Abkürzungsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1. Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements
1.1. Problemstellung
1.2. Gang der Untersuchung
2. Grundlagen des Dokumenten-Managements
2.1. DM-Terminologie
2.1.1. Dokument
2.1.1.1. Definition des Begriffs „Dokument“
2.1.1.2. Merkmale eines Dokuments
2.1.2. Information
2.1.2.1. Definition des Begriffs „Information“
2.1.2.2. Formen von Informationen
2.1.2.2.1. Kodierte Informationen
2.1.2.2.2. Nicht-kodierte Informationen
2.1.3. Informationsobjekt
2.1.3.1. Definition des Begriffs „Informationsobjekt“
2.1.3.2. Quellen von Informationsobjekten
2.1.3.3. Formen von Informationsobjekten
2.1.3.3.1. Elementare Informationsobjekte
2.1.3.3.2. Komplexe Informationsobjekte
2.1.3.3.3. Container
2.1.4. Dokumenten-Management
2.1.4.1. Dokumenten-Management im engeren Sinn
2.1.4.2. Dokumenten-Management im weiteren Sinn
2.2. Dokumenten-Management-Systeme
2.2.1. Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinn
2.2.2. Dokumenten-Management-Systeme im weiteren Sinn
2.2.3. Ausgangssituation in den Sparkassen
2.2.4. Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen
2.2.5. Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems
3. Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
3.1. Ansprüche an die DMS-Architektur
3.2. Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems
3.3. Komponenten eines DMS
3.3.1. Dokumentenerfassung
3.3.1.1. Manuelle Erfassung
3.3.1.2. Erfassung über Scanner
3.3.1.2.1. Arbeitsablauf beim Scannen
3.3.1.2.2. Scanner-Software
3.3.1.2.3. Dokumententrennung
3.3.1.2.4. Archivierungsszenarien
3.3.1.2.4.1 Frühes Archivieren
3.3.1.2.4.2 Archivieren zum Zeitpunkt der Bearbeitung
3.3.1.2.4.3 Spätes Archivieren
3.3.1.2.5. OCR-/ICR-Erkennung
3.3.1.2.6. Anforderungen an Erfassungsarbeitsplätze
3.3.1.3. Erfassung über Kamera
3.3.1.4. Anwendungsorientierte Erfassung
3.3.1.5. COLD-Verfahren
3.3.1.6. Elektronischer Fax-Eingang
3.3.2. Attributierarbeitsplätze
3.3.3. Nutzungs- und Sachbearbeiterarbeitsplätze
3.3.3.1. Dokumentenanzeige
3.3.3.2. Annotationen
3.3.3.3. Elektronischer Stempel
3.3.4. Das Retrievalsystem
3.3.5. Archiv-/Ablagesystem
3.3.5.1. Ablage und Archiv als Dienste
3.3.5.2. Die Ablage
3.3.5.2.1. Merkmale der Ablage
3.3.5.2.2. Server-Komponenten der Ablage
3.3.5.2.2.1 Schnittstellenfunktion
3.3.5.2.2.2 Caching
