

3.8.4 Wissensmanagement

3.8.5 Contentmanagement

3.9 Die Architektur von DMS

3.10 Einsatzbereiche von DMS

3.11 Gesetzliche Anforderungen an ein DMS

3.11.1 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

3.11.2 Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung

3.11.3 Signaturgesetz

3.11.4 Steuersenkungsgesetz in Verbindung mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

3.11.5 Weitere gesetzliche Vorschriften beim Einsatz von DMS

4. Projektmanagement zur Einführung eines DMS

4.1 Begriffsdefinitionen „Projekt“ und „Projektmanagement“

4.2 Der Projektlebenszyklus

4.2.1 Die Vorlaufphase / Vorstudie

4.2.2 Die Planungsphase

4.2.2.1 Der Projektstrukturplan

4.2.2.2 Das Projektteam und dessen Organisation

4.2.2.3 Der Projektablauf

4.2.2.4 Die Kosten

4.2.2.5 Die Qualität

4.2.3 Die Durchführungsphase

4.2.4 Projektsteuerung und Kontrolle

4.3 Krisen- Konflikt- und Risikomanagement bei der Einführung eines DMS

5. Die Vorstudie zur Einführung eines DMS

5.1 Das Bereichsleiter-Interview und die Fragebogenaktion

5.2 Die strategischen Ziele der GWV Fulda bezüglich eines DMS

5.3 Die operativen Ziele und Nutzenpotentiale beim Einsatz eines DMS

5.4 Kalkulation zur Bewertung quantitativer Nutzenpotentiale durch den Einsatz eines DMS in der GWV Fulda

5.5 Möglichkeiten zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit eines DMS

5.5.1 Die statischen Verfahren der Investitionsrechnung

5.5.2 Die dynamischen Verfahren der Investitionsrechnung

5.5.3 Die mehrdimensionalen Verfahren

5.6 Die Anforderungskriterien der GWV Fulda an ein DMS

5.6.1 Die funktionalen Anforderungen

5.6.2 Hard- und softwaretechnische Voraussetzungen der GWV Fulda – Der IST-Zustand

5.7 Mögliche Einsatzbereiche für ein DMS in der GWV Fulda

5.8 Die Anbieter– und Systemauswahl

5.9 Die Budgetplanung

6. Weiterführende Betrachtungen

6.1 Die Weiterentwicklung vom DMS zum WFMS

6.1.1 Das Zusammenspiel von DMS und WFMS

6.1.2 Begriffsdefinitionen

6.1.3 Die Notwendigkeit von WFMS

6.1.4 Die Funktionen eines WFMS

6.1.5 Die Bearbeitung der Kreditorenrechnungen als Geschäftsprozess in der GWV Fulda

6.2 Application Service Providing (ASP) – Outsourcing des DMS

6.2.1 Allgemeine Informationen zu ASP

6.2.2 Leistungsanforderungen an ASP-Anbieter und Preismodelle

7. Fazit

Zielsetzung & Themen

Das Hauptziel dieser Diplomarbeit ist die strategische und operative Untersuchung zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bei der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH (GWV Fulda), um die Effizienz der Informationsversorgung angesichts eines liberalisierten Energiemarktes zu steigern.

• Analyse der Rahmenbedingungen und Herausforderungen durch die Marktliberalisierung für Energieversorgungsunternehmen.
• Grundlagen des Dokumenten-Managements, technologische Architekturen und gesetzliche Archivierungsanforderungen.
• Anwendung von Projektmanagement-Methoden zur Planung und Implementierung komplexer DMS-Projekte.
• Durchführung einer Vorstudie bei der GWV Fulda zur Ermittlung von Nutzenpotentialen und Anforderungskriterien.
• Kostenkalkulation und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung als Entscheidungsgrundlage für die Einführung eines DMS.
• Ausblick auf die Weiterentwicklung zu prozessunterstützenden Workflow-Management-Systemen (WFMS).

Auszug aus dem Buch

Zusammenfassung der Kapitel

1. Einleitung: Dieses Kapitel begründet die Notwendigkeit eines Dokumenten-Management-Systems in kommunalen Energieversorgungsunternehmen angesichts des zunehmenden Konkurrenzdrucks im liberalisierten Markt und definiert die Zielsetzung der Arbeit.

