ABBILDUNGSVERZEICHNIS ... III
TABELLENVERZEICHNIS ... IV
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ... V
1 DER EINARBEITUNGSPROZESS IM UNTERNEHMEN ... 6
1.1 ALLGEMEINES ... 6
1.2 DAS INTEGRATIONSPROGRAMM FÜR NEUE MITARBEITER ... 7
1.2.1 Beteiligte des Integrationsprozesses ... 8
1.2.2 Ebenen des Integrationsprogramms ... 8
1.2.2.1 Fachliche Integration ... 9
1.2.2.2 Soziale Integration ... 9
1.2.2.3 Werteorientierte Integration ... 9
1.2.3 Strategien der Mitarbeitereinarbeitung ... 10
1.3 DIE PHASEN DER INTEGRATION NEUER MITARBEITER ... 11
1.3.1 Die Vorbereitungsphase ... 11
1.3.2 Die Umsetzungsphase ... 12
1.3.3 Die Kontrollphase ... 14
1.4 DIE INSTRUMENTE ZUR KOMMUNIKATION VON INFORMATIONEN ... 14
1.4.1 Mitarbeitergespräche ... 15
1.4.2 Pate/Mentor ... 16
1.4.3 Einführungsseminare ... 17
1.4.4 Erfahrungsaustauschgruppen bzw. Newcomer-Stammtische ... 17
1.4.5 Betriebsbesichtigungen ... 18
1.4.6 Informationsmaterial ... 18
1.5 HERAUSFORDERUNGEN UND SCHWACHSTELLEN IM EINARBEITUNGSPROZESS ... 19
1.6 LEITFADEN ZUR INTEGRATION NEUER MITARBEITER IN KLEINEN UND MITTELSTÄNDISCHEN UNTERNEHMEN ... 24
1.6.1 Grundlegende Vorbereitungen ... 25
1.6.2 Vorbereitung des Eintritts ... 26
1.6.3 Zeit der Einarbeitung ... 27
1.6.4 Abschluss der Einarbeitung ... 28
ANHANG ... 30
LITERATUR- UND QUELLENVERZEICHNIS ... 41
Nicht weniger wichtig als die sorgfältige Personalauswahl ist die Einführung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. In den ersten Tagen und Wochen werden die Weichen für die zukünftige Zusammenarbeit gestellt, weshalb viel Wert auf eine umfassende Einarbeitung gelegt werden sollte.[1]
Leider haben viele Unternehmen noch nicht erkannt, dass die Qualität der Einarbeitung darüber entscheidet, wie leistungsstark und kreativ sich ein neuer Mitarbeiter entwickelt, wie intensiv er sich in das Unternehmen einbringt und sich mit diesem verbunden fühlt.
Die Investition in einen strukturierten Einarbeitungsprozess macht sich für Unternehmen demnach nachhaltig bezahlt. Zum einen tragen motivierte und engagierte Mitarbeiter maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei, zum anderen werden durch die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen Fluktuationskosten vermieden.
In der heutigen Zeit des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen zudem immer schwieriger, gut ausgebildete, talentierte Mitarbeiter zu finden und an sich zu binden. So fällt es gemäß dem aktuellen Mittelstandbarometers der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft Ernst & Young 71% der mittelständischen Unternehmen schwer, geeignete Mitarbeiter zu finden. Dies führt dazu, dass 60% der Mittelständler offene Stellen vorzuweisen haben. So kommt es in Folge des Fachkräftemangels bereits heute zu hohen Umsatzeinbußen durch nicht realisierte Umsätze von jährlich 31 Milliarden Euro.[2]
Eine strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann Unternehmen in diesem "War for talents"[3] dabei unterstützen, sich von der Menge abzuheben und so die besten Mitarbeiter für sich zu gewinnen. Dadurch, dass den neuen Mitarbeitern bereits in ihrer Einarbeitungsphase viel Aufmerksamkeit geschenkt wird, empfinden sie eine hohe Wertschätzung. Diese Tatsache macht Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber und motiviert Mitarbeiter nachhaltig dazu, sich mit ihren Potenzialen in das Unternehmen einzubringen.
Ein strukturierter Einarbeitungsplan macht neue Mitarbeiter mit ihrer neuen Aufgabe und ihrem Arbeitsumfeld vertraut, integriert sie dadurch in die betriebliche Umwelt und führt so zu hohem Engagement. Als geeignetste Methode hat sich hier die Verzahnung von Theorie- und Praxismodulen erwiesen[4].
Das Ziel der Einarbeitung ist es, eine positive, wechselseitige Beeinflussung von Verhalten und Einstellung zu begünstigen um dadurch ein hohes Leistungs- und Bindungsniveau zu erreichen[5].