3.3.5.2.2.3 Informationsobjektverwaltung
3.3.5.2.2.4 Speicherhierarchie
3.3.5.2.2.5 Konvertierer
3.3.5.2.2.6 Lokalisierer
3.3.5.2.2.7 Replikation
3.3.5.2.2.8 Versionsverwaltung
3.3.5.3. Das Archiv
3.3.5.3.1. Merkmale des Archivs
3.3.5.3.2. Komponenten des Archivs
3.3.5.3.2.1 Schnittstelle zur Ablageebene
3.3.5.3.2.2 Information Retrieval System
3.3.5.3.2.3 Zugriffstypen und Speicherorte
3.3.5.4. Einbettung der Ablage- und Archivebene in die Gesamtarchitektur
3.3.5.5. SIZ-konforme Archivsysteme
3.3.5.5.1. S-Finanz-Nomenklatur
3.3.5.5.2. SIZ-Grundindex
3.3.6. Spezielle Server
3.3.6.1. Druck-Server
3.3.6.2. COLD-Server
3.3.6.3. OCR-Server
3.3.6.4. Fax-Server/E-Mail-Server
3.3.6.5. WWW-Server
3.3.6.6. Workflow-Server
3.4. Anwendungsintegration
3.4.1. Stand-alone-Lösungen
3.4.2. Lose gekoppelte Systeme
3.4.3. Voll integrierte DM-Systeme
3.4.4. Die Frage des „führenden Systems“
3.5. Netz-Anforderungen
3.6. Verteilte DM-Systeme
3.6.1. Der zentrale Ansatz
3.6.2. Dezentrale Dokumentenerfassung
3.6.3. Dezentrale Dokumentenhaltung und -erfassung
3.6.4. Zentrale Recherche-DB und replizierte Daten
3.6.5. Voll replizierte Daten und Datenbanken
4. DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation
4.1. DMS-Lösung für Host-basierende Daten
4.2. Unternehmensweite DMS-Lösung
4.2.1. Archivierung von Office- und Business-Dokumenten
4.2.2. Revisionssichere Archivierung von Lotus-Notes-Dokumenten
4.2.3. Struktur eines unternehmensweiten Dokumenten-Management-Systems
5. Formate, Standards und Normen
5.1. Allgemeines
5.2. Format-Arten
5.3. De-facto-Standards
5.3.1. Dateiformate
5.3.1.1. ASCII
5.3.1.2. PostScript
5.3.1.3. PDF
5.3.1.4. SGML
5.3.1.5. HTML
5.3.1.6. XML
5.3.1.7. EDI
5.3.2. Komprimierungsverfahren
5.3.2.1. TIFF
5.3.2.2. JBIG
5.3.2.3. GIF und PNG
5.3.2.4. JPEG/JPEG 2000
5.3.2.5. MPEG
5.4. Standards und Schnittstellen für DM-Software
5.4.1. ODMA
5.4.2. DMA
5.4.3. WfMC
6. Rahmenbedingungen / Rechtliche Grundlagen
6.1. Handels- und steuerrechtliche Vorschriften
6.1.1. Handelsgesetzbuch (HGB)
6.1.2. Abgabenordnung (AO)
6.1.3. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
6.1.3.1. Hintergrund
6.1.3.2. Umfeld
6.1.3.3. Formen des Datenzugriffs
6.1.3.4. Umsetzung der Anforderungen innerhalb der Sparkassenorganisation
6.1.4. Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungs- systeme (GoBS)
