Machbarkeitsstudie zur Integration eines Dokumenten-Management-Systems in bestehende Systeme eines Finanzdienstleisters

Inhaltsverzeichnis

• 1. Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements
• 1.1. Problemstellung
• 1.2. Gang der Untersuchung
• 2. Grundlagen des Dokumenten-Managements
• 2.1. DM-Terminologie
• 2.1.1. Dokument
• 2.1.1.1. Definition des Begriffs „Dokument“
• 2.1.1.2. Merkmale eines Dokuments
• 2.1.2. Information
• 2.1.2.1. Definition des Begriffs „Information“
• 2.1.2.2. Formen von Informationen
• 2.1.2.2.1. Kodierte Informationen
• 2.1.2.2.2. Nicht-kodierte Informationen
• 2.1.3. Informationsobjekt
• 2.1.3.1. Definition des Begriffs „Informationsobjekt“
• 2.1.3.2. Quellen von Informationsobjekten
• 2.1.3.3. Formen von Informationsobjekten
• 2.1.3.3.1. Elementare Informationsobjekte
• 2.1.3.3.2. Komplexe Informationsobjekte
• 2.1.3.3.3. Container
• 2.1.4. Dokumenten-Management
• 2.1.4.1. Dokumenten-Management im engeren Sinn
• 2.1.4.2. Dokumenten-Management im weiteren Sinn
• 2.2. Dokumenten-Management-Systeme
• 2.2.1. Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinn
• 2.2.2. Dokumenten-Management-Systeme im weiteren Sinn
• 2.2.3. Ausgangssituation in den Sparkassen
• 2.2.4. Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen
• 2.2.5. Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems
• 3. Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
• 3.1. Ansprüche an die DMS-Architektur
• 3.2. Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems
• 3.3. Komponenten eines DMS
• 3.3.1. Dokumentenerfassung
• 3.3.1.1. Manuelle Erfassung
• 3.3.1.2. Erfassung über Scanner
• 3.3.1.2.1. Arbeitsablauf beim Scannen
• 3.3.1.2.2. Scanner-Software
• 3.3.1.2.3. Dokumententrennung
• 3.3.1.2.4. Archivierungsszenarien
• 3.3.1.2.4.1 Frühes Archivieren
• 3.3.1.2.4.2 Archivieren zum Zeitpunkt der Bearbeitung
• 3.3.1.2.4.3 Spätes Archivieren
• 3.3.1.2.5. OCR-/ICR-Erkennung
• 3.3.1.2.6. Anforderungen an Erfassungsarbeitsplätze
• 3.3.1.3. Erfassung über Kamera
• 3.3.1.4. Anwendungsorientierte Erfassung
• 3.3.1.5. COLD-Verfahren
• 3.3.1.6. Elektronischer Fax-Eingang
• 3.3.2. Attributierarbeitsplätze
• 3.3.3. Nutzungs- und Sachbearbeiterarbeitsplätze
• 3.3.3.1. Dokumentenanzeige
• 3.3.3.2. Annotationen
• 3.3.3.3. Elektronischer Stempel
• 3.3.4. Das Retrievalsystem
• 3.3.5. Archiv-/Ablagesystem
• 3.3.5.1. Ablage und Archiv als Dienste
• 3.3.5.2. Die Ablage
• 3.3.5.2.1. Merkmale der Ablage
• 3.3.5.2.2. Server-Komponenten der Ablage
• 3.3.5.2.2.1 Schnittstellenfunktion
• 3.3.5.2.2.2 Caching
• 3.3.5.2.2.3 Informationsobjektverwaltung
• 3.3.5.2.2.4 Speicherhierarchie
• 3.3.5.2.2.5 Konvertierer
• 3.3.5.2.2.6 Lokalisierer
• 3.3.5.2.2.7 Replikation
• 3.3.5.2.2.8 Versionsverwaltung
• 3.3.5.3. Das Archiv
• 3.3.5.3.1. Merkmale des Archivs
• 3.3.5.3.2. Komponenten des Archivs
• 3.3.5.3.2.1 Schnittstelle zur Ablageebene
• 3.3.5.3.2.2 Information Retrieval System
• 3.3.5.3.2.3 Zugriffstypen und Speicherorte
• 3.3.5.4. Einbettung der Ablage- und Archivebene in die Gesamtarchitektur
• 3.3.5.5. SIZ-konforme Archivsysteme
• 3.3.5.5.1. S-Finanz-Nomenklatur
• 3.3.5.5.2. SIZ-Grundindex
• 3.3.6. Spezielle Server
• 3.3.6.1. Druck-Server
• 3.3.6.2. COLD-Server
• 3.3.6.3. OCR-Server
• 3.3.6.4. Fax-Server/E-Mail-Server
• 3.3.6.5. WWW-Server
• 3.3.6.6. Workflow-Server
• 3.4. Anwendungsintegration
• 3.4.1. Stand-alone-Lösungen
• 3.4.2. Lose gekoppelte Systeme
• 3.4.3. Voll integrierte DM-Systeme
• 3.4.4. Die Frage des „führenden Systems“
• 3.5. Netz-Anforderungen
• 3.6. Verteilte DM-Systeme
• 3.6.1. Der zentrale Ansatz
• 3.6.2. Dezentrale Dokumentenerfassung
• 3.6.3. Dezentrale Dokumentenhaltung und -erfassung
• 3.6.4. Zentrale Recherche-DB und replizierte Daten
• 3.6.5. Voll replizierte Daten und Datenbanken
• 4. DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation
• 4.1. DMS-Lösung für Host-basierende Daten
• 4.2. Unternehmensweite DMS-Lösung
• 4.2.1. Archivierung von Office- und Business-Dokumenten
• 4.2.2. Revisionssichere Archivierung von Lotus-Notes-Dokumenten
• 4.2.3. Struktur eines unternehmensweiten Dokumenten-Management-Systems
• 5. Formate, Standards und Normen
• 5.1. Allgemeines
• 5.2. Format-Arten
• 5.3. De-facto-Standards
• 5.3.1. Dateiformate
• 5.3.1.1. ASCII
• 5.3.1.2. PostScript
• 5.3.1.3. PDF
• 5.3.1.4. SGML
• 5.3.1.5. HTML
• 5.3.1.6. XML
• 5.3.1.7. EDI
• 5.3.2. Komprimierungsverfahren
• 5.3.2.1. TIFF
• 5.3.2.2. JBIG
• 5.3.2.3. GIF und PNG
• 5.3.2.4. JPEG/JPEG 2000
• 5.3.2.5. MPEG

