Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH

Inhaltsverzeichnis

• 1. Einleitung
• 1.1 Begründung der Themenwahl - Warum Dokumenten-Management-Systeme?
• 1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit
• 2. Der Energiebinnenmarkt in Deutschland
• 2.1 Der Strom- und Gasbinnenmarkt vor der Liberalisierung
• 2.2 Grundlegende Informationen zur Liberalisierung des Energiebinnenmarktes
• 2.3 Die gesetzlichen Entwicklungen des Energiebinnenmarktes
• 2.3.1 Die EU-Richtlinie Elektrizität und Erdgas
• 2.3.2 Das Gesetz zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts
• 2.4 Die Verbändevereinbarungen für Strom und Gas
• 2.4.1 Allgemeine Informationen zu den Verbändevereinbarungen
• 2.4.2 Die Verbändevereinbarungen Strom
• 2.4.3 Die Verbändevereinbarungen Erdgas
• 2.5 Zukünftige Veränderungen auf den Energiemärkten
• 2.5.1 Weltweite Entwicklungen im Zeichen von Umwelt und Nachhaltigkeit
• 2.5.2 Veränderungen der Wasserwirtschaft
• 2.6 Die Aufstellung der GWV Fulda als Dienstleistungsunternehmen auf dem deutschen Energiebinnenmarkt
• 2.6.1 Die Kompetenzen der Unternehmensgruppe GWV Fulda und GWV Osthessen
• 2.6.2 Zahlenspiegel und Leistungsspektrum
• 2.6.3 Die Unternehmensziele
• 2.6.4 Reaktionen auf die Liberalisierung des Energiemarktes
• 3. Wesen des Dokumenten-Managements
• 3.1 Historische Entwicklung des Dokumenten-Managements
• 3.2 Ablage- und Archivierungsstrategie
• 3.2.1 Schriftgutanalyse
• 3.2.2 Ablageorganisation und Ordnungssysteme
• 3.3 Weitere Speichermedien
• 3.4 Begriffsbestimmung „Zeichen“, „Daten“, „Dokumente“
• 3.4.1 Der Begriff „Zeichen“ und „Daten“
• 3.4.2 Der Begriff „Dokument“
• 3.4.3 Merkmale und Ausprägungen von Dokumenten
• 3.5 Information und Wissen
• 3.6 Dokumenten-Management im engeren und im weiteren Sinne
• 3.7 DMS und deren Struktur
• 3.7.1 DMS
• 3.7.2 Die Struktur
• 3.8 Anwendungsbereiche von DMS
• 3.8.1 Elektronische Archivierung
• 3.8.2 Recherchesysteme
• 3.8.3 Groupware
• 3.8.4 Wissensmanagement
• 3.8.5 Contentmanagement
• 3.9 Die Architektur von DMS
• 3.10 Einsatzbereiche von DMS
• 3.11 Gesetzliche Anforderungen an ein DMS
• 3.11.1 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
• 3.11.2 Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung
• 3.11.3 Signaturgesetz
• 3.11.4 Steuersenkungsgesetz in Verbindung mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
• 3.11.5 Weitere gesetzliche Vorschriften beim Einsatz von DMS
• 4. Projektmanagement zur Einführung eines DMS
• 4.1 Begriffsdefinitionen „Projekt“ und „Projektmanagement“
• 4.2 Der Projektlebenszyklus
• 4.2.1 Die Vorlaufphase / Vorstudie
• 4.2.2 Die Planungsphase
• 4.2.2.1 Der Projektstrukturplan
• 4.2.2.2 Das Projektteam und dessen Organisation
• 4.2.2.3 Der Projektablauf
• 4.2.2.4 Die Kosten
• 4.2.2.5 Die Qualität
• 4.2.3 Die Durchführungsphase
• 4.2.4 Projektsteuerung und Kontrolle
• 4.3 Krisen- Konflikt- und Risikomanagement bei der Einführung eines DMS
• 5. Die Vorstudie zur Einführung eines DMS
• 5.1 Das Bereichsleiter-Interview und die Fragebogenaktion
• 5.2 Die strategischen Ziele der GWV Fulda bezüglich eines DMS
• 5.3 Die operativen Ziele und Nutzenpotentiale beim Einsatz eines DMS
• 5.4 Kalkulation zur Bewertung quantitativer Nutzenpotentiale durch den Einsatz eines DMS in der GWV Fulda
• 5.5 Möglichkeiten zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit eines DMS
• 5.5.1 Die statischen Verfahren der Investitionsrechnung
• 5.5.2 Die dynamischen Verfahren der Investitionsrechnung
• 5.5.3 Die mehrdimensionalen Verfahren
• 5.6 Die Anforderungskriterien der GWV Fulda an ein DMS
• 5.6.1 Die funktionalen Anforderungen
• 5.6.2 Hard- und softwaretechnische Voraussetzungen der GWV Fulda - Der IST-Zustand
• 5.7 Mögliche Einsatzbereiche für ein DMS in der GWV Fulda
• 5.8 Die Anbieter- und Systemauswahl
• 5.9 Die Budgetplanung
• 6. Weiterführende Betrachtungen
• 6.1 Die Weiterentwicklung vom DMS zum WFMS
• 6.1.1 Das Zusammenspiel von DMS und WFMS
• 6.1.2 Begriffsdefinitionen
• 6.1.3 Die Notwendigkeit von WFMS
• 6.1.4 Die Funktionen eines WFMS
• 6.1.5 Die Bearbeitung der Kreditorenrechnungen als Geschäftsprozess in der GWV Fulda
• 6.2 Application Service Providing (ASP) - Outsourcing des DMS
• 6.2.1 Allgemeine Informationen zu ASP
• 6.2.2 Leistungsanforderungen an ASP-Anbieter und Preismodelle
• 7. Fazit