6.2. Bankenspezifische Vorschriften
6.3. Sonstige Vorschriften
6.3.1. Zivilrechtliche Vorschriften
6.3.2. Signaturgesetz
6.3.3. Datenschutz
6.3.4. Betriebsverfassungsgesetz
6.3.5. Die zehn Merksätze des VOI
7. Kritische Punkte bei der Integration von DM-Systemen
7.1. Datenerfassung
7.1.1. Erfassungsaufwand
7.1.2. Welche Dokumente sind zu erfassen?
7.2. Administration eines Dokumenten-Management-Systems
7.3. Die Entwicklung der IT
7.4. Der Faktor Mensch
8. Zusammenfassung / Schlussbetrachtung
Literaturverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. 1: Merkmale von Dokumenten
Abb. 2: Strukturierte / Unstrukturierte Informationen
Abb. 3: Formen von Informationsobjekten
Abb. 4: Dokumenten-Management als integrierendes und komponentenübergreifendes System
Abb. 5: Papiergebundene Aktenbearbeitung
Abb. 6: Typische Zeitstruktur von Bürotätigkeiten
Abb. 7: Quantitative Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen
Abb. 8: Qualitative Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen
Abb. 9: Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems
Abb. 10: Arbeitsschritte bei der Erfassung über Scanner
Abb. 11: Möglichkeiten der Dokumententrennung
Abb. 12: Vor- und Nachteile des Szenarios Frühes Archivieren
Abb. 13: Verfahren des Szenarios Spätes Archivieren
Abb. 14: Vor- und Nachteile des Szenarios Spätes Archivieren
Abb. 15: Einsatzbereiche der OCR-Erkennung
Abb. 16: Speicherung von Indizes und Dokumenten
Abb. 17: Mindestkonfiguration eines Sachbearbeiterarbeitsplatzes
Abb. 18: Retrieval-Verfahren
Abb. 19: Merkmale der Ablage
Abb. 20: Server-Komponenten der Ablage
Abb. 21: Speicherhierarchie mit ihren unterschiedlichen Speichermedien
Abb. 22: Merkmale des Archivs
Abb. 23: Komponenten eines Archivs
Abb. 24: Online-, Nearline- und Offline-Archive
Abb. 25: Gesamtarchitektur
Abb. 26: Volumina komprimierter NCI-Daten
Abb. 27: Konzepte verteilter Ablagesysteme
Abb. 28: Verzögerungs- und Übertragungszeiten bei DMS-Zugriffen
Abb. 29: Konzept des zentralen Ansatzes
Abb. 30: Schema des zentralen Ansatzes mit dezentraler Erfassung
Abb. 31: Schema des dezentralen Ansatzes mit zentraler Recherche-DB
Abb. 32: Schema des dezentralen Ansatzes mit replizierten Daten
Abb. 33: DMS-Lösung mit Host-Anbindung
Abb. 34: Struktur eines unternehmensweiten DMS
Abb. 35: Format-Arten
Abb. 36: Zentrales Optisches Archiv
„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er noch nicht weiß.“ Dieses Zitat von Georg Simmel[1] trifft die Situation der heutigen Informationsgesellschaft nur zu genau und verliert auch seine Gültigkeit nicht, wenn man die Kernaussage auf die komplexe Welt von Kreditinstituten überträgt. Denn gerade in der Finanzwirtschaft ist z.B. das benötigte Wissen über Kreditnehmer als auch über die gesetzeskonforme Abwicklung des Kreditgeschäfts von existentieller Bedeutung. In dem zunehmend komplexer werdenden Umfeld von Banken und Sparkassen müssen immer größere Informationsmengen bewältigt werden, um fundierte Entscheidungen zu fällen, zu begründen und zu dokumentieren. Gleichzeitig muss das im Unternehmen vorhandene Know-how möglichst effektiv und effizient genutzt werden. Nicht zuletzt führen rechtliche Vorschriften zu immer größeren Datenvolumina, denn hier müssen Informationen für spätere Auswertungen, für eine Wiederverwendung oder für spezielle Nachweise über längere Zeiträume aufbewahrt werden. Sollen Informationen aus unterschiedlichen Quellen als Entscheidungsgrundlage gezielt abrufbar sein, muss auf sie schnell, effizient und systematisch zugegriffen werden können. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für zugreifbares Wissen.
Um die Problemstellungen und Anforderungen der Kunden zu erkennen und die Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen im Markt, die Abwicklung und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, wird Wissen zum wesentlichen Wettbewerbsfaktor. Wissen wiederum setzt Informationen voraus. Hier ergibt sich die Forderung nach der Bereitstellung der richtigen, vollständigen und aktuellen Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort. Der Einsatz von "intelligenter" Informationstechnologie gilt als ein zentraler Erfolgsfaktor im harten Wettbewerb.
Heute wird noch bei vielen Finanzinstituten erheblicher Aufwand getrieben, den Mitarbeitern benötigte (Kunden-)Informationen zeitnah zur Verfügung zu stellen. Hauptmangel ist, dass die Dokumente fast ausschließlich papier- oder microfichebasiert vorliegen. Das Anwachsen von Informationen auf Papier, Mikrofilm, Mikrofiche und in Informationsverarbeitungs-Systemen (IV-Systeme) stellt für viele Institute der Sparkassenorganisation ein Problem im Hinblick auf eine schnellere und verbesserte Informationsbereitstellung dar.
Das zeigt auch ein Blick in die Praxis:
- Dokumente lagern sehr oft in räumlich verteilten Archiven.
- Aufgrund der z.T. langen Aufbewahrungsfristen (30 Jahre und mehr) werden die Archive immer kleiner bzw. sind voll.
- Bankangestellte klagen über die intensive Aktenbearbeitung und wachsende Aktenberge.
- Statt gezielt Informationen abzurufen werden Akten gesucht bzw. wird in Papierarchiven „gewühlt“.
