Eine Analyse von Dokumenten-Management-Systemen für nationale mittelständische Steuerberater

Inhaltsverzeichnis

• Einleitung
• Problemstellung, Motivation und Zielsetzung
• Aufbau der Arbeit
• Theoretische Fundierung
• DMS-Terminologie
• Dokumente, Daten und Metadaten
• Dokumentenlebenszyklus
• Dokumentenarten
• Dokumentenformate
• Elektronische Signaturen
• Speichermedien
• Abgrenzung von DMS
• Ziele von DMS
• Vor- und Nachteile eines DMS-Einsatzes
• Schnittstellen
• Digitalisierung mittelständischer Steuerberatungsgesellschaften
• Mittelstand
• Quantitative Definitionsansätze
• Qualitative Definitionsansätze
• Digitalisierung
• Der mittelständische Steuerberater
• Definition
• Tätigkeitsfelder
• Problemfelder im Berufstand
• Komplexität
• Übereinstimmung mit Rechtlichen Anforderungen
• Wirtschaftlichkeit
• Dienstleistungsanforderungen
• Aspekte der Digitalisierung in der Steuerberatung
• EDV-Systeme
• Ersetzendes Scannen
• Die elektronische Handakte
• Digitalisierung der Mandanten
• Digitalisierung der Finanzverwaltung
• Art und Umfang der Aufbewahrung
• Rechtlicher Hintergrund
• Ordnungsmäßigkeit, Integrität, Authentizität
• Datenschutz und Datensicherheit
• Ermittlung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Sicherung der Beweiskraft und des gesetzlichen Zugriffs
• Verfahrensdokumentation
• Zertifizierung und Software-Testate
• Schutz vor Verletzung des Urheberrechts
• Weitere Gesetze, Regelwerke und Verordnungen
• Analyse ausgewählter DMS-Lösungen
• Konzeption und Vorgehensweise
• Abgrenzung des Einsatzbereiches
• Kanzleisoftware für Steuerberater
• Integrationsfähigkeit in die DATEV-Programme
• Allgemeine Schnittstellen
• DATEVconnect
• Anforderungen an die DMS-Software
• Vorstellung ausgewählter DMS-Lösungen
• DATEV DMS (Saperion ECM Suite)
• Agorum core
• Amagno DMS
• StarFinder Digital Archiv
• d.velop d.3 ECM
• Docuvita DMS
• Lobodms ECM Suite
• DocuWare ECM
• Funktionsanalyse
• Prüfkriterien
• Systemtechnik
• Administration
• Input-Management
• Archivierung
• Dokumentensuche
• Output-Management
• Schnittstellen
• Zusammenarbeit
• Workflow-Management
• Analyse auf Basis der Anforderungen an die IT-Sicherheit
• Prüfkriterien
• Zugangs-, Zutritts- und Zugriffsschutz
• Benutzerverwaltung und Berechtigungskonzept
• Archive und Dokumente
• Protokollierung
• Ausfallsicherheit
• Analyse der rechtlichen Aspekte elektronischer Archivierung
• Prüfkriterien
• Verfahrensdokumentation
• Sechs GoBD-Grundsätze
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Sicherstellung der Vollständigkeit
• Sicherstellung der Richtigkeit
• Sicherstellung der Zeitgerechtheit
• Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit
• Sicherstellung der Unveränderbarkeit
• Sicherstellung der Konvertierungsfähigkeit
• Sicherstellung der Migrationsfähigkeit
• Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit
• Elektronische Signaturen und Stempel
• Ersetzendes Scannen
• E-Mail-Archivierung
• Elektronische Rechnungen
• Elektronische Handakte
• Fristenkontrolle
• Zertifizierungen & Software-Testate
• Analyse wirtschaftlicher Aspekte
• Einleitende Theorie
• Nutzenanalyse
• Qualitativer Nutzen
• Quantitativer Nutzen
• Kosten bei der Einführung einer elektronischen Archivierung
• Kostenarten
• Ermittlung der Anschaffungskosten pro Arbeitsplatz
• Ermittlung der Anschaffungskosten für die analysierten DMS-Lösungen
• Auswertung der Analyse
• Aufbau der Auswertung
• Auswertung der funktionsorientierten Anforderungen
• Auswertung der sicherheitsorientierten Anforderungen
• Auswertung der rechtlichen Anforderungen
• Auswertung der wirtschaftsorientierten Anforderungen
• Kritische Betrachtung in Bezug auf die Probleme im Berufstand
• Gestiegene Anforderungen der Mandanten
• Liberalisierung im Berufstand
• Personaldefizit
• Gesetzliche Anforderungen
• Zusammenfassung und Ausblick

Zielsetzung und Themenschwerpunkte

Die vorliegende Masterarbeit befasst sich mit der Analyse von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) für nationale mittelständische Steuerberater. Ziel ist es, einen Überblick über die Anforderungen an DMS-Lösungen in diesem Kontext zu geben und die Funktionsweise, Sicherheit und Rechtssicherheit von verschiedenen DMS-Produkten zu vergleichen.

• Anforderungen an DMS-Lösungen für Steuerberater
• Funktionsanalyse verschiedener DMS-Produkte
• Bewertung der IT-Sicherheit von DMS-Lösungen
• Analyse der rechtlichen Aspekte der elektronischen Archivierung
• Wirtschaftsbezogene Aspekte der DMS-Implementierung

Zusammenfassung der Kapitel

Die Arbeit beginnt mit einer Einführung in die Thematik und erläutert die Motivation und Zielsetzung der Untersuchung. Im zweiten Kapitel werden die theoretischen Grundlagen von DMS-Systemen beleuchtet und der mittelständische Steuerberater als Anwendergruppe definiert. Das dritte Kapitel analysiert verschiedene DMS-Lösungen anhand von Prüfkriterien, die die Funktionsweise, IT-Sicherheit, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit der Systeme berücksichtigen. Die Arbeit endet mit einer Auswertung der Analyse und einer kritischen Betrachtung der Ergebnisse im Kontext der Herausforderungen des Steuerberatungsberufs.

Schlüsselwörter

Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Steuerberatung, Mittelstand, Digitalisierung, IT-Sicherheit, Rechtssicherheit, elektronische Archivierung, GoBD, DATEV, Saperion ECM Suite, Agorum core, Amagno DMS, StarFinder Digital Archiv, d.velop d.3 ECM, Docuvita DMS, Lobodms ECM Suite, DocuWare ECM.