Zielsetzung und Themenschwerpunkte

Diese Diplomarbeit befasst sich mit der Machbarkeit der Integration eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in die bestehenden Systeme eines Finanzdienstleisters. Die Arbeit analysiert die Herausforderungen und Chancen, die mit der Einführung eines DMS verbunden sind, und untersucht die verschiedenen technischen und organisatorischen Aspekte.

• Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements in Finanzdienstleistungsunternehmen
• Grundlagen des Dokumenten-Managements und der Terminologie
• Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
• DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation
• Formate, Standards und Normen im Kontext des Dokumenten-Managements

Zusammenfassung der Kapitel

Kapitel 1 beleuchtet die Problemstellung und die Motivation für die Integration eines DMS in einem Finanzdienstleistungsunternehmen. Kapitel 2 bietet eine Einführung in die Grundlagen des Dokumenten-Managements, definiert wichtige Begriffe und erläutert die Vorteile von DMS-Systemen. In Kapitel 3 wird die Architektur von DMS-Systemen detailliert betrachtet, verschiedene Komponenten werden vorgestellt und die Anforderungen an die technische Infrastruktur werden analysiert.

Kapitel 4 widmet sich den spezifischen DMS-Lösungen, die in der Sparkassenorganisation zum Einsatz kommen. Die Arbeit betrachtet verschiedene Ansätze, wie ein DMS in ein bestehendes IT-System integriert werden kann und welche Herausforderungen im Hinblick auf die Unternehmensweite Einführung eines DMS bestehen.

Kapitel 5 befasst sich mit Formaten, Standards und Normen, die im Zusammenhang mit Dokumenten-Management-Systemen relevant sind. Es wird ein Überblick über verschiedene Dateiformate und Komprimierungsverfahren gegeben.

Schlüsselwörter

Dokumenten-Management, Dokumenten-Management-System (DMS), Finanzdienstleister, Sparkassenorganisation, Informationsobjekt, Architektur, Integration, Standards, Formate, Komprimierung, Archivierung, Revisionssicherheit, Workflow-Management.