- Zielgenaues Wiederauffinden von Informationen wird ganz erheblich behindert und kostet Zeit.
- Trotz elektronischer Kreditantragsabwicklung werden Dokumente ausgedruckt, bearbeitet und neu erfasst, d.h. Medienbrüche stehen auf der Tagesordnung.
- Papier und elektronische Daten und Objekte sind parallel zu verwalten.
- Die zeitnahe Zurverfügungstellung benötigter/relevanter Informationen ist mit erheblichem Aufwand verbunden.
- Geschäftsvorfälle werden sequentiell und papiergestützt abgewickelt.
Es wird schnell deutlich, dass entsprechende Methoden und Werkzeuge zur Handhabung großer Informationsmengen fehlen. Einen vielversprechenden Ansatz stellen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) dar, mit denen sich bei entsprechender Planung und Vorbereitung enorme Produktivitätssteigerungen erzielen lassen.
Im Rahmen dieser Machbarkeitsstudie wird untersucht, worauf bei der Integration eines Dokumenten-Management-Systems in die bestehenden Systeme eines Finanzdienstleisters geachtet werden muss und wie es in diese integriert werden kann. Die Untersuchung konzentriert sich dabei ausschließlich auf Institute der Sparkassenorganisation (SKO-Institute). Berücksichtigt werden die zurzeit geltenden Rahmenbedingungen, gesetzlichen Vorschriften, Dateiformate, Standards und Schnittstellen sowie die im Sparkassen-Umfeld spezifische Organisations- und IT-Infrastruktur.
In Kapitel zwei werden zunächst die Grundlagen des Dokumenten-Managements vorgestellt. Hier werden wesentliche Begriffe und Definitionen, die für das weitere Verständnis notwendig erscheinen, erklärt sowie Ziele, Aufgaben und Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen erläutert.
Die grundsätzliche Architektur von Dokumenten-Management-Systemen wird in Kapitel drei vorgestellt. Hier wird dem Leser vermittelt, wie Dokumenten-Management-Systeme aufgebaut sind, welche Komponenten und Systeme zum Einsatz kommen können und wie diese miteinander interagieren.
Aufbauend auf den Informationen zu der grundsätzlichen Architektur von Dokumenten-Management-Systemen werden in Kapitel vier mögliche DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation vorgestellt. Bei der Vorstellung der möglichen DMS-Lösungen werden der aktuelle Erkenntnisstand der Informationstechnologie und die Besonderheiten innerhalb der Sparkassenorganisation berücksichtigt.
Kapitel fünf gibt einen Überblick über den aktuellen Stand von Formaten, Standards und Normen, die es zu beachten gilt und die besonderen Einfluss auf die Integrationsfähigkeit von DM-Systemen nehmen.
Rahmenbedingungen bzw. rechtliche Grundlagen, die im Rahmen einer DMS-Einführung und für eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten beachtet werden müssen, werden in Kapitel sechs behandelt.
Jedes DMS-Projekt beinhaltet kritische Punkte, die es bei einer Integration in die bestehenden Systeme eines Finanzdienstleisters zu analysieren und zu beachten gilt. Hierüber gibt Kapitel sieben Auskunft.
Bevor im Rahmen einer Schlussbetrachtung abschließend die Bedeutung von Dokumenten-Management-Systemen bei Finanzdienstleistern hervorgehoben wird, werden in Kapitel acht die wichtigsten bisher gewonnenen Erkenntnisse zusammengefasst.
Im Bereich des Dokumenten-Managements sind viele Begriffe umgangssprachlich nicht ganz einheitlich definiert. Der Grund hierfür liegt in dem unterschiedlichen Verständnis auf Anbieter- und Anwenderseite. In der noch jungen Dokumenten-Management-Branche positionieren sich Hersteller abhängig davon, welche Technologie sich gerade am Besten vermarkten lässt, oftmals in verschiedenen Marktsegmenten, und es kommt zu Überschneidungen der verschiedenen Technologien. Aus Anwendersicht hingegen erhalten Begriffe wie „Dokumenten-Management-System“ oder „Dokument“ ihre Bedeutung aufgrund der speziellen Anforderungen und Anwendungen des jeweiligen Unternehmens.
