Informationsmanagement mit Microsofts Sharepoint Portal. Anforderungen, Umsetzung und Best Practices.

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

1.1 Vorstellung des Unternehmens

1.2 Konzeption der Diplomarbeit

2 Ausgangssituation

2.1 Zielsetzung der Diplomarbeit

3 Grundlagen

3.1 Informationsmanagement

3.2 Informationsbedarf

3.3 Probleme im Informationsmanagement

4 Analyse

4.1 Aufbauorganisation

4.2 Ablauforganisation

4.2.1 Print-Projekt

4.2.1.1 Initialisierung

4.2.1.2 Feinkonzeption

4.2.1.3 Realisierung

4.2.1.4 Druckvorstufe

4.2.1.5 Druck

4.2.2 Bewertung Print-Projekt

4.2.2.1 Initialisierung

4.2.2.2 Feinkonzeption

4.2.2.3 Realisierungsphase

4.2.2.4 Druckvorstufe

4.2.2.5 Druck

4.3 IT-Infrastruktur und Anwendungen

4.3.1 IT-Infrastuktur

4.3.2 Anwendungen

4.4 Informationen

4.4.1 Struktur der Ablage von Daten

4.4.2 Versionierung von Dokumenten

4.4.3 Austausch von Informationen über „Hilfe“-Systeme

4.4.4 Listen

4.5 Mitarbeiterbefragung

4.6 Bewertung der Analyse

5 Optimierung

5.1 Optimierungsziele für die Benutzerumgebung

5.2 Microsoft SharePoint Portal Server (SPS)

5.2.1 Funktionen

5.2.1.1 SPS-Portal Login

5.2.1.2 DMS-Funktionen

5.2.1.3 Suchfunktionen

6 Umsetzung

6.1 Intranet xxxxxxx GmbH

6.1.1 Dokumentbibliotheken

6.1.1.1 Bibliothek Geschäftsleitung

6.1.1.2 Bibliothek xxxxxxx

6.1.2 Bildbibliotheken

6.1.3 Listen

6.1.3.1 AgenturNews

6.1.3.2 Aufgaben

6.1.3.3 Kunden

6.1.3.4 Projekte/Kunden

6.1.3.5 Typo Links

6.1.3.6 Wichtige Links

6.1.4 Diskussionsrunden

6.1.5 Umfragen

6.2 Kundenseiten

6.2.1 Dokumentbibliotheken

6.2.1.1 Besprechungsberichte

6.2.1.2 Material

6.2.2 Bildbibliotheken

6.2.3 Listen

6.2.3.1 Aufgaben

6.2.3.2 KundenNews

6.2.3.3 Projekte

6.2.3.4 Team

6.2.4 Diskussionsrunden

6.2.5 Umfragen

6.3 Projektseiten

6.3.1 Dokumentbibliotheken

6.3.1.1 Besprechungsberichte

6.3.1.2 Freigaben

6.3.1.3 Konzepte

6.3.1.4 Material

6.3.1.5 Projektdaten

6.3.1.6 Vorprojektphase

6.3.2 Bildbibliotheken

6.3.2.1 Bilder

6.3.2.2 Endversion

6.3.2.3 Entwürfe

6.3.2.4 Logo

6.3.2.5 Schriften

6.3.3 Listen

6.3.3.1 Aufgaben Projektleitung

6.3.3.2 Aufgaben Projektteam

6.3.3.3 Hyperlinks

6.3.3.4 ProjektNews

6.3.3.5 Projektablauf

6.3.3.6 Projektteam

6.3.4 Diskussionsrunden

6.3.5 Umfragen

7 Fazit

Zielsetzung & Themen

Die Diplomarbeit hat das Ziel, das Informationsmanagement einer Kommunikationsagentur durch die Einführung eines SharePoint Portal Servers (SPS) zu optimieren, um die Projektabläufe zu vereinheitlichen und die Zusammenarbeit innerhalb der Agentur sowie mit Kunden effizienter zu gestalten.

