Realisierung der papierlosen Kreditor-Rechnungsverwaltung und -bearbeitung bei der dezentral operierenden XXX GmbH

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung

1.1 Problemstellung

1.2 Gang der Untersuchung

2. Die XXX GmbH

3. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung

3.1 Rechtliche Aspekte zur Archivierung

3.1.1 Rechtliche Grundlagen

3.1.2 Aufbewahrungspflichten und -fristen

3.1.3 Zulässige Formen der Aufbewahrung

3.1.3.1 Anforderungen an eine Aufbewahrung im Original

3.1.3.2 Anforderungen an eine originalgetreue bildliche Wiedergabe

3.1.3.2.1 Generelle Anforderungen einer originalgetreuen bildlichen Wiedergabe

3.1.3.2.2 Sicherung der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe mittels optischer Archivierung

3.1.3.3 Anforderungen an eine inhaltliche Wiedergabe

3.1.3.4 Bedeutung der inhaltlichen Wiedergabe in Bezug auf die EDV-technische Weiterentwicklung

3.2 Systemgestütztes Dokumentenmanagement

3.2.1 DMS-Architekturen

3.2.2 Anforderungen an ein DMS

3.2.3 Die wichtigsten Funktionen eines DMS

3.2.4 Workflow und Dokumenten-Management

4. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung bei XXX

4.1 Struktur des Rechnungswesens der XXX

4.2 Realisierung des systemgestützten DM bei XXX

4.2.1 Hard- und Softwarelösung

4.2.2 Kreditorenbelegfluss

4.2.3 Vor- und Nachteile dieser Lösung

4.3 Weiterentwicklung des Systems

4.3.1 Optimierungs- bzw. Ausbaumöglichkeiten

4.3.1.1 Dezentrales Einscannen vor Ort

4.3.1.2 Zentraler Rechnungseingang

4.3.1.3 Automatische Belegerkennung

4.3.1.4 Papierlose Leistungsabrechnung innerhalb des Konzerns

4.3.1.5 Papierlose Leistungsabrechnung mit bestimmten Geschäftspartnern

4.3.2 Problembereiche und Grenzen

5. Schlussbetrachtung und Ausblick

Zielsetzung und Themen

Die Arbeit untersucht Möglichkeiten zur Realisierung einer papierlosen Kreditorrechnungsverwaltung und -bearbeitung bei einem dezentral strukturierten Unternehmen. Ziel ist es, ineffiziente manuelle Prozesse durch ein systemgestütztes Dokumenten-Management-System (DMS) zu optimieren, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Rationalisierungspotenziale durch Weiterentwicklungen aufzuzeigen.

• Grundlagen der rechtssicheren digitalen Archivierung
• Architektur und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen
• Analyse und Optimierung bestehender Kreditorenbelegflüsse
• Implementierungsmöglichkeiten für eine papierlose Rechnungsbearbeitung
• Bewertung von Synergieeffekten und Wirtschaftlichkeit

Auszug aus dem Buch

Zusammenfassung der Kapitel

1. Einführung: Beschreibt die Vision des papierlosen Büros und verdeutlicht die Notwendigkeit zur Optimierung bei steigenden Dokumentenmengen und gesetzlichen Archivierungspflichten.

2. Die XXX GmbH: Stellt das Unternehmen als weltweit tätigen FM-Dienstleister mit dezentraler Struktur und komplexem Rechnungsaufkommen vor.

3. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung: Erläutert die rechtlichen Grundlagen für Archivierung und digitale Speicherung sowie die technologischen Anforderungen und Konzepte eines Dokumenten-Management-Systems.

4. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung bei XXX: Analysiert die praktische Implementierung des DMS, den aktuellen Kreditorenbelegfluss und leitet daraus Optimierungs- sowie Ausbaustrategien für die Zukunft ab.

5. Schlussbetrachtung und Ausblick: Führt die Ergebnisse zusammen und bewertet die Potenziale des papierarmen Büros im Kontext technologischer Entwicklungen.

Schlüsselwörter

Dokumenten-Management-System, DMS, Kreditorrechnungen, Papierloses Büro, Archivierung, Rechnungsprüfung, Workflow-Management, GoB, GoBS, EDI, Prozessoptimierung, Digitalisierung, Belegerkennung, Rentabilität, Datensicherheit.

Häufig gestellte Fragen

Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?

Die Diplomarbeit befasst sich mit der Umstellung der Rechnungsverwaltung und -bearbeitung von einer papierbasierten auf eine elektronische, systemgestützte Arbeitsweise bei der dezentral operierenden XXX GmbH.

Was sind die zentralen Themenfelder?

Die zentralen Themen umfassen rechtliche Rahmenbedingungen für die Archivierung, die Konzeption von Dokumenten-Management-Systemen (DMS), die Optimierung von Workflows und die Bewertung von Automatisierungspotenzialen im Rechnungswesen.

Was ist das primäre Ziel der Arbeit?

Ziel ist es, die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung zu steigern, Skontofristen besser zu nutzen, das Papieraufkommen zu reduzieren und die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung optimal zu erfüllen.

Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?

Die Arbeit basiert auf einer fundierten theoretischen Aufarbeitung der rechtlichen und technischen Grundlagen, die durch eine praxisnahe Fallstudie bei der XXX GmbH ergänzt und auf Basis aktueller Markt- und Technologieentwicklungen kritisch reflektiert wird.

Was wird im Hauptteil behandelt?

Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Erörterung der Archivierungsvorschriften und DMS-Funktionalitäten sowie eine detaillierte Analyse des bei der XXX GmbH eingesetzten Systems, inklusive dessen Vor- und Nachteilen und weiterführenden Optimierungsvorschlägen.

Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?

Die wichtigsten Begriffe sind Dokumenten-Management-System (DMS), Kreditorrechnungen, papierloses Büro, Workflow-Management, Archivierung und Prozessoptimierung.

Warum spielt die dezentrale Struktur des Unternehmens eine so große Rolle für das DMS?

Die dezentrale Struktur sorgt für lange Transportwege der Belege, was zu Zeitverzögerungen bei der Prüfung und Buchung führt. Das DMS soll diese geographische Distanz durch digitale Bereitstellung überbrücken.

Welche Rolle spielt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bei der Systemwahl?

Das System muss zwingend die Anforderungen der HGB und AO hinsichtlich Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe erfüllen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.