Um Licht in die Vielfalt der Begriffe mit den verschiedenen, teilweise missverständlichen Bedeutungen zu bringen, sollen hier zunächst häufig benutzte Termini genauer erklärt werden.
Eine akademische, allgemeingültige und allgemein anerkannte Definition des Dokumentenbegriffs ist in der Literatur nicht zu finden. Letztlich ist es der Anwender, der definiert, was ein Dokument ist. Auf eine einfache Formel gebracht: ein Dokument ist, was der Anwender als das festlegt, was er in seinem DMS wieder zu finden wünscht.[2]
Abhängig vom Kulturkreis wird der Begriff Dokument heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im angelsächsischen Raum wird er häufig für Textdateien verwendet, weswegen auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten, unterschieden wird. Im deutschsprachigen Raum findet unweigerlich eine Assoziation zu papiergebundenem Schriftgut statt. So verstandene Dokumente weisen eine hohe inhaltliche Qualität und rechtliche Bedeutung auf. Sie kommen den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff sehr nahe.
Die Verwaltung, der Zugriff und die Bereitstellung von Dokumenten erfolgt in Dokumenten-Management-Systemen über Schutz- und Suchmerkmale, die sich aus den Merkmalen eines Dokuments ergeben. Ein Dokument weist in der Regel folgende Merkmale auf:[3]
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. 1: Merkmale von Dokumenten
Dokumente können in vielen Formen vorliegen, entweder als Papierdokumente oder auch als elektronische Dokumente. Zu den elektronischen Dokumenten gehören alle Informationen, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden können, z.B. Faxe, E-Mails, Texte, Grafiken, Präsentationen, Video- und Audio-Dateien, Mikrofilme, HTML-Formulare, Computerreports, EDI. Die in den Dokumenten zur Verfügung gestellten Informationen werden in den jeweiligen betrieblichen Prozessen benötigt. Bei der Kommunikation zwischen internen und externen organisatorischen Einheiten spielen Dokumente eine wesentliche Rolle. Darüber hinaus weisen Dokumente eine unterschiedliche Lebens- bzw. Nutzungsdauer auf, die sich nach rechtlichen bzw. betriebsinternen Anforderungen bestimmen (hier bestehen z.T. sehr lange Aufbewahrungfristen).
Informationen, die oft auch als Nachrichten bezeichnet werden,[4] besitzen Zweck und Bedeutung. Sie sollen beim Empfänger eine neue Erkenntnis bewirken, sind also zweck- und nutzenorientiert. Informationen können niemals beliebige Zeichenketten ohne Bedeutung und Inhalt sein.[5] Gespeichert werden Informationen in Dokumenten, die diese transportieren.
In einem Unternehmen liegen Informationen entweder strukturiert oder unstrukturiert vor:
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. 2: Strukturierte / Unstrukturierte Informationen
Im Kontext von Dokumenten-Management-Systemen und im weiteren Verlauf dieser Machbarkeitsstudie, werden unter dem Begriff Information alle Objekte subsumiert, die in IV-Systemen mit Software erfasst, verarbeitet, verwaltet und reproduziert werden können.
Informationen können aus unterschiedlichen, sehr vielfältigen Quellen stammen: Papierdokumente, Briefe, Verträge, Lieferscheine, technische Zeichnungen, E-Mails, digitale Briefe, Spreadsheets und Fax sowie Druckspools aus Hostsystemen. Innerhalb von Dokumenten-Management-Systemen können Informationen grundsätzlich in folgenden Formen vorliegen:
Bei kodierten Informationen, kurz CI genannt (CI = Coded Information), handelt es sich um im Rechner selbst erzeugte oder über Tastatur und Maus eingegebene Informationen. Diese können entweder strukturiert (z. B. Datensätze aus Datenbanken, Druckoutput oder Applikationen) oder unstrukturiert (z. B. Texte, Tabellen, Grafiken etc.) vorliegen.