Der Begriff Integration leitet sich von dem lateinischen Wort "integratio" ab und bedeutet "Wiederherstellung des Ganzen" bzw. "Einbeziehung, Eingliederung in ein größeres Ganzes". In der Soziologie wird der Begriff auch mit der "Verbindung einer Vielheit von einzelnen Personen oder Gruppen zu einer gesellschaftlichen und kulturellen Einheit" erklärt.[6]
Wenn man Integration auf die Situation eines neuen Mitarbeiters überträgt, lässt sich daraus ableiten, dass er sich durch die Eingliederung in das Unternehmen mit diesem identifizieren soll, er sich mit einbringt und so ein Teil dessen wird. Ein strukturiertes Integrationsprogramm hilft neuen Mitarbeitern also, sich schnell an das neue Arbeitsumfeld anzupassen und sich einzufügen.
Um sie erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren, sind neben administrativen Tätigkeiten, wie beispielsweise den Formalitäten, die für die Arbeitsaufnahme eines neuen Mitarbeiters erforderlich sind, drei weitere Aspekte maßgeblich (siehe Kapitel 1.2.2). Zum einen muss der neue Mitarbeiter fachlich in sein neues Aufgabengebiet eingearbeitet werden, zum anderen ist es wichtig, dass er auch sozial in sein direktes Team und das Unternehmen integriert wird. Ein strukturiertes Einführungsprogramm unterstützt neue Mitarbeiter weiterhin dabei, sich möglichst schnell mit ihrem neuen Arbeitsplatz und den Zielen und Werten des Unternehmens zu identifizieren.
Auf diesem Wege können sie ihre Potenziale voll entfalten, was dazu führt, dass sie ihre eigenen, fachlichen und persönlichen Ziele erreichen und so letztendlich zum gesamten Unternehmenserfolg beitragen.
Neue Mitarbeiter sollen bei ihrer Einführung in das Unternehmen von unterschiedlichen Seiten aus unterstützt werden[7].
- Der Vorgesetzte:
Er erarbeitet den individuellen Einarbeitungsplan für seinen neuen Mitarbeiter. Diesen stimmt er mit den zukünftigen, direkten Kollegen ab. Weiterhin ist er Ansprechpartner bei fachlichen und persönlichen Anliegen.
- Die Kollegen (Arbeitsumfeld):
Da der Vorgesetzte nicht kontinuierlich am Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters anzutreffen ist, wird den direkten Kollegen eine hohe Bedeutung zugeschrieben. Sie helfen dem neuen Mitarbeiter bei seinen täglichen Arbeitsaufgaben weiter und unterstützen ihn so bei seinem Lernprozess.
- Die Personalabteilung:
Auch sie ist in der Einarbeitungszeit des neuen Mitarbeiters Ansprechpartner im Unternehmen. Außerdem steht sie dem Vorgesetzten in der Zeit der Eingliederung beratend zur Seite. Die Personalabteilung erstellt weiterhin die Einführungs- und Einarbeitungsmaterialien und organisiert unterschiedliche Einführungs-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen (vgl. Kapitel 1.4).
Die Eingliederung eines neuen Mitarbeiters erstreckt sich auf drei Ebenen:
- die fachliche Integration,
- die soziale Integration und
- die werteorientierte Integration.
Da neue Mitarbeiter keinerlei Kenntnisse über das Unternehmen, ihr neues Aufgabengebiet, ihre Kollegen sowie ihren Vorgesetzten haben, ist es elementar, dass durch den Einarbeitungsprozess alle drei Ebenen der Integration abgedeckt werden.[8]
Die fachliche Integration beinhaltet die Einführung in Arbeitsmethoden und -techniken, die Veranschaulichung von Zusammenhängen des zukünftigen Arbeitsgebietes und die Übermittlung von Fachwissen[9].
Das Hauptaugenmerk liegt darauf, dem neuen Mitarbeiter spezielle Fertigkeiten zu vermitteln, die er für die Ausübung seiner Tätigkeit benötigt. Durch die Einarbeitung erschließen sich ihm unternehmensspezifische Erwartungen, Anforderungen und Kompetenzabgrenzungen. Durch eine frühzeitige Abstimmung kann so verhindert werden, dass es zu Reibungsverlusten kommt.[10]
Die soziale Integration fördert die Identifikation des neuen Mitarbeiters mit dem Unternehmen durch ein Patensystem, Mitarbeitergespräche, Einführungsseminare und individuell auf das Unternehmen bezogene Inhalte und Methoden der Einführung[11].