2. Der Energiebinnenmarkt in Deutschland: Hier wird der historische und aktuelle Rahmen der deutschen Energiewirtschaft, die Auswirkungen der Marktliberalisierung und die spezifische Situation der GWV Fulda detailliert analysiert.

3. Wesen des Dokumenten-Managements: Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen, Strukturen, Anwendungsbereiche und die rechtlichen Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme ausführlich.

4. Projektmanagement zur Einführung eines DMS: Es werden die theoretischen Grundlagen des Projektmanagements, der Projektlebenszyklus sowie spezifische Techniken zur Planung, Steuerung und Risikominimierung bei der DMS-Einführung behandelt.

5. Die Vorstudie zur Einführung eines DMS: Dieses Kapitel präsentiert die Ergebnisse der praktischen Voruntersuchungen bei der GWV Fulda, einschließlich Bereichsleiter-Interviews, operativer Zielsetzungen, Kostenkalkulationen und Anforderungskriterien.

6. Weiterführende Betrachtungen: Hier wird die Weiterentwicklung vom DMS zum prozessunterstützenden Workflow-Management-System (WFMS) diskutiert und die Bearbeitung von Kreditorenrechnungen als Praxisbeispiel veranschaulicht.

7. Fazit: Das Fazit fasst die Ergebnisse der Arbeit zusammen, betont das Rationalisierungspotential durch DMS und gibt einen Ausblick auf die strategische Bedeutung der Prozessautomatisierung.

Schlüsselwörter

Dokumenten-Management-System, DMS, Energieversorgungsunternehmen, GWV Fulda, Marktliberalisierung, Projektmanagement, Workflow-Management-System, WFMS, Wirtschaftlichkeit, Archivierung, Informationsmanagement, Prozessoptimierung, Kundenzufriedenheit, IT-Infrastruktur.

Häufig gestellte Fragen

Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?

Die Arbeit untersucht die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems bei der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH als strategische Antwort auf den steigenden Konkurrenzdruck im liberalisierten Energiemarkt.

Was sind die zentralen Themenfelder?

Zu den Schwerpunkten zählen die Marktsituation für Energieversorger, Grundlagen und Technik von Dokumenten-Management-Systemen, methodisches Projektmanagement sowie die wirtschaftliche Bewertung und Budgetplanung für eine solche Implementierung.

Was ist das primäre Ziel der Arbeit?

Das Ziel ist die Erstellung eines Anforderungskatalogs für ein DMS sowie die Ausarbeitung und Bewertung von Nutzenpotentialen, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die GWV Fulda zu schaffen.

Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?

Die Arbeit nutzt Literaturanalysen zu rechtlichen und technischen Grundlagen sowie empirische Erhebungsmethoden, darunter Interviews mit Bereichsleitern und eine Fragebogenaktion bei 60 anderen Energieversorgungsunternehmen.

Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?

Der Hauptteil gliedert sich in eine detaillierte Analyse der Energiewirtschaft, eine theoretische Abhandlung über Dokumenten-Management, eine umfassende Untersuchung der Projektmanagement-Phasen und eine praktische Vorstudie zur konkreten Einführung eines Systems.

Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?

Wichtige Begriffe sind Dokumenten-Management, Projektmanagement, Energieversorgungsunternehmen, Marktliberalisierung, Wirtschaftlichkeit, Prozessoptimierung und Workflow-Management.

Warum ist die Unterscheidung zwischen DMS und WFMS für die GWV Fulda wichtig?

Ein DMS dient als Basis für die revisionssichere Ablage und Archivierung, während ein WFMS (Workflow-Management-System) die dynamische Steuerung von Geschäftsprozessen ermöglicht, was für eine effiziente Vorgangsbearbeitung essenziell ist.

Welche Rolle spielt die Kostenkalkulation in dieser Vorstudie?

Die Kostenkalkulation dient dazu, die Investitionsausgaben (Software, Hardware, Schulung) transparent darzustellen und gegen die erwarteten Nutzenpotentiale (Zeitersparnis, Effizienzsteigerung) abzuwägen, um die Amortisation über vier bis fünf Jahre zu rechtfertigen.