Da IV-Systeme in der Lage sind kodierte Informationen ohne Hilfe des Anwenders zu interpretieren, können diese Informationen weiterverarbeitet werden. Beispiele für CI-Daten sind digitale Bilder, Textdokumente, mit Textsystemen erstellte Dokumente, Druckausgabe aus Report-Läufen, digitalisierte Sprache, Drucklisten, Musik, aus einer Tabellenkalkulation erstellte Berechnungsdatei.
Nicht-kodierte Informationen, kurz NCI genannt (NCI = Non Coded Information), sind Informationen, die im Zuge einer Digitalisierung entstanden sind. Es handelt sich größtenteils um eingescannte Dokumente, die der Rechner selbst nicht ohne weiteres interpretieren kann. Um NCI-Daten inhaltlich interpretieren und weiterverarbeiten zu können, müssen sie mit Hilfe eines geeigneten Verfahrens[6] wieder in ein CI-Format konvertiert werden. Beispiele für NCI-Daten sind Papierfotos, Video-Informationen, Filme, analoge Textvorlagen, Audio-Informationen, gescannte Images, Rasterbilder, analoge Bilder.
In der Vergangenheit wurden im Zusammenhang mit Archivsystemen unter Dokumenten häufig nur gescannte Dokumente (Faksimiles) verstanden. Heutige Dokumenten-Management-Systeme müssen jedoch in der Lage sein, verschiedenartige Informationen zu verwalten und zu speichern. Daher erscheint es sinnvoll, übergreifend von Informationsobjekten zu sprechen; Dokumente bilden dann nur eine Untermenge von Informationsobjekten.[7]
Ein Informationsobjekt liegt im IV-System als Datei oder Bestandteil einer Datei vor. In einem Dokumenten-Management-System werden Informationsobjekte erfasst, bearbeitet, verwaltet und gespeichert. Informationsobjekte können sein: eingehende Post, Faksimile-Dokumente, Animationen, Filme, Notizen, Belege, intern verfasste Briefe, Bilder, Verträge, Audiosequenzen etc.
In ein Dokumenten-Management-System können Informationsobjekte aus den verschiedensten Quellen gelangen:[8]
- vom System selbst erzeugte Objekte:
das können Dateien (z.B. Druck- oder Textdateien) oder Datensätze (z.B. Tabellen aus einer Datenbank) sein,
- analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte:
hierbei handelt es sich meist um Faksimiles (gescannte Images) oder um Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikrofon erfasst werden.
Informationsobjekte bestehen aus Einzelobjekten, die entweder allein oder kombiniert auftreten können:
- Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,
- Images, die durch das Einscannen von Papierdokumenten und Fotos entstehen,
- Formulare, die im Rahmen von Transaktionen zum Einsatz kommen, z.B. EDI (vgl. Kapitel 5.3.1.7),
- COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disc),
- Video-Clips oder
- Sound und Sprach-Clips.
Entsprechend ihrer Komplexität können Informationsobjekte unterschieden werden in:
- elementare Informationsobjekte,
- komplexe Informationsobjekte und
- Container-Informationsobjekte.
Elementare Informationsobjekte bestehen nur aus einem Objekt und beinhalten nur Daten eines Typs. Setzen sich Informationsobjekte aus mehreren Einzelobjekten (z.B. eingebettete Grafiken, Texte, Tabellen, Hyperlinks etc.) zusammen, wird von komplexen Informationsobjekten gesprochen. Zur besseren Handhabung können elementare und komplexe Informationsobjekte sowie Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten in Containern zusammengefasst werden. Die folgende Abbildung verdeutlicht die Zusammenhänge:
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. 3: Formen von Informationsobjekten
(Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Kampffmeyer, Ulrich,
Dokumenten-Management, a.a.O., S.30)
Enthalten Informationsobjekte neben den unterschiedlichen Arten von Informationen zusätzlich noch beschreibende Daten, die eine Verarbeitung der Informationsobjekte ermöglichen, handelt es sich hierbei um sog. selbstbeschreibende Dokumente (SDO = Selfcontained Document Object).