Zielsetzung und Themenschwerpunkte

Diese Diplomarbeit untersucht die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH. Ziel ist die Analyse der Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit eines DMS im Kontext des liberalisierten deutschen Energiemarktes und die Beschreibung des Projektmanagements für dessen Implementierung. Die Arbeit betrachtet sowohl die gesetzlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen als auch die technischen und organisatorischen Herausforderungen.

• Einführung eines DMS im liberalisierten Energiemarkt
• Projektmanagement für die DMS-Implementierung
• Wirtschaftlichkeitsanalyse eines DMS
• Rechtliche Anforderungen an DMS
• Weiterentwicklung zum Workflow-Management-System (WFMS)

Zusammenfassung der Kapitel

1. Einleitung: Dieses Kapitel führt in die Thematik der Diplomarbeit ein. Es begründet die Wahl des Themas, legt die Zielsetzung der Arbeit dar und beschreibt den Aufbau. Die Bedeutung von effizienter Informationsversorgung im liberalisierten Energiemarkt wird hervorgehoben und der Fokus auf die Implementierung eines DMS in der GWV Fulda GmbH gesetzt.

2. Der Energiebinnenmarkt in Deutschland: Dieses Kapitel analysiert den deutschen Energiebinnenmarkt vor und nach der Liberalisierung. Es beleuchtet die gesetzlichen Entwicklungen, insbesondere die EU-Richtlinien und das Energiewirtschaftsrecht, sowie die Verbändevereinbarungen für Strom und Gas. Die zukünftigen Veränderungen im Markt, mit Schwerpunkt auf Nachhaltigkeit und den Auswirkungen auf die Wasserwirtschaft, werden ebenfalls diskutiert. Der Abschnitt endet mit der Darstellung der GWV Fulda als Dienstleistungsunternehmen im liberalisierten Markt, einschließlich der Unternehmensziele und der Reaktionen auf die Marktliberalisierung. Der Fokus liegt auf der Darstellung der Herausforderungen und Veränderungen im Markt, die die Implementierung eines DMS notwendig machen.

3. Wesen des Dokumenten-Managements: Dieses Kapitel befasst sich ausführlich mit dem Konzept des Dokumenten-Managements (DM). Es wird eine historische Entwicklung des DM dargestellt, gefolgt von einer genauen Erklärung von Begriffen wie „Zeichen“, „Daten“ und „Dokumente“, um ein klares Verständnis der Grundlagen zu schaffen. Weiterhin werden Ablage- und Archivierungsstrategien erläutert, verschiedene Speichermedien besprochen und der Unterschied zwischen Information und Wissen aufgezeigt. Der Schwerpunkt liegt auf der Definition und Strukturierung von DMS, einschließlich ihrer Architektur, Anwendungsbereiche (elektronische Archivierung, Recherchesysteme, Groupware, Wissensmanagement, Contentmanagement) und der gesetzlichen Anforderungen.

4. Projektmanagement zur Einführung eines DMS: Dieses Kapitel beschreibt die methodischen Grundlagen des Projektmanagements für die Einführung eines DMS. Es definiert die Begriffe „Projekt“ und „Projektmanagement“ und erläutert den Projektlebenszyklus mit seinen Phasen (Vorlaufphase/Vorstudie, Planungsphase, Durchführungsphase, Steuerung und Kontrolle). Der Fokus liegt auf der Beschreibung der notwendigen Schritte und Methoden, um das Projekt erfolgreich umzusetzen, einschließlich der Behandlung von Krisen, Konflikten und Risiken.

5. Die Vorstudie zur Einführung eines DMS: In diesem Kapitel wird die Vorstudie zur Einführung des DMS in der GWV Fulda GmbH detailliert dargestellt. Es wird die Vorgehensweise, die durchgeführten Interviews und Fragebögen sowie die daraus gewonnenen Ergebnisse erläutert. Es werden die strategischen und operativen Ziele definiert, sowie die Nutzenpotentiale eines DMS kalkuliert und verschiedene Möglichkeiten zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit untersucht. Die Anforderungskriterien der GWV Fulda an ein DMS und die bestehenden Hard- und Softwarevoraussetzungen werden analysiert. Die möglichen Einsatzbereiche, die Anbieter- und Systemauswahl sowie die Budgetplanung bilden den Abschluss.

