Realisierung der papierlosen Kreditor-Rechnungsverwaltung und -bearbeitung bei der dezentral operierenden XXX GmbH

Inhaltsverzeichnis

• 1. Einführung
• 1.1 Problemstellung
• 1.2 Gang der Untersuchung
• 2. Die XXX GmbH
• 3. Kreditorrechnungsverwaltung und -bearbeitung
• 3.1 Rechtliche Aspekte zur Archivierung
• 3.1.1 Rechtliche Grundlagen
• 3.1.2 Aufbewahrungspflichten und -fristen
• 3.1.3 Zulässige Formen der Aufbewahrung
• 3.1.3.1 Anforderungen an eine Aufbewahrung im Original
• 3.1.3.2 Anforderungen an eine originalgetreue bildliche Wiedergabe
• 3.1.3.2.1 Generelle Anforderungen einer originalgetreuen bildlichen Wiedergabe
• 3.1.3.2.2 Sicherung der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe mittels optischer Archivierung
• 3.1.3.3 Anforderungen an eine inhaltliche Wiedergabe
• 3.1.3.4 Bedeutung der inhaltlichen Wiedergabe in Bezug auf die EDV-technische Weiterentwicklung
• 3.2 Systemgestütztes Dokumentenmanagement
• 3.2.1 DMS-Architekturen
• 3.2.2 Anforderungen an ein DMS
• 3.2.3 Die wichtigsten Funktionen eines DMS
• 3.2.4 Workflow und Dokumenten-Management
• 4. Kreditorrechnungsverwaltung und -bearbeitung bei XXX
• 4.1 Struktur des Rechnungswesens der XXX
• 4.2 Realisierung des systemgestützten DM bei XXX
• 4.2.1 Hard- und Softwarelösung
• 4.2.2 Kreditorenbelegfluss
• 4.2.3 Vor- und Nachteile dieser Lösung
• 4.3 Weiterentwicklung des Systems
• 4.3.1 Optimierungs- bzw. Ausbaumöglichkeiten
• 4.3.1.1 Dezentrales Einscannen vor Ort
• 4.3.1.2 Zentraler Rechnungseingang
• 4.3.1.3 Automatische Belegerkennung
• 4.3.1.4 Papierlose Leistungsabrechnung innerhalb des Konzerns
• 4.3.1.5 Papierlose Leistungsabrechnung mit bestimmten Geschäftspartnern
• 4.3.2 Problembereiche und Grenzen
• 5. Schlussbetrachtung und Ausblick

Zielsetzung und Themenschwerpunkte

Die vorliegende Diplomarbeit befasst sich mit der Realisierung einer papierlosen Kreditorrechnungsverwaltung und -bearbeitung bei der dezentral operierenden XXX GmbH. Die Arbeit analysiert die rechtlichen Rahmenbedingungen, die technischen Möglichkeiten des Dokumentenmanagements und die Implementierung einer entsprechenden Lösung im Unternehmen.

• Rechtliche Aspekte der Archivierung
• Systeme und Technologien des Dokumentenmanagements (DMS)
• Realisierung eines DMS bei XXX
• Optimierungs- und Ausbaumöglichkeiten des DMS
• Problembereiche und Grenzen der papierlosen Rechnungsverwaltung

Zusammenfassung der Kapitel

Das erste Kapitel der Arbeit stellt die Problemstellung und den Gang der Untersuchung dar. Das zweite Kapitel gibt einen Überblick über die XXX GmbH. Das dritte Kapitel behandelt die rechtlichen Aspekte der Archivierung, einschließlich der relevanten Gesetze, Vorschriften und Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten. Im vierten Kapitel wird die Implementierung eines DMS bei XXX beschrieben, einschließlich der verwendeten Hard- und Software sowie der Prozesse der Kreditorrechnungsverwaltung. Das fünfte Kapitel diskutiert die Möglichkeiten zur Optimierung und Ausweitung des DMS, sowie die Herausforderungen und Grenzen der papierlosen Rechnungsverwaltung.

Schlüsselwörter

Die Arbeit fokussiert auf die Themenfelder Dokumentenmanagement, Kreditorrechnungsverwaltung, Archivierung, Rechtliche Rahmenbedingungen, DMS-Systeme, Implementierung, Optimierung, Papierlose Prozesse, XXX GmbH.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die rechtlichen Anforderungen an die digitale Archivierung von Rechnungen?

Rechnungen müssen originalgetreu bildlich wiedergegeben werden und über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg lesbar und revisionssicher gespeichert sein.

Was ist ein Dokumenten-Management-System (DMS)?

Ein DMS ist eine softwarebasierte Lösung zur Verwaltung, Archivierung und Steuerung von Dokumentenflüssen (Workflows) innerhalb eines Unternehmens, um papierlose Prozesse zu ermöglichen.

Welche Vorteile bietet die papierlose Kreditorrechnungsverwaltung?

Zu den Vorteilen zählen schnellere Durchlaufzeiten, Platzersparnis durch den Wegfall physischer Archive, bessere Suchmöglichkeiten und eine höhere Transparenz im Belegfluss.

Was bedeutet "dezentrales Einscannen"?

Bei dezentral operierenden Unternehmen wie der XXX GmbH können Rechnungen direkt am Entstehungsort eingescannt und digital an die zentrale Buchhaltung übertragen werden, was Postwege spart.

Was ist eine automatische Belegerkennung?

Dies ist eine Technologie (OCR), die relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Kreditor automatisch aus dem Scan ausliest und direkt in das Buchhaltungssystem übernimmt.