Das Informatikzentrum der Sparkassenorganisation (SIZ[9] ) hat für die einheitliche und kompatible Speicherung von Dokumenten und Daten ein neutrales Format definiert. SIZ-Informationsobjekte setzen sich aus einem selbstbeschreibenden Header und einer beliebigen Inhaltskomponente zusammen. Die Verbindung von Header und Inhaltskomponenten wird durch ein spezielles Prüfsummenverfahren gesichert. Damit werden „elektronische Dokumente hoher Qualität“ geschaffen, die eine hohe Rechtssicherheit garantieren.[10] Im Header sind die wichtigsten Attribute des Informationsobjektes enthalten. Die im Header gespeicherten Daten dienen der Identifizierung des Objektes und nicht der primären Suche nach einem bestimmten Dokument. Der Header setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: der Pflichtkomponente Grundindex (vgl. Kapitel 3.3.5.5.2) und einer freien erweiterbaren Komponente. Beide Komponenten folgen den gleichen selbstbeschreibenden Aufbauregeln.
Unter einem elementaren Informationsobjekt wird ein Informationsobjekt mit einem monostrukturierten Inhalt (z. B. S/W- oder Farbbildeinzelobjekt) verstanden. Dieses Informationsobjekt ist in der Regel im Format abhängig vom unterliegenden Betriebssystem und vom erzeugenden Programm. Es enthält nur Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte.
Komplexe Informationsobjekte, sog. Compound Documents, sind aus zusammengesetzten Dateien bestehende Informationsobjekte, die aus Text, Formatinformation, Bildern, Tabellen sowie Hyperlinks bestehen oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können. In Windows-Umgebungen werden solche Informationsobjekte über Object Linking and Embedding (OLE[11] ) zusammengestellt. Die Vielfalt der Kombinationsmöglichkeiten ist groß und bedingt angesichts der schnellen Softwareentwicklung Risiken für die Archivierung.
Vorgangsmanagementprogramme und andere Anwendungen fassen Informationen zur besseren Handhabung in „Containern“ zusammen. In einem Container können Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten enthalten sein, die in der Regel nur mit dem erzeugenden Programm interpretiert, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Dies gilt insbesondere, wenn zusammenhängende Informationsobjekte als ein Vorgang (z.B. als virtuelle Vorgangsmappe) gespeichert werden sollen.
Bei Containern ist zunächst zu klären, ob der Zugriff nur auf den Container in seiner Gesamtheit gefordert ist. Besteht dieser Container aus nur einer Datei, so kann er wie ein monostrukturiertes, elementares Informationsobjekt behandelt werden. In der Regel kann der Container nur vom erzeugenden Programm zerlegt und zur Anzeige gebracht werden.
Besteht jedoch die Forderung, aus anderen Sachzusammenhängen (Mehrfachnutzung eines nur einmal gespeicherten Dokumentes) oder über andere als das erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zuzugreifen, muss das Container-Informationsobjekt alle benötigten Struktur- und Attribut-Informationen mit sich tragen und eine entsprechende Ablagekomponente existieren, die in der Lage ist, diesen Container zu zerlegen (Konvertierer).
Der Begriff Dokumenten-Management wird in der Praxis nicht einheitlich verwendet, weswegen sich Unterschiede in der Benutzung und der Interpretation des Begriffes ergeben.[12]
Grundsätzlich lässt sich der Begriff Dokumenten-Management einteilen in:
- Dokumenten-Management im engeren Sinn,
- Dokumenten-Management im weiteren Sinn.
Bei den ursprünglichen Dokumenten-Management-Technologien handelte es sich größtenteils um monolithische Anwendungen. Die jeweiligen Applikationen benötigten spezielle Clienten, Integrationsaspekte wurden nicht berücksichtigt.
Wird von klassischem Dokumenten-Management gesprochen, steht die Verwaltung von digitalen Dokumenten und Dateien in Netzwerken im Vordergrund. Hier geht es um die Logik der Verwaltung, den Status, die Struktur und den Inhalt von Dokumenten. Im Rahmen des Dokumenten-Management werden diese beschrieben, klassifiziert und, um einfach wieder gefunden zu werden, in einer bestimmten logischen Struktur eingeordnet. Von den Dokumenten-Management-Technologien werden Funktionalitäten gefordert, wie z.B.:
- Check-in / Check-out,
- Versionsmanagement,
- Zugriffsschutz,
- Bildung von Dokumentengruppen (Containern),
- selbstbeschreibende Informationsobjekte.
