Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Der Lahn-Dill-Kreis

3 Aktuelle Problematik

3.1 Beobachtung der Problematik

3.2 Bestehender Aktenplan

3.3 Die Projektstellung

4 Analyse des IST-Zustandes

4.1 Erläuterung zur Methodik der Evaluation

4.2 Ermittelte Eckdaten aus der Evaluation

4.3 Auswertung der Ergebnisse

4.3.1 Auswertung der allgemeinen Angaben

4.3.2 Auswertung Zugriff im Vertretungsfall und Aktenplan/Ordnerstruktur

4.3.3 Auswertung Archivierung, Schriftverkehr, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Ordnung am Arbeitsplatz

4.3.4 Auswertung des Brainstorming zu verschiedenen Schlagworten

4.4 Fazit

5 Darstellung des SOLL-Zustandes

5.1 Grundsätzliche Anforderungen

5.1.1 Zugriff im Vertretungsfall

5.1.2 Aktenplan/Ordnerstruktur

5.1.3 Archiv/Archivnutzung

5.1.4 Elektronischer Schriftverkehr

5.1.5 Dienstprogramme

5.1.6 Einarbeitung neuer Mitarbeiter

5.1.7 Ordnung am Arbeitsplatz

6 Der Aktenplan

6.1 Bezug

6.2 Allgemeine Struktur

6.3 Allgemeines Verfahren zur Aufstellung und Einführung

6.4 Elektronische Akte

6.5 Ausblick: Zukünftiges E-Government

7 Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management

7.1 Enterprise-Content-Management beim Lahn-Dill-Kreis

7.2 Marktübersicht Dokumentenmanagement-Hersteller

7.3 Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes

8 Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit

8.1 Was ist ein Konzept und wozu dient es?

8.2 Das Konzept

8.2.1 Managementsummary

8.2.2 Hintergrund und Ziel

8.2.3 Vorgehensweise

8.2.4 Kosten und Nutzen

8.2.5 Maßnahmen-/Ressourcen-/Zeitplan

9 Schlusswort

Zielsetzung & Themen

Das Hauptziel der Arbeit ist die Erarbeitung eines Konzepts zur Reorganisation des Aktenplans der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises, um durch eine einheitliche und moderne Struktur die Prozesseffizienz sowie die Auffindbarkeit von Dokumenten, insbesondere im Vertretungsfall, nachhaltig zu steigern.

• Analyse des Ist-Zustandes der aktuellen Akten- und Ablagestruktur
• Evaluierung der Anforderungen an eine moderne Dokumentenverwaltung
• Untersuchung der Potenziale eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
• Entwicklung eines zielgerichteten Konzepts für die Aktenplan-Reorganisation
• Berücksichtigung von Aspekten wie Datenschutz, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Wirtschaftlichkeit

Auszug aus dem Buch

Zusammenfassung der Kapitel

1 Einleitung: Beschreibt die steigende Notwendigkeit für effiziente Datenverwaltung und die Zielsetzung, durch ein Dokumenten-Management-System einen modernen Aktenplan für die Abteilung Gesundheit zu etablieren.

2 Der Lahn-Dill-Kreis: Bietet einen Überblick über den Projektgeber, die Verwaltungsstruktur und die Aufgabenbereiche der Abteilung Gesundheit.

3 Aktuelle Problematik: Beleuchtet durch Beobachtungen die Defizite in der aktuellen Aktenführung und verdeutlicht die Notwendigkeit einer strukturellen Reorganisation.

4 Analyse des IST-Zustandes: Dokumentiert die detaillierte Evaluation der Arbeitsabläufe, der Ordnerstruktur und der Archivnutzung mittels Mitarbeiterbefragungen.

5 Darstellung des SOLL-Zustandes: Definiert die Anforderungen an ein zukünftiges System, einschließlich verbesserter Vertretungsregelungen und der Implementierung elektronischer Akten.

6 Der Aktenplan: Erläutert die Grundlagen zur Erstellung eines Aktenplans sowie dessen allgemeine Struktur und die Bedeutung für eine geordnete Verwaltung.

7 Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management: Untersucht technische Lösungen für das Dokumentenmanagement und bewertet deren Wirtschaftlichkeit sowie Marktpotenziale.

8 Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit: Fasst das eigentliche Konzept zusammen, inklusive Managementsummary, Vorgehensweise, Zeitplanung und Nutzenbetrachtung.

9 Schlusswort: Resümiert die Arbeit und betont die Unausweichlichkeit der angestrebten Umstrukturierung für eine zukunftsfähige Verwaltung.

Schlüsselwörter

Aktenplan, Dokumentenmanagement, Elektronische Akte, Reorganisation, Gesundheitsverwaltung, IST-Zustand, SOLL-Zustand, Prozessoptimierung, Verwaltung, Archivierung, Lahn-Dill-Kreis, DMS, E-Government, Effizienz, Mitarbeiterbefragung

Häufig gestellte Fragen

Worum geht es in dieser Bachelorarbeit grundsätzlich?

Die Arbeit beschäftigt sich mit der Konzeption zur Reorganisation des Aktenplans der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises, um papiergestützte Abläufe durch ein effizientes elektronisches System zu optimieren.

Was sind die zentralen Themenfelder der Untersuchung?

Die Arbeit fokussiert auf die Analyse der bestehenden, veralteten Ablagestrukturen, die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) und die Notwendigkeit einer einheitlichen, abteilungsweiten Organisationsstruktur.

Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?

Das primäre Ziel ist die Entwicklung eines modernen Aktenplans, der die Prozesseffizienz steigert, die Auffindbarkeit von Dokumenten im Vertretungsfall sicherstellt und den Übergang von der Papierakte zur elektronischen Aktenführung ermöglicht.

Welche wissenschaftliche Methode wird zur Datenerhebung verwendet?

Die Verfasserin nutzt primär eine standardisierte Online-Befragung (Evaluation) unter den Mitarbeitern der Abteilung Gesundheit, ergänzt durch Selbstbeobachtungen und eine fundierte Literaturrecherche.

Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?

Der Hauptteil umfasst die detaillierte Analyse des IST-Zustandes, die Herleitung eines SOLL-Zustandes sowie die Vorstellung technischer Grundlagen des Dokumentenmanagements und die Erarbeitung eines konkreten Reorganisationskonzepts.

Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?

Zentrale Begriffe sind: Aktenplan, Dokumentenmanagement, Elektronische Akte, Reorganisation, Gesundheitsverwaltung, Prozessoptimierung und Archivierung.

Wie unterscheidet sich die neue Struktur von der alten in der Praxis?

Während bisher jeder Fachdienst autonom und oft uneinheitlich agierte, wird im neuen Konzept ein verbindlicher, abteilungsweiter Standard definiert, der die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert und die standortübergreifende Vertretung ermöglicht.

Warum wird die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems als so wichtig erachtet?

Ein DMS ist notwendig, um die Präzision bei der Auffindbarkeit von Dokumenten zu erhöhen, Datenschutzanforderungen besser zu erfüllen und die notwendige Transparenz für alle berechtigten Mitarbeiter zu schaffen.