• Analyse des Informationsbedarfs und der bestehenden IT-Strukturen
• Implementierung einer zentralen Arbeits- und Informationsplattform
• Strukturierung von Datenablage und Dokumentenmanagement
• Optimierung der internen und externen Kommunikationsflüsse
• Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen

Auszug aus dem Buch

Zusammenfassung der Kapitel

1 Einleitung: Beschreibt die Bedeutung von Informationsmanagement in einer Kommunikationsagentur sowie das Ziel und den Aufbau der Diplomarbeit.

2 Ausgangssituation: Erläutert das Informationschaos und die Notwendigkeit der Neugestaltung von Informationssystemen in der Agentur.

3 Grundlagen: Definiert die Begriffe Informationsmanagement und Informationsbedarf und beleuchtet typische Probleme bei deren mangelhafter Umsetzung.

4 Analyse: Untersucht die derzeitige Struktur, Abläufe und IT-Landschaft der Agentur, um Schwachstellen für das neue Informationssystem zu identifizieren.

5 Optimierung: Begründet den Einsatz von Microsoft SharePoint Portal Server (SPS) und definiert die Ziele für die neue Benutzerumgebung.

6 Umsetzung: Beschreibt detailliert die Konfiguration und Einrichtung der drei Informationsbereiche (Intranet, Kundenseiten, Projektseiten) im SPS.

7 Fazit: Fasst den Nutzen der Einführung des SPS zusammen und gibt einen Ausblick auf den weiteren Optimierungsbedarf bezüglich zusätzlicher Agentursoftware.

Schlüsselwörter

Informationsmanagement, SharePoint Portal Server, Kommunikationsagentur, Prozessoptimierung, Projektmanagement, Dokumentenmanagement, IT-Infrastruktur, Wissensmanagement, Intranet, Kundenseiten, Projektseiten, Informationsbedarf, Effizienz, Zusammenarbeit, Datenablage

Häufig gestellte Fragen

Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?

Die Arbeit befasst sich mit der Konzeption und Implementierung eines neuen Informationsmanagementsystems (auf Basis von Microsoft SharePoint) für eine Kommunikationsagentur, um dort herrschendes Informationschaos zu beseitigen.

Welches sind die zentralen Themenfelder?

Die Themenfelder umfassen das Informationsmanagement, die Analyse von Unternehmenskultur und IT-Strukturen, das Dokumentenmanagement sowie die praktische Gestaltung von digitalen Arbeitsplätzen.

Was ist das primäre Ziel der Arbeit?

Das Ziel ist die Optimierung der Informationsversorgung durch ein benutzerfreundliches, zentrales Portal, das die Kommunikation und die täglichen Arbeitsabläufe in der Agentur effizient unterstützt.

Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?

Es wurde eine Ist-Analyse der Unternehmensstruktur, der Abläufe und Anwendungen durchgeführt, ergänzt durch eine Mitarbeiterbefragung, um Anforderungen fundiert abzuleiten.

Was wird im Hauptteil behandelt?

Im Hauptteil liegt der Fokus auf der Analyse der IST-Situation (Struktur/Prozesse), der Begründung des gewählten Systems und der detaillierten technischen Beschreibung der Umsetzung im SharePoint Portal.

Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?

Zu den wichtigsten Begriffen gehören Informationsmanagement, SharePoint, Agentur-Workflow, IT-Infrastruktur und Dokumentenmanagement.

Wie unterscheidet sich die neue Ablagestruktur vom alten Dateisystem?

Das alte System basierte auf einer unübersichtlichen und teilweise willkürlichen Fileserver-Ordnerstruktur; das neue System bietet eine integrierte, indizierte und volltextsuchfähige Plattform mit einheitlichen Standards.

Warum wird für das Projektmanagement eine zusätzliche Software empfohlen?

Obwohl der SharePoint Portal Server viele Vorteile bietet, zeigt die Analyse, dass für eine heterogene IT-Umgebung (Mac/PC) und spezifische Anforderungen an die Zeiterfassung eine spezialisierte Agentursoftware als Ergänzung sinnvoll ist.