Dokumenten-Management im weiteren Sinn geht von einer übergreifenden Betrachtungsweise aus. Damit wird der Tatsache Rechnung getragen, dass die einzelnen Dokumenten-Management-Technologien wegen ihrer zunehmenden Überschneidung und Integration nicht mehr klar und eindeutig voneinander abgegrenzt werden können. Unter dem Begriff Dokumenten-Management werden daher neben dem klassischen Dokumenten-Management weitere Systeme und Funktionalitäten subsumiert:
- elektronische Archivierung,
- Output-Management,
- Groupware,
- Workflow,
- automatische Indizierung,
- Scanning,
- Imaging,
- Schrifterkennung.
Auf Anwenderseite haben mittlerweile die meisten Anwender erkannt, dass ein zeitgerechtes und zukunftsorientiertes Dokumenten-Management Lösungen für integrierte, unternehmensweite Problemstellungen zur Verfügung stellen muss. Die über das klassische Dokumenten-Management hinaus gehenden verteilten Dokumenten-Management-Lösungen decken alle wesentlichen Aspekte des Lebenszyklus eines Dokuments (sog. Document Life Cycle) ab: von der Entstehung/Erfassung, über die Verteilung und Recherche bis hin zur Speicherung und Integration in unterschiedliche Anwendungen und schließlich die Ausgabe-, Versand- und Publikationswege über ein Internet-Portal sowie die Löschung des Dokuments (vgl. Abb. 4).
[...]
[1] deutscher Soziologe u. Philosoph, 1858-1918
[2] Vgl. Grumser, Harald: Dokument-Datenströme in der Archivierung. In: VOI voice of information (Hrsg.): Dokumenten-Management-Systeme: Marktübersicht, Hersteller und Produkte, Aufl. Herbst 2002, S. 16
[3] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Management: Grundlagen und Zukunft, 2. Aufl., Hamburg 1999, S. 28
[4] Vgl. Götzer, Klaus u.a.: Dokumenten-Management: Informationen im Unternehmen effizient nutzen, 2. Aufl., Heidelberg 2001, S. 76
[5] Vgl. Abts, Dietmar; Mülder, Wilhelm: Grundkurs Wirtschaftsinformatik, 4. Aufl., Wiesbaden 2002, S. 6
[6] Mit Hilfe des OCR-/ICR-Verfahrens (Optical Character Recognition / Intelligent Character Recognition) lassen sich Textdokumente, die über Scanner erfasst wurden und als Rasterbild vorliegen, wieder in ein kodiertes, weiterverarbeitbares Format umwandeln.
[7] Trotz dieser Unterscheidung werden im Folgenden die Begriffe Dokument und Informationsobjekt synonym eingesetzt.
[8] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich, Dokumenten-Management, a.a.O., S. 29
[9] Das SIZ ist der strategische IT-Dienstleister für die Vernetzung der Sparkassen-Finanzgruppe. Ausgerichtet auf den sicheren IT-Verbund der Sparkassen-Finanzgruppe fokussiert das SIZ sein marktorientiertes Leistungsangebot auf die Kompetenzfelder Multikanaltechnologie, Electronic Banking, Kartentechnologie und Verbundkoordination sowie Sicherheitstechnologie. Über gemeinsam nutzbare Komponenten in den Bereichen Zugangs-, Schnittstellen- und Sicherheitstechnologie erschließet das SIZ Potentiale für weitere Kostensenkungen im IT-Verbund der Sparkassen-Finanzgruppe.
[10] Vgl. Bartl, Dieter: Standardisierung von Dokumenten-Management- und elektronischen Archiv-Lösungen für die Sparkassenorganisation, http://www.project-consult.net/home.asp?SR=237, 05.11.2003, S. 3
[11] OLE ist ein Microsoft-Standard für verbundene Dokumente und Anwendungskomponenten. Es bietet Verfahren für die Verknüpfung von Objekten.
[12] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich, Dokumenten-Management, a.a.O., S. 218