Kommt ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen, wird er zunächst unsicher und ängstlich bezüglich seiner neuen Arbeitsaufgabe und seines neuen Arbeitsumfeldes sein. Er muss sich erst mit seinen Kollegen und seinem Vorgesetzten vertraut machen. Diese Sozialisation ist ein langwieriger Prozess und setzt sich aus Einbindung des neuen Mitarbeiters in Gruppenarbeiten, der Abstimmung mit Kollegen und der Erarbeitung der eigenen Position innerhalb seines Aufgabengebietes zusammen. Sobald der neue Mitarbeiter von der Gemeinschaft aufgenommen wurde, ist die soziale Integration abgeschlossen.[12]
Die werteorientierte Eingliederung ist ein mittel- bis langfristiger Prozess und beinhaltet die Identifikation des neuen Mitarbeiters mit den Wertvorstellungen und Grundsätzen des Unternehmens. Neue Mitarbeiter müssen sich mit den Zielen und Werten ihres neuen Arbeitgebers vertraut machen, um diese anzunehmen. Von ihnen wird erwartet, dass sie sich gemäß Leitlinien und Grundsätzen verhalten. Demzufolge ist es eine Voraussetzung, dass ihnen diese bekannt und sie davon überzeugt sind. Die werteorientierte Integration erfolgt vorrangig dadurch, dass dem neuen Mitarbeiter die Werte und Grundsätze von allen Unternehmensangehörigen vorgelebt werden.[13]
Um einen Mitarbeiter einzuarbeiten und in sein Team zu integrieren, kann ein Unternehmen zwischen drei unterschiedlichen Strategien wählen, die im Folgenden erläutert werden: Die Strategie "Ins kalte Wasser werfen", die "Schon-Strategie" sowie die "systematische, individuelle Strategie".[14]
- Die Strategie "Ins kalte Wasser werfen"
Hier möchten die Verantwortlichen überprüfen, wie schnell sich ein neuer Mitarbeiter in dem noch fremden Aufgabengebiet zurechtfindet. Er erhält bei der Einarbeitung keinerlei Unterstützung in Form von ausführlichen Informationen, Daten oder Einweisungen. Es werden ausschließlich die konkreten Ergebnisse des neuen Mitarbeiters fokussiert, seine fachliche und soziale Integration in das Team wird als nebensächlich angesehen.
- Die "Schon-Strategie"
Sie bildet das Gegenteil zur Strategie "Ins kalte Wasser werfen". Der neue Mitarbeiter wird in der ersten Zeit im Unternehmen sehr schonend behandelt, um ihn nicht zu überfordern. Das bedeutet, dass er Informationen zu seinem Arbeitsumfeld und seinen Tätigkeiten bekommt, aber selber noch nicht tätig werden darf. Die Verantwortlichen lassen ihn erst einmal nur passiv am Geschäftsablauf teilhaben, damit er sich ein Bild von seinem zukünftigen Arbeitsalltag machen kann. Der Schwerpunkt dieser Strategie liegt auf der sozialen Integration des neuen Mitarbeiters.
[...]
[1] Vgl. Lorenz, M.; Rohrschneider, U.: Erfolgreiche Personalauswahl: Sicher, schnell und durchdacht, Wiesbaden: Gabler 2009, S. 187.
[2] Vgl. Ernst & Young Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Hrsg.), 2014: Mittelstandsbarometer 2014. URL: http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/EY_Mittelstandsbarometer_fuer_Januar_2014/$FILE/EY-Mittelstandsbarometer-2014.pdf.
[3] Vgl. McKinsey Deutschland (Hrsg.) 2011, online, S. 53.
[4] Vgl. Haller, S.: Dienstleistungsmanagement: Grundlagen - Konzepte - Instrumente, 3. Aufl., Wiesbaden: Gabler 2005, S. 244.
[5] Vgl. Rohrlack, K.: Personalwirtschaft – kompakt!, München: Hampp 2011, S. 58.
[6] Bibliografisches Institut GmbH (Hrsg.), o.J.: Der Duden. Integration, die: URL: http://www.duden.de/rechtschreibung/Integration.
[7] Im Folgenden: Vgl. Fachhochschule Köln (Hrsg.), 2002: Integrationsprogramm für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. URL: https://www.verwaltung.fh-koeln.de/imperia/md/content/verwaltung/allgemein/nur_intern/integration_neuer_mitarbeiter.pdf, S. 5.
[8] Vgl. Fachhochschule Köln (Hrsg.) 2002, online, S. 8 f.
[9] Vgl. Der Senator für Finanzen (Hrsg.), 2004: Leitfaden zur erfolgreichen Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. URL: http://www.finanzen.bremen.de/sixcms/media.php/13/Einarbeitung+neuer+MitarbeiterInnen-Neu.pdf, S. 3.
[10] Vgl. Fachhochschule Köln (Hrsg.) 2000, online, S. 6.
[11] Vgl. Der Senator für Finanzen 2004, online, S. 3.
[12] Vgl. Fachhochschule Köln 2002, online, S. 7. 9
[13] Vgl. Fachhochschule Köln 2002, online, S. 7.
[14] Im Folgenden bis einschließlich "Die systematische, individuelle Strategie": Vgl. Rohrlack 2011, S. 59.