6. Weiterführende Betrachtungen: Dieses Kapitel erweitert die Perspektive über die reine DMS-Einführung hinaus. Zunächst werden die Weiterentwicklung vom DMS zu einem Workflow-Management-System (WFMS) und dessen Notwendigkeit und Funktionen diskutiert. Danach wird das Outsourcing des DMS über Application Service Providing (ASP) betrachtet, einschließlich der Anforderungen an ASP-Anbieter und Preismodelle.

Schlüsselwörter

Dokumenten-Management-System (DMS), Projektmanagement, Energiebinnenmarkt, Liberalisierung, GWV Fulda GmbH, Wirtschaftlichkeit, Investitionsrechnung, Workflow-Management-System (WFMS), Application Service Providing (ASP), gesetzliche Anforderungen, Informationsversorgung.

Häufig gestellte Fragen zur Diplomarbeit: Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in der GWV Fulda GmbH

Was ist das Thema der Diplomarbeit?

Die Diplomarbeit befasst sich mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH (GWV Fulda). Sie analysiert die Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit eines DMS im Kontext des liberalisierten deutschen Energiemarktes und beschreibt das Projektmanagement für dessen Implementierung.

Welche Aspekte werden in der Arbeit behandelt?

Die Arbeit untersucht verschiedene Aspekte, darunter die gesetzlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, die technischen und organisatorischen Herausforderungen, die Wirtschaftlichkeitsanalyse eines DMS, die rechtlichen Anforderungen an DMS, die Weiterentwicklung zum Workflow-Management-System (WFMS) und die Möglichkeit des Outsourcings via Application Service Providing (ASP).

Wie ist die Arbeit strukturiert?

Die Arbeit ist in sieben Kapitel gegliedert: Einleitung, Der Energiebinnenmarkt in Deutschland, Wesen des Dokumenten-Managements, Projektmanagement zur Einführung eines DMS, Die Vorstudie zur Einführung eines DMS, Weiterführende Betrachtungen und Fazit. Jedes Kapitel behandelt einen spezifischen Aspekt der DMS-Einführung.

Was sind die Ziele der Diplomarbeit?

Die Hauptziele sind die Analyse der Notwendigkeit eines DMS in der GWV Fulda, die Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Implementierung und die Beschreibung des notwendigen Projektmanagements. Die Arbeit soll zeigen, wie ein DMS die Herausforderungen des liberalisierten Energiemarktes bewältigen kann.

Welche Methoden werden angewendet?

Die Arbeit nutzt verschiedene Methoden, darunter die Analyse des deutschen Energiebinnenmarktes, die Untersuchung des bestehenden Dokumentenmanagements, die Durchführung von Interviews und Fragebögen bei der GWV Fulda, die Anwendung von Projektmanagement-Methoden und die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen (Investitionsrechnung).

Welche Ergebnisse werden präsentiert?

Die Arbeit präsentiert eine detaillierte Analyse der Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit eines DMS für die GWV Fulda. Sie beschreibt ein konkretes Vorgehen für die Implementierung, inklusive Projektplanung, Risikomanagement und einer fundierten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Zusätzlich werden mögliche Weiterentwicklungen hin zu einem WFMS und die Option des ASP-Outsourcing untersucht.

Welche Schlüsselwörter beschreiben die Arbeit?

Schlüsselwörter sind: Dokumenten-Management-System (DMS), Projektmanagement, Energiebinnenmarkt, Liberalisierung, GWV Fulda GmbH, Wirtschaftlichkeit, Investitionsrechnung, Workflow-Management-System (WFMS), Application Service Providing (ASP), gesetzliche Anforderungen, Informationsversorgung.

Welche gesetzlichen Anforderungen an ein DMS werden betrachtet?

Die Arbeit betrachtet verschiedene gesetzliche Anforderungen an ein DMS, unter anderem die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung, das Signaturgesetz und das Steuersenkungsgesetz in Verbindung mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

Wie wird die Wirtschaftlichkeit eines DMS bewertet?

Die Wirtschaftlichkeit wird mithilfe verschiedener Methoden der Investitionsrechnung bewertet, darunter statische und dynamische Verfahren sowie mehrdimensionale Verfahren. Die Arbeit zeigt auf, wie die Kosten und der Nutzen eines DMS gegenübergestellt und bewertet werden können.

Welche Rolle spielt der liberalisierte Energiemarkt im Kontext der Arbeit?

Der liberalisierte Energiemarkt stellt die GWV Fulda vor neue Herausforderungen in Bezug auf Effizienz und Informationsmanagement. Die Arbeit zeigt auf, wie ein DMS dazu beitragen kann, diese Herausforderungen zu